La elaboración del presupuesto de un proyecto es una responsabilidad del gestor del proyecto. Ya lo comenté en el artículo en que mencioné los aspectos fundamentales del presupuesto. Pero, ¿cómo es la elaboración del presupuesto de un proyecto?
A mí siempre me ha resultado útil comenzar con el diseño, y me refiero a la estructura del presupuesto.
El diseño en la elaboración del presupuesto de un proyecto
No hay un modelo de presupuesto genérico. Dependiendo del sector habrá ciertas partidas habituales. En función de la empresa se espera una estructura determinada. Incluso el proyecto en sí puede requerir un cierto diseño que facilite su interpretación. Cuando nos planteamos diseñar un presupuesto necesitamos entender la naturaleza del proyecto, los orígenes de ingresos y gastos, y la forma en que se va a extraer la información. No será lo mismo el presupuesto para un proyecto industrial que para uno de servicios. Será totalmente diferente uno en el que primen como gastos los consumos de maquinaria y materias primas que otro en el que los gastos provengan de la mano de obra del personal, de la publicidad, o de servicios exteriores. No tienen nada que ver presupuestos de proyectos en los que se produzcan ingresos por una única fuente o por distintas áreas.
Es esencial entender que el diseño del presupuesto debe permitir una interpretación rápida e intuitiva de los datos por parte de los administradores de la empresa, socios o accionistas. En caso de solicitar financiación las entidades bancarias querrán hacer un estudio de viabilidad. Si les complicamos la comprensión de los datos estaremos poniendo obstáculos para obtener dicha financiación.
Los cálculos de los datos del presupuesto
A la hora de cumplimentar los datos de gastos e ingresos en el presupuesto de un proyecto conviene ser lo más exhaustivo posible. Si hemos hecho un buen diseño esta labor se vuelve más automatizada, con lo que se minimizan los errores. Ya os comenté los problemas de las desviaciones en los presupuestos. Conviene ir partida por partida analizando cada uno de los orígenes de gastos e ingresos de la manera más metódica posible. Hay que tener en cuenta no sólo los importes asociados a cada concepto sino también el momento en que se producirán.
No tiene nada que ver el presupuesto que prepararemos si los ingresos tienen carácter estacional o si éstos son regulares. En este sentido es fundamental los acuerdos que tengamos tanto con proveedores como con clientes en relación con las fechas de pago/cobro. Todo esto debe estar plasmado correctamente en el presupuesto.
Diferentes escenarios
Resulta interesante disponer de diferentes escenarios de ingresos y gastos. Ante la posibilidad de que los ingresos del proyecto discrepen de los previstos, tener presupuestos alternativos nos permitirá saber el rumbo que estamos tomando de una manera rápida (podremos profundizar en esto más adelante).
En definitiva, la elaboración del presupuesto de un proyecto es una parte de la planificación económica del proyecto que requiere un alto grado de meticulosidad para ejercer un control lo más preciso posible sobre la viabilidad del proyecto.
“La verdad es hija del tiempo, no de la autoridad”.
Francis Bacon