La estimación de recursos de las actividades es el tercer paso en la gestión del tiempo del proyecto.
Recuerda que hasta ahora has identificado las actividades que necesitas realizar para completar el proyecto. Y, además, las has ordenado en una secuencia, de acuerdo con la relación de dependencia entre ellas.
Como puedes imaginar la estimación de recursos está directamente ligada con el presupuesto del proyecto. Lógicamente, con un mayor presupuesto podrás disponer de más y mejores recursos. Es posible que te resulte difícil hacer esta estimación. No te preocupes te voy a guiar para facilitarte esta labor.
Factores importantes en la estimación de recursos
Cuando te enfrentas a la estimación de recursos y a cómo se verá afectada la gestión del tiempo, debes tener en cuenta varios aspectos.
Tipos de recursos
Los recursos con los que debes contar para realizar la planificación son de varios tipos. Por un lado, tienes a las personas que formarán parte de los equipos de trabajo. Por otro lado, están los equipos, maquinaria, herramientas, materiales… incluido el software. Y, aunque no sea un recurso en sí mismo, sino un medio para conseguir otros recursos, no debes olvidar el económico.
Los recursos de la empresa y externos
Es importante conocer con qué medios procedentes de la propia organización vas a contar. Ten en cuenta que estos recursos ya los tienes a mano, no los tienes que buscar fuera. Además, en el caso del equipo humano, si ya conocen el funcionamiento de trabajo será mucho más productiva su participación en el proyecto.
Los recursos externos tienen varias desventajas. Debes realizar la búsqueda hasta dar con los adecuados. Por otra parte, en el caso del personal, tendrán que adaptarse a métodos de trabajo con los que pueden no estar acostumbrados. Además, probablemente supondrán un mayor coste que los internos.
La lista de actividades es una guía
Aprovecha la lista de actividades para identificar qué recursos se necesitan en cada una de ellas. Te va a resultar más cómodo trabajar con actividades pequeñas que hacer estimaciones del proyecto a nivel global.
Disponibilidad de recursos
Al hacer una estimación de recursos no vale con hacer una lista de aquellos elementos que necesitas para desarrollar el proyecto. Te acabo de decir que te sirvas de la lista de actividades para calcular los recursos, pero tienes que conocer la disponibilidad que tienes de esos recursos.
Te pongo ejemplos. Supón que el proyecto consiste en el desarrollo de una aplicación informática. Haces la lista de actividades y valoras que para cada uno de los tres módulos de la aplicación necesitas un programador. ¿Quiere esto decir que necesitas un programador para toda la aplicación? ¿O que necesitas tres? Dependerá de la disponibilidad que tengas. Lógicamente, si tienes tres programadores las actividades de programación de los tres módulos se pueden solapar. Si sólo cuentas con uno, los tres módulos del programa tendrán que hacerse de manera consecutiva, lo que alargaría el plazo del proyecto. Otra opción sería encontrar otros programadores externos.
Otro ejemplo. Un proyecto de construcción requiere una maquinaria que la empresa pone a tu disposición a partir de una fecha determinada. Debes de tener en cuenta no sólo que dispones de esa, si no que podrás utilizarla en un periodo concreto. Tendrás que adaptar tu planificación.
Conclusión
La estimación de recursos es un requisito imprescindible para realizar una gestión de tiempo adecuada en la planificación de tu proyecto. Tener en cuenta los cuatro factores que te he comentado te ayudarán a realizarla de manera eficaz.
Lo siguiente es determinar, con esos recursos, cuánto tiempo se tardará en completar cada tarea.
“Si los que hablan mal de mí supieran exactamente lo que pienso yo de ellos, aún hablarían peor”.
Sacha Guitry