Elegir el software adecuado para tus proyectos es esencial. Y hacerlo bien no es nada fácil. En este post te explico cómo solucionar este problema.
Una aplicación para la gestión de tus proyectos, para las comunicaciones entre los miembros del equipo o para la gestión de informes son fundamentales para el desarrollo de tu actividad.
Qué ocurre al no elegir el software adecuado
No puedo decir que trabajar con un software inapropiado sea una situación insostenible, pero desde luego representa un problema. A medida que lo utilizas te das cuenta de que no llega a cubrir todas tus necesidades. Y con el paso del tiempo la situación tiende a empeorar.
Llegados a este punto te encuentras en una disyuntiva. Por un lado, te planteas si debes seguir con herramientas que no te facilitan el trabajo como debieran. Por otro, piensas en las complicaciones de cambiar de producto. Los inconvenientes de esta opción son muchos y muy importantes:
- Haber pagado por un software y dejarlo de lado para comprar otro representa un gasto que no siempre es asumible.
- La migración de datos de una herramienta a otra no suele resultar una tarea sencilla. Aunque en ocasiones la exportación / importación de datos está más o menos automatizada, siempre se requiere una gestión manual.
- Y, aun así, es habitual la pérdida de datos y que te encuentres con campos incompletos en la nueva aplicación.
- Puede llegar a suponer cambios en la estrategia en distintos niveles: en el ámbito comercial, en el productivo, en marketing…
- Muy probablemente tengas que realizar una labor de replanteamiento de los procesos en tus proyectos derivado del cambio de software.
- Los usuarios precisarán de una formación en el uso del nuevo programa.
- Los implicados necesitarán un periodo de adaptación al nuevo funcionamiento de esos procesos. Y no sólo me refiero a los usuarios de la herramienta, también a otros que se puedan ver afectados por el cambio.
Pero ¿merece la pena el cambio?
La respuesta no puede ser única ni taxativa. Lo deberás decidir tú. Tendrás que colocar en una balanza los pros y los contras. Sin embargo, a largo plazo me atrevería a asegurar que sí. Todo el tiempo y esfuerzo que dediques a realizar mejoras en la productividad acabará dando sus frutos.
¿Cómo elegir el software adecuado?
Pues siento decirte que es realmente complicado. Al valorar una herramienta es conveniente que te informes de las características, las funcionalidades, precio, sistema de implantación, etc. De esta manera podrás identificar si ese software se ajusta a tus necesidades.
No tienes más que revisar mis posts sobre las valoraciones de aplicaciones que he analizado: Basecamp, Asana, Workep, GanttProject, Smartsheet, Trello… En todos los casos digo lo mismo ante la pregunta de si es un buen software: depende. Siempre “depende”. La razón es que la que puede ser una buena solución para ciertos proyectos no tiene porqué serlo para el tuyo. Y a la vez, una pésima aplicación para otros negocios, tal vez, sea perfecta para ti.
Por esto es fundamental que para elegir el software adecuado a tu proyecto te informes de que el elegido realmente lo es.
Sin embargo, eso no es todo. No basta con que valores un par de candidatos. Hoy en día existen cientos de alternativas y a cada momento surgen nuevas. Busca, compara entre todas y elige la que mejor se ajuste a tus necesidades.
Si te parece que esta es una tarea pesada, tienes toda la razón. Si consideras que esa labor implicaría tanta dedicación que te bloquearía, estoy totalmente de acuerdo contigo. No puedes prestar una dedicación de tiempo tan excesiva que te impida poner en marcha el proyecto. La solución existe y te la voy a presentar en el próximo post.
Conclusión
Elegir el software adecuado es fundamental para una gestión de tus proyectos eficaz. Para hacerlo de la manera correcta debes realizar una búsqueda exhaustiva y analizar lo que ofrece cada uno de ellos.
«Un hombre discreto ni se deja dirigir ni pretende gobernar a los demás; sólo quiere que la razón impere exclusivamente y siempre».
Jean de la Bruyère