Tras realizar la valoración de los costes de tu proyecto tienes que elaborar el presupuesto. Te aseguro que esta es una labor mucho más sencilla que la anterior. Sin embargo, no debes levantar la guardia. Cometer un error esta fase puede suponer un desajuste económico que tire por tierra la gestión de los costes de tu proyecto y, por tanto, su desarrollo.
Elaborar el presupuesto de tu proyecto
Cuando te propones trasladar todos los costes que has conseguido estimar a un presupuesto debes tener en cuenta estos factores.
La Estructura de Desglose del Trabajo
Al valorar los costes has tenido que descender por la EDT hasta un nivel manejable de trabajo. Así has conseguido hacer una estimación realista de las necesidades económicas de cada tarea.
Ahora tienes que recorrer el mismo camino en sentido inverso. Si sumas los costes de las pequeñas tareas conseguirás averiguar el coste de un grupo de tareas. Cuando agregas los costes de grupos de tareas puedes conocer los costes de áreas de trabajo. Así, finalmente, conseguirás obtener el coste total del proyecto.
Análisis de reserva
Conviene destinar una partida para reservas por contingencias no esperadas. Se trata de disponer de unos fondos que te permitan hacer frente a cambios no previstos pero necesarios. Estos cambios pueden tener su origen en riesgos previamente identificados.
Ajustes del cronograma
El flujo de financiación puede obligarte a reestructurar el cronograma. Si la disponibilidad de fondos no es acorde con la distribución temporal de las tareas del cronograma debes actualizar éste. El objetivo de este proceso es que ubiques las tareas, y por tanto, los costes asociados a ellas, de acuerdo con la posibilidad de hacer frente a los pagos correspondientes.
El presupuesto
¿Y ahora qué? ¿Cómo hago el presupuesto?
No hay una única manera. Dependiendo de la organización, de la empresa, del proyecto… puedes crear distintos tipos de presupuestos. Incluso, para un mismo proyecto puedes tener varios presupuestos paralelos.
Afortunadamente hoy en día contamos con muchas herramientas informáticas que nos facilitan la vida enormemente. Gracias a ellas hacer los cálculos necesarios o mostrar diversas versiones del mismo presupuesto resulta muy sencillo.
Yo te voy a proponer dos versiones del mismo presupuesto. Sin embargo, como te decía antes, según el proyecto en el que trabajes puedes requerir otra opción. Te dejo dos pantallazos de Excel para que veas las opciones.
Coste de tareas
Este presupuesto hace un desglose de los distintos tipos de costes que afectan a cada tarea. Así tendrás una visión del coste por cada trabajo realizado.
Como te decía antes se trata de partir del desglose de la EDT e ir agrupando las tareas en grupos jerárquicamente superiores hasta el coste total del proyecto.
Coste de conceptos
En este caso, el presupuesto agrupa los costes según los conceptos. De esta manera obtienes los costes por tipos en los que ha incurrido el proyecto.
Igual que en el caso anterior debes partir de la EDT y de los costes asociados a cada tarea. Sin embargo, en este caso tienes que extraer los costes de cada tarea, los agrupas por tipo y obtendrás el coste total de cada tipo.
Por ejemplo, si sumamos el coste de mano de obra de la tarea 1, de la tarea 2, de la tarea 3… finalmente tendrás el coste total de mano de obra de ese proyecto.
Conclusiones
Trasladar los costes identificados en los que va a incurrir tu proyecto a un presupuesto es fundamental para realizar a lo largo de su ejecución un control adecuado.
Una herramienta interesante que deberá formar parte de la gestión es la línea base de costes.
“El carácter es la fuerza sorda y constante de la voluntad”.
Jean-Baptiste Henri Lacordaire