Hoy te voy a ayudar a realizar la estimación de la duración de las actividades de tu proyecto. Este es el cuarto paso de los seis que debes seguir para realizar una correcta gestión del tiempo de tu proyecto. Hasta ahora ya tienes claro qué actividades necesita tu proyecto para alcanzar su objetivo y su secuencia de ejecución. Pero, ¿cuánto tiempo va a llevar completar cada una de esas actividades? Vamos a verlo.
La duración del proyecto NO es la suma de la duración de las actividades del proyecto
Antes de seguir adelante quería dejar esto claro.
Como sabes no vas a colocar en el cronograma una actividad detrás de otra en fila. A lo largo de la vida del proyecto habrá actividades que se ejecuten en paralelo. Por lo que, si dos actividades requieren 100 horas cada una el cálculo de la duración de la ejecución de ambas dependerá de cuánto se solapan ambas actividades.
Por otra parte, tienes que tener en cuenta la duración de la ejecución de una actividad en función de la jornada laboral. No puedes dividir 100 horas entre 24 horas al día y pensar que la actividad se terminará en poco más de cuatro días. Piensa qué duración tiene la jornada laboral, que hay fines de semana, festivos, vacaciones…, por no hablar de las posibles bajas laborales de los empleados.
La estimación de la duración de las actividades no deja de ser eso: una estimación. A medida que avance el proyecto podrás ajustar esta estimación a un dato más preciso. Y la previsión de la duración de la ejecución del proyecto acabará siendo más exacta.
¿Qué debes tener en cuenta en la estimación de la duración de las actividades?
Los recursos
Aquí tendrás que tener muy en cuenta todos los datos que hayas recogido al hacer la estimación de recursos disponibles. Obviamente el tiempo requerido para ejecutar una actividad dependerá en gran medida de los recursos que tengas a tu alcance.
Es lógico pensar que con más personal la duración de una actividad se verá recortada en gran medida. Pero lo mismo ocurrirá si ese personal está más cualificado o tiene más experiencia que si no la tiene. Podemos decir lo mismo si tienes las herramientas adecuadas. Y con herramientas me refiero desde la maquinaria, hasta los ordenadores, o los programas informáticos.
Y como no, dependerá siempre del presupuesto de que dispongas. En ocasiones el dinero puede “comprar” tiempo.
No debes olvidar el calendario de recursos. Saber las fechas de disponibilidad de los recursos es esencial para valorar la duración de las actividades. Si sabes que dispones de una mejor maquinaria durante una semana, puedes valorar cuánto se acortará el tiempo de duración de una tarea que utilice esa maquinaria.
El Enunciado del Alcance del Proyecto
Ya sabemos que en el Enunciado del Alcance del Proyecto se establecen los objetivos del proyecto. En él se define qué se quiere obtener y que requisitos debe cumplir el producto o servicio. En consecuencia, te condicionará a la hora de realizar la estimación de la duración de las tareas.
Si el objetivo es realizar una web con una serie de requisitos la estimación de la duración de las actividades debe ser acorde con esos requerimientos.
Por otra parte, en el Enunciado del Alcance del Proyecto deben figurar restricciones y limitaciones que, igualmente, pueden condicionar la duración de las actividades.
Los riesgos
Otro factor a considerar que afecta a la estimación de la duración de las actividades son los riesgos. La gestión de riesgos va a servirnos para valorar en qué medida podemos sufrir retrasos en la ejecución de las actividades.
Conclusión
La estimación de la duración de las actividades es una labor de estudio que requiere que tengas en consideración multitud de factores. Sin embargo, pese a su importancia no deja de ser una estimación. A medida que avanza el proyecto deberás ajustar esa estimación hacia un dato más preciso.
Con todo lo que has conseguido hasta ahora, tienes los medios suficientes para elaborar el cronograma de tu proyecto.
“Para hacer la paz se necesitan por lo menos dos, mas para hacer la guerra basta uno solo”.
Neville Chamberlain