Muchas veces se le conoce como SOW (Statement Of Work). Pero para definir de una manera sencilla el enunciado del trabajo del proyecto podemos decir que es una descripción del objetivo del proyecto.
¿En qué consiste el enunciado del trabajo del proyecto?
Podemos ubicarlo dentro del Acta de Constitución. Como tal, lo redactan los responsables de la empresa o del portfolio. Esto quiere decir que su origen está en la estrategia de la organización. Ante una situación los responsables estratégicos deciden la puesta en marcha de un proyecto para conseguir un objetivo. Esto lo trasladan a un documento en el que se deben hacer constar tres aspectos fundamentales.
Necesidad
Ya sabemos que cualquier proyecto surge de una necesidad que debemos cubrir. La necesidad a la que se puede enfrentar una organización dependerá de factores como situaciones del mercado, avances tecnológicos, requisitos legales, o necesidades de gestión interna.
Os pongo ejemplos. Una empresa puede necesitar poner en marcha un proyecto si cambios en el mercado hacen que se reduzca la demanda de cierto producto. La empresa deberá adaptar su producción de ese producto a otro de mayor demanda. Los avances tecnológicos nos llevan a proponer proyectos para implantar mejoras de uso en la empresa, como cambiar maquinaria obsoleta por otra actual. Igualmente una empresa de tecnología debe poner en marcha constantemente proyectos de fabricación de los productos con los últimos avances y descartar los que se queden anticuados. Los cambios legales nos obligan siempre a ajustar nuestros procesos a la normativa. Y en el caso de baja productividad conviene realizar proyectos que permitan mejorarla.
Descripción del alcance del producto
Se trata en sí de la descripción del producto o servicio que se quiere conseguir con la puesta en marcha del proyecto. Se deben hacer constar las características que queremos obtener. Lógicamente, como ya hemos visto en los procesos de iniciación, a medida que se avance en la ejecución del proyecto estas características se irán adaptando a las necesidades del negocio.
Es necesario que exista desde el primer momento esta descripción del alcance del proyecto. Es esencial para la elaboración de la planificación inicial del proyecto. Y, como los requerimientos pueden alterarse a lo largo del tiempo, esta descripción se irá modificando y concretando con más detalle a medida que se obtengan datos y conclusiones. Y en consecuencia, la planificación se deberá adaptar a ella.
Plan estratégico
El plan estratégico engloba la razón de ser de todos los proyectos que una organización pone en marcha. Este plan permite poner en contexto cada uno de estos proyectos y explica por qué se están llevando a cabo.
Tenemos que considerar un proyecto como una unidad dentro de un portafolio. Los responsables de la estrategia diseñan, con una visión global, este plan en el que cada proyecto persigue unos objetivos acordes con objetivos de los demás para alcanzar la meta principal descrita en el plan estratégico.
Conclusión
El Enunciado del Trabajo del Proyecto es un elemento del Acta de Constitución en el que se describe el objetivo del proyecto. En él se explica la necesidad que motiva la puesta en marcha del proyecto, la descripción del alcance del producto (es decir, las características del objetivo) y el plan estratégico en el que se sitúa el proyecto.
“Muchas personas se pierden las pequeñas alegrías mientras aguardan la gran felicidad”.
Pearl S. Buck