Debes conocer el escritorio de Gmail en el que vas a trabajar para gestionar tu correo de forma eficaz. Aquí te explico lo que debes saber.
Con este post quiero que conozcas lo que tienes a tu disposición en el escritorio de Gmail. Más adelante te explicaré cuál es la manera que yo prefiero de utilizar esta herramienta de correo y cómo diseñar esta pantalla. Y tú podrás hacerlo como consideres más oportuno.
El escritorio de Gmail inicial
Al acceder vas a encontrarte con diversas zonas, botones, menús, etc. cada uno de ellos con una función específica. Fundamentalmente podemos dividir el escritorio en zona superior, el área del lateral izquierdo y la amplia zona central.
Al entrar en el escritorio de Gmail siempre te vas a encontrar con la bandeja de entrada. La primera vez que lo abras ya habrás recibido tres correos del Equipo de Gmail. Además encontrarás un cuadro informativo en la zona central que puedes cerrar sin problema.
El bloque superior del escritorio de Gmail
Además del logo de Google, que te permite volver a la bandeja de entrada desde cualquier otro lugar, tienes en la zona superior central un buscador. Con el paso del tiempo, a medida que se acumulen cientos o miles de correos, buscar alguno puede ser una labor complicada. Este buscador te facilita encontrar lo que buscas utilizando las opciones de búsqueda que pone a tu disposición. Además te permite crear filtros, aunque esto es algo que veremos en la configuración.
A la derecha de esta zona superior encontrarás tres iconos habituales en Google. El primero, el de los nueve cuadrados, te da acceso a otras aplicaciones de Google. El siguiente, un círculo con una campana, te mostrará notificaciones de Google. Lo verás cambiar de color cuando te llegue alguna nueva. El siguiente es un círculo con tu inicial dentro.
Este icono tiene bastante importancia. Se trata del acceso a tu cuenta. Al hacer clic se despliega una ventana con varios enlaces. Uno a la política de privacidad. Otro que te permite modificar el icono e incluir una foto de perfil. Otro para añadir una nueva cuenta. Y otro para cerrar sesión. Pero en medio, con fondo azul tienes el acceso a “Mi cuenta”. Aquí puedes configurar tu cuenta de Google. Establecer las medidas de seguridad, las notificaciones, los dispositivos que utilizas…
Justo debajo de todo esto, en la siguiente fila que ocupa todo el ancho de la pantalla, tienes el desplegable de Gmail que te dirige a tu agenda de contactos y a la utilidad de tareas. A continuación verás una serie de botones que permiten interactuar con los correos. El último de la derecha es el botón de configuración que trataremos en profundidad más adelante.
El lateral izquierdo del escritorio de Gmail
Lo principal que puedes ver en esta zona del escritorio de Gmail es un gran botón rojo. El botón Redactar te da la posibilidad de crear nuevos correos para enviar a tus contactos.
Bajo este botón tienes una serie de accesos que puedes expandir o contraer. Cada uno de esos accesos se corresponde con una etiqueta de Gmail (ya entraremos en cómo funcionan las etiquetas), que son la manera de organizar tus correos.
Como te he dicho antes, al entrar estarás situado en la bandeja de entrada. Por lo que verás resaltado el enlace «Recibidos» en rojo y con una marca a la izquierda. Al acceder a otra etiqueta el contenido de la zona central cambiará y esa etiqueta será la que quede resaltada.
Gmail te permite establecer una organización en tu bandeja de entrada. Si sitúas el cursor sobre el enlace «Recibidos» verás que aparece a su derecha un pequeño desplegable. Ahí podrás elegir qué tipo de correos deben verse en la zona superior de la bandeja de entrada.
En este mismo lateral izquierdo tienes las categorías. Se trata de un sistema de organización de los correos que recibes en función de su origen. Podríamos decir que las categorías funcionan en paralelo a las etiquetas, de manera similar. También tienen un desplegable al que puedes acceder si colocas el cursor sobre cada enlace. Este desplegable te permita cambiar el color de la etiqueta, mostrar la etiqueta en los mensajes e incluir la categoría entre las etiquetas.
Dos enlaces te permiten gestionar las etiquetas (lo trataremos en profundidad más adelante).
Hangouts
En la zona inferior tienes accesos a otra herramienta de Google. Hangouts es la aplicación que te permite realizar chats y videollamadas. Aquí podrás localizar tanto tus contactos de Hangouts como las conversaciones que hayas mantenido con ellos. Además tienes un icono para realizar llamadas de voz, sin embargo, este es un servicio de pago.
Ten en cuenta que los contactos de Hangouts deben de tener una cuenta de Google. Tú, al ya disponer de una cuenta verás tu perfil en los contactos. Pinchando sobre tu contacto puedes acceder a configurar algunos aspectos de tu usuario.
La zona central del escritorio de Gmail
Aquí es donde podrás ver los correos que tengas en las diferentes etiquetas de tu Gmail. Cabe destacar que si estás situado en la bandeja de entrada, es decir, en Recibidos, verás unas pestañas en la zona superior.
Estas pestañas se corresponden con algunas de las categorías que tienes en la zona izquierda. Gmail puede hacer que, en función de qué tipo de correo llegue a tu bandeja de entrada, lo sitúe en una pestaña u otra en función de a qué categoría pertenezca.
Puede que tus preferencias no se correspondan con las pestañas que tienes visibles. No te preocupes, podrás configurar a tu gusto cuáles destacar.
Conclusión
El escritorio de Gmail te permite gestionar todo tu correo electrónico de manera muy eficaz. Inicialmente presenta una configuración que puede que no sea de tu agrado tanto estéticamente como por la funcionalidad. Sin embargo, te explicaré como puedes cambiar la organización para que se adecúe a tus necesidades.
“Vota al hombre que promete menos. Será el que menos te decepcione”.
William Mitchel Ramsay