Email Forwards en Basecamp es el módulo escondido para la gestión de tus proyectos. Probablemente es la utilidad que falta para unificar todo el contenido de un proyecto en un único lugar. Para que puedas conocer todas sus posibilidades hoy te explico todos sus secretos.
En una buena gestión de proyectos prima la eficiencia. Como herramienta de gestión de proyectos Basecamp trata de cumplir esa máxima. Para ello ha incluido este apartado en la gestión de todos los elementos. En principio, como cualquier otra aplicación de gestión su manejo se limita a los usuarios partícipes del proyecto. Sin embargo, en un proyecto intervienen, aunque sea de forma indirecta, personas o empresas ajenas a tu organización. Si éstos no tienen acceso a tu herramienta mantendrán comunicaciones con tu equipo por otras vías, previsiblemente por correo electrónico. Email Forwards en Basecamp ofrece una solución.
¿En qué consiste Email Forwards en Basecamp?
Como te decía antes, es habitual que te encuentres en una situación en la que determinadas personas ajenas a la gestión del proyecto os envíen correos electrónicos relacionados con él. Para que los participantes en el proyecto conozcan el contenido del correo deberás reenviarlo a todo el equipo Cualquier comunicación entre el equipo en relación con su contenido implicará reenvíos posteriores.
Tener que localizar esos correos mientras que, a la vez, trabajas con una herramienta de gestión derivará en una pérdida de productividad. Aunque es una opción, se trata de algo poco eficiente. Basecamp ofrece una alternativa.
Es inevitable que un cliente o un proveedor te envíen un correo. Sin embargo, puedes volcar ese correo Basecamp, de manera, que consigues solventar muchos inconvenientes de una sola vez. Por una parte, todos los partícipes en el proyecto reciben la información contenida en el correo. Además, dicha información queda registrada en el contenedor correspondiente al proyecto. Consiguiendo con esto que toda la información del proyecto quede unificada. Y por último, se evitan las cadenas de mails, ya que, los comentarios relativos al contenido del correo se pueden realizar en el mismo Basecamp.
¿Cómo funciona Email Forwards en Basecamp?
Para empezar debes saber cómo acceder a esta utilidad. Como te decía antes, inicialmente no está visible. Tienes dos vías para hacerla accesible. En el menú de gestión del elemento encontrarás la opción “Change Tools”. Otra posibilidad es que localices bajo las seis utilidades predefinidas el enlace “Other tools available: Email Forwards”. Ahí puedes pinchar en el botón On/Off para seleccionar qué quieres visualizar. En post sobre los elementos de Basecamp te expliqué cómo hacerlo.
Basecamp te ofrece dos posibilidades para utilizar Email Forward.
- Reenvío a un correo genérico: Existe una cuenta de correo: sabe@3.basecamp.com. Cualquier correo que quieras incluir en un elemento de Basecamp lo debes reenviar a esa cuenta. La aplicación identifica tu usuario por la dirección desde la que lo has enviado. A continuación, te envía un correo con una serie de botones verdes asociados a aquellos elementos a los que tengas acceso de todas las cuentas en las que participes. Sólo tienes que pinchar en el botón que te interese para que el mail se vuelque a ese elemento.
- Reenvío a un correo específico: Cada elemento de Basecamp dispone de una cuenta de correo específica. Sólo tienes que reenviar el correo a esa cuenta para que se vuelque en el elemento que te interese.
Ventajas e inconvenientes del reenvío a un correo específico
En comparación con el correo genérico presenta ventajas e inconvenientes.
Para empezar el envío es directo. Es decir, lo reenvía y aparecerá en Basecamp en un solo paso. Además, puedes dar esa dirección de correo a aquellas personas para que directamente envíen ahí las comunicaciones del proyecto. Con lo cual incluso te evitarás el paso de reenviar el correo.
En cambio, también presenta inconvenientes. Se trata de una dirección difícil de recordar y única para cada elemento. Son cuentas de correo del tipo: save-ybPMkAz2bAhZ@3.basecamp.com. Si cuentas con tres equipos y cuatro proyectos, además del Cuartel General, serán ocho direcciones de correo. Además, estas direcciones están vinculadas al elemento. Quiero decir que cuando concluyas un proyecto y empieces otro se elimina una cuenta y aparecerá una nueva.
Por otra parte, los clientes o proveedores que dispongan de esa dirección de correo pueden utilizarla para enviar correos inapropiados. Con este sistema no hay una persona, tú u otro miembro del equipo, que haga de filtro. Incluso, si esta dirección se hiciera pública, cualquiera podría enviar emails al proyecto. No obstante, siempre puedes eliminar esa dirección y generar una nueva.
En resumen, el correo genérico es único y fácil de recordar, pero exige más pasos y sólo lo puede utilizar un usuario desde la cuenta que tiene registrada en Basecamp. El específico es complicado de recordar, hay uno por elemento. Sin embargo, lo pueden utilizar terceras personas y te evitas pasos intermedios.
Operativa con Email Forwards
El trabajo con esta utilidad es muy sencillo y funciona en la misma línea que en los casos anteriores.
En la zona central encontrarás cada uno de los emails reenviados. Puedes hacer clic sobre él para acceder a su contenido. He de decirte que los correos tienden a perder el formato. Uno que contenga imágenes con enlaces aparecerá son el texto de los enlaces y habrá perdido las imágenes. Sin embargo, el texto o los archivos adjuntos permanecen disponibles que, al fin y al cabo, es lo importante.
En la esquina superior derecha tienes la opción de marcar esta pantalla para que esté disponible en My Bookmarks en el apartado Mis asuntos en Basecamp. Al acceder a un correo, este menú es mucho más completo y contiene los habituales accesos a archivar, mover, etc.
Por último, y como siempre, Basecamp te ofrece la posibilidad de incluir comentarios a los correos. Como de costumbre, tienes el cuadro de texto al que puedes dar formato e incluir archivos.
Conclusión
Email Forwards en Basecamp es la utilidad que te permite unificar en un proyecto o equipo todo el contenido que por apoyarse en correos electrónicos estaría fuera de la herramienta de gestión. Se trata de un paso hacia la eficiencia en la gestión de proyectos.
“La vida fluye como los ríos y nadie puede bañarse dos veces en la misma agua”.
Rabindranath Tagore