La gestión de entregas en un proyecto pequeño en Prince2 es tan importante como en uno grande. Sin entrega de producto no hay proyecto.
Prince2 identifica este proceso como las actividades que hay entorno a la ejecución de las tareas que dan lugar al producto. Como en los casos anteriores, dado que nos enfrentamos a un proyecto pequeño, se pueden simplificar ciertas actividades.
En este punto, entra en juego lo que se conoce como «paquete de trabajo«. Este concepto va de la mano de la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), de la que ya te he hablado. Estos paquetes de trabajo incluyen una serie de información que definen las tareas a realizar. Deben contener la descripción del producto, que en cada caso, se desea obtener. Pueden contener las especificaciones de calidad exigibles. También, suelen indicarse las fechas límite, o plazos, para la entrega del producto y cualquier otra restricción relevante. Adicionalmente, se puede determinar la necesidad o no de incorporar informes.
Este proceso actúa como mecanismo de conexión entre el jefe de proyecto y el equipo de trabajo.
Gestión de entregas en un proyecto pequeño en Prince2
Asegurar que el trabajo asignado al equipo esté autorizado y acordado
Se trata de que, como jefe de proyecto, notifiques al equipo el trabajo a realizar. La autorización de la puesta en marcha del paquete de trabajo permite al equipo saber qué se espera de él.
El paquete de trabajo puede ser más o menos complejo en función de las necesidades y la naturaleza del proyecto. Si bien, es imprescindible que contenga un mínimo de información que asegure que el producto cumple con lo deseado. Del mismo modo, esta conexión entre el jefe de proyecto y el equipo puede ser todo lo informal que se requiera.
Planificar el trabajo del equipo
La planificación de las tareas a realizar por el equipo para completar el producto podrá ser tan específica como sea necesario. De nuevo, se puede asumir que las entregas en un proyecto pequeño en Prince2 requieren menos planificación que en uno grande.
En muchos casos el equipo de trabajo está capacitado para planificarse siempre y cuando cumplan con las especificaciones del paquete de trabajo.
Asegurarte de que el trabajo está hecho
Una vez que el equipo de trabajo ha concluido con la ejecución de las tareas planificadas, el jefe de equipo, o en el caso de proyectos pequeños, el de proyecto valida su finalización.
Para este paso no se requiere una acción formal. Aunque, si como jefe de proyecto te interesa, puedes llevar un registro tanto de la asignación del paquete de trabajo como de su conclusión. Este registro te permitirá evaluar al equipo de trabajo.
Confirmar que los productos cumplen los criterios de calidad acordados
El control de calidad es tan importante en la gestión de entregas en un proyecto pequeño en Prince2 como en uno grande. Por lógica, los márgenes de tolerancia y los criterios pueden ser más laxos en estos proyectos, pero no se pueden descuidar.
Informar del progreso y la calidad al jefe de proyecto
En un proyecto de reducidas dimensiones este paso es innecesario, ya que, por definición, el jefe de proyecto actúa como jefe de equipo. En consecuencia, si eres el jefe de proyecto serás plenamente consciente de la evolución de los trabajos realizados.
Obtener la aceptación de los productos finalizados
Este paso es muy sencillo y básicamente se trata de un acto administrativo. En él se deja constancia de que el trabajo ha sido finalizado. En ocasiones, se puede reflejar en el informe qué miembro del equipo ha ejecutado dicho trabajo y realizar una evaluación al respecto. Incluso, cabe la posibilidad de entregar una copia de la evaluación al miembro del equipo.
Conclusiones
Las entregas en un proyecto pequeño en Prince2 son tan sencillas como importantes. No es algo de lo que se pueda prescindir, aunque se puedan simplificar tanto como permita el proyecto.
«No hay amor más sincero que el amor a la comida».
George Bernard Shaw