Te toca elaborar el cronograma. Tras todo el trabajo que has realizado hasta ahora tienes un grupo de tareas definidas, conoces la secuencia de ejecución, has estimado los recursos y la duración de cada una de ellas. Ahora tienes que plasmar todo eso en un Diagrama de Gantt que será la guía para todo el grupo de trabajo a lo largo de la ejecución del proyecto.
Bueno, parece fácil… el problema es que siempre surgen inconvenientes.
Inconvenientes al elaborar el cronograma
Desgraciadamente es verdad. Siempre hay pegas.
Supongamos que tienes sobre la mesa el listado de tareas, la relación entre ellas y la duración de cada una de ellas. Imagina que el proceso de ejecución comienza el 1 de enero. A partir de esa fecha vas ubicando las tareas de forma ordenada respetando la secuencia. Finalmente, el resultado es que el proyecto finaliza el 30 de junio. ¿Qué pegas puede haber?
Restricciones temporales
Por un lado, te puedes encontrar con multitud de factores que condicionen determinadas fechas que te hagan desmontar el diagrama que has preparado. El Enunciado del Alcance del Proyecto puede requerir que el proyecto o alguna tarea comience o finalice en una fecha anterior a la que te ha resultado al elaborar el cronograma.
- Contratos: Puede que determinados contratos con colaboradores establezcan fechas que limiten la ejecución de la tarea en la que participan. Por lo tanto, debes ajustar la realización de esas tareas a las fechas prefijadas.
- Oportunidades de negocio: Hoy en día no sacar un producto o servicio a tiempo puede suponer la pérdida de una oportunidad de negocio. Por esta razón, esta situación habitualmente condiciona la fecha de finalización del proyecto.
- Restricciones climáticas: Determinadas actividades al aire libre están condicionadas por el clima. En consecuencia, no puedes programar estas actividades en determinadas épocas en las que el clima suele ser un impedimento.
La gestión de riesgos
Por otro lado, es importante que tengas en cuenta la gestión de riesgos al elaborar el cronograma. Te puedes encontrar con un nivel de riesgo que afecte a los plazos de ejecución de ciertas tareas. En tu diagrama de Gantt tienes que contar con el margen que el Plan de Gestión de Riesgos te haya indicado.
La herramienta básica para elaborar el cronograma
Hoy en día no tiene sentido que te sientes a elaborar el cronograma sin más. No te preocupes, tienes a tu disposición software de gestión que te va a facilitar enormemente esta labor. Hace unas semanas en el ciclo de posts de Smartsheet te expliqué cómo aprovechar esta herramienta para elaborar el cronograma. Sin embargo, no tienes porqué limitarte a ésta. Hay muchas otras aplicaciones que te pueden servir perfectamente y más adelante veremos otras que resultan prácticas y eficaces.
Conclusión
Al elaborar el cronograma te vas a encontrar con inconvenientes que te condicionen el resultado de tu diagrama de Gantt. Por esta razón es preferible que tengas en cuenta todos estas restricciones para hacer un cronograma lo más realista posible. Esto no quiere decir que sea definitivo. A medida que se desarrolla el proyecto el diagrama de Gantt debe ser corregido con regularidad para tener constantemente una visión actualizada de la organización de las tareas del proyecto.
Sin embargo, no basta con crearlo, debes realizar un control del cronograma permanente.
“Es muy general la ilusión de creer que cuando un hombre tiene un buen pensamiento, ya es lo que en aquel momento piensa que es. Bien están los buenos pensamientos; pero resultan tan livianos como burbujas de jabón, si no los sigue el esfuerzo para concretarlos en acción”.
Gaspar Melchor de Jovellanos