A lo largo de estos posts hemos hablado mucho del enunciado del alcance del proyecto. Os recuerdo los artículos Enunciado del Trabajo del Proyecto o Gestión del Alcance del Proyecto. Hoy quiero profundizar en lo que representa el enunciado del alcance. Básicamente estamos hablando de nuestro objetivo. Qué productos queremos conseguir y qué trabajos tenemos que hacer para alcanzarlos.
Importancia de la definición del Enunciado del Alcance
Es esencial definir claramente y con todo detalle el enunciado del alcance del proyecto (ya hablamos de la definición del alcance). De esta manera vamos a conseguir que todo el equipo del proyecto tenga clara la dirección a seguir. Facilita la planificación de cada fase, entender si los cambios solicitados están bien enfocados de cara a la consecución de dicho objetivo… En definitiva, una definición adecuada del enunciado del alcance es el primer paso para alcanzar el éxito en el proyecto.
Contenido de la definición del Enunciado del Alcance
El contenido dependerá del tipo de proyecto, sector y las características de la empresa. A continuación os doy una serie de conceptos que se deben incluir en una definición del enunciado del alcance. Estos contenidos pueden especificarse de manera directa o haciendo referencia a otros documentos del proyecto (que podemos anexar).
Requisitos del proyecto
De acuerdo con las necesidades que el proyecto debe cubrir, tenemos que identificar cómo cubrirlas. Por ejemplo, si en nuestra empresa detectamos problemas de productividad en determinadas tareas, los requisitos de nuestro proyecto puede ser implantar un sistema de automatización de tareas.
Objetivos del proyecto
Tenemos que ser capaces de cuantificar nuestro objetivo. Si queremos aumentar las ventas de un producto ¿cuántas unidades? ¿qué importe? ¿en qué porcentaje? Si queremos mejorar procesos ¿cuántas horas de trabajo ahorramos?
Descripción del alcance del producto
Las características del producto se ajustarán y detallarán más en profundidad a medida que avance el proyecto. Sin embargo, debe ser lo suficientemente específica para que facilite la planificación del proyecto.
Productos entregables
Obviamente indicaremos qué productos o servicios son el objetivo del proyecto. Pero además debemos identificar elementos secundarios como la documentación que se incluye (informes, estadísticas, manuales…). Deberemos dejar claros los criterios para dar por buenos los productos. Si llevamos a cabo una aplicación de gestión para una empresa, al enumerar los productos entregables contaremos con el programa, los manuales de funcionamiento… Pero además estableceremos los criterios que validen el programa. Hay que dejar claro que el programa debe funcionar y dar determinados resultados.
Límites del proyecto/producto
Es importante dejar claro qué está incluido en el proyecto y qué está excluido. Así evitamos errores al suponer que un producto o servicio está incluido en el proyecto.
Restricciones del proyecto
No debemos confundirlo con los límites del proyecto/producto. Aquí nos referimos a aquellos aspectos que limitan las opciones del equipo. Podemos incluir aquí los riesgos que percibamos en relación al proyecto. También las limitaciones presupuestarias. Los tiempos máximos de entrega del producto final. En definitiva, cualquier factor que restrinja los movimientos del equipo de trabajo.
Conclusión
Estos son los principales elementos que podemos incluir al definir el enunciado del alcance del proyecto. Pero en función del proyecto, de la empresa, del sector, etc. es posible que se puedan añadir o eliminar alguno de ellos. En cualquier caso, cuanto mejor definido esté el enunciado del alcance, mayores serán las posibilidades de éxito del proyecto.
“Tan sólo por la educación puede el hombre llegar a ser hombre. El hombre no es más que lo que la educación hace de él”.
Immanuel Kant