Hoy quiero hablaros sobre cómo formar el equipo de trabajo. Creo que todos estamos de acuerdo que un buen equipo de trabajo es un paso esencial hacia el éxito de cualquier proyecto. Pero no vale con juntar a cuatro empleados y decir que ya tenemos un equipo. Es fundamental formar un buen equipo y cumplir unas normas para que el funcionamiento del mismo sea el adecuado. Quiero profundizar en lo que hablamos en el post trabajo en equipo en proyectos.
Aspectos a tener en cuenta al organizar el equipo de trabajo
Comunicación
Ya he comentado en varios post la importancia de la comunicación (comunicación en la gestión de proyectos). Digamos que este es un punto reiterativo, ya que casi todos los factores que vamos a tocar hoy exigen una dosis de comunicación. Es consecuencia este es un elemento fundamental. En lugar de hablar de él aquí vamos a darle forma en el resto de aspectos.
Objetivo compartido
Cuando todos los miembros del equipo de trabajo conocen la finalidad de sus funciones resultan ser más eficaces. Esto es cierto no sólo en lo que concierne a su trabajo, sino también en la relación con los demás. Cuando las tareas de los miembros de un equipo de trabajo están interrelacionadas, conocer la meta a alcanzar y una buena coordinación entre los miembros hace que todos remen en la misma dirección.
Estamos en una situación en la que esa comunicación de la que hablábamos antes crea un ambiente de confianza y de pertenencia. Los logros se considerarán comunes y, por tanto, todos luchan por alcanzar el objetivo.
Roles y tareas
El responsable del equipo de trabajo tiene la tarea de asignar a los miembros del equipo su papel en el mismo. En ocasiones resulta complicado que el rol asignado por el interesado se corresponda con lo que espera. Para que la asignación de roles sea lo más adecuada, y porque no, también lo más justa posible, se debe realizar un análisis exhaustivo de las habilidades y experiencias de cada miembro del equipo. Una vez hecha la adjudicación de los roles suele ser conveniente una explicación. Cada miembro del equipo debe saber las razones por las que se le ha asignado ese rol. Así mismo, cada rol debe tener definidas claramente las funciones asociadas.
Tamaño del equipo
Bajo mi punto de vista, no hay una respuesta a la pregunta: ¿cuál es el tamaño óptimo para un equipo de trabajo? Teniendo en cuenta que esto no es un deporte en que se establezca el número de jugadores, tendremos que valorarlo nosotros.
Hay cientos de teorías. Unos dicen que cinco, otros que seis, otros que de cinco a diez, otros que más, otros que menos. Me da igual.
En mi opinión el tamaño del equipo de trabajo dependerá de la situación. Hay proyectos más complejos que otros. Hay tareas más específicas que otras. Nos encontraremos con proyectos con plazos más cortos que exigen más personal para sacar adelante el mismo trabajo que proyectos con plazos mayores. Hay personal más experimentado o más cualificado, en definitiva más capaz que dos trabajadores menos experimentados.
El liderazgo
He dejado para el final un factor clave. Tenemos que distinguir entre el “jefe” y el “líder”. El jefe dirige, manda, mientras que el líder motiva, coordina, apoya… El jefe comunica a los miembros del equipo, el líder se comunica con los miembros de su equipo.
El jefe toma decisiones basándose en su criterio. Un líder toma decisiones basándose en el consenso con el equipo. El líder no deja de ser el responsable. Pero escucha al equipo. Les hace partícipes de las situaciones a las que se enfrenta. Esta comunicación aumenta el nivel de pertenencia al grupo.
“La experiencia no tiene valor ético alguno. Es simplemente el nombre que damos a nuestros errores”.
Oscar Wilde