En este post te hablo de la estructura funcional en una empresa y cómo afecta a la gestión de los proyectos que en ella se lleven a cabo.
La organización de una empresa con estructura funcional
Este tipo de estructura organizacional es el típico sistema de jerarquía por departamentos. Se trata de un organigrama piramidal.
Del CEO, presidente o como se le quiera llamar, cuelgan los distintos responsables de departamentos. De éstos, a su vez, dependen los jefes de área. A cargo de cada uno de ellos existen responsables de sección y así sucesivamente.
De esta manera, la organización está distribuida en una serie de departamentos independientes. Cada uno de estos departamentos está orientado a una función específica. Por ejemplo, existirá un departamento de recursos humanos, uno financiero, otro comercial, etc.
En una empresa con estructura funcional cada empleado tiene un responsable directo que viene determinado por el organigrama. Ese empleado, sus subordinados, su responsable y el responsable de éste pertenecen al mismo departamento.
Ventajas de la estructura funcional
- Resulta muy clara, todo el mundo sabe quién es su jefe, sus subordinados y qué se espera de él.
- La organización por departamentos facilita la especialización de sus integrantes en las tareas asociadas a su función.
- Esa especialización deriva en una mayor eficiencia y productividad.
- A su vez, se consigue una mejor supervisión de las actividades realizadas.
- La comunicación entre los integrantes del departamento, y por tanto, del equipo de trabajo, es fluida.
- Disminuye la presión sobre el jefe y se comparten las responsabilidades.
Desventajas de la estructura funcional
- Se pierde la visión de conjunto. Sólo el director general tiene una visión global. Cada director de departamento o jefe de área sólo se preocupa de su parcela.
- Lo anterior es la causa de que no se busquen objetivos globales. Cada departamento se centra en los resultados de su área de competencia.
- Aparecen con frecuencia conflictos por rivalidad y competencia entre departamentos. Esto deriva en reuniones o comités de coordinación que son totalmente improductivos y resultan una pérdida de tiempo y recursos.
- Se originan dudas en la cadena de mando que generan dificultades para la coordinación de actividades de manera productiva.
- Surgen complicaciones en la delimitación de responsabilidades.
- Si bien, la comunicación dentro de un departamento es fluida, la comunicación interdepartamental se vuelve compleja e ineficaz.
La estructura funcional en gestión de proyectos
Al trasladar la estructura funcional de una empresa a la gestión de proyectos se ven reflejadas esas ventajas y desventajas.
Los pequeños proyectos internos de un departamento se resuelven con facilidad. Su coordinación es sencilla. Sin embargo, los proyectos transversales a la estructura de la compañía se enfrentan a graves problemas en la gestión. Cuando en un proyecto intervienen dos o más departamentos surgen las dificultades.
El primero y más grave de todos los problemas es la falta de autoridad del responsable del proyecto. Éste, al no disponer de un puesto en el organigrama por encima de los directores de los departamentos implicados, carece de capacidad de decisión.
De hecho, aquí suelen aparecer esos conflictos por rivalidad entre departamentos de los que te hablaba antes.
Por otra parte, los jefes de área de los departamentos afectados tratan de evitar que se utilicen recursos, ya sean materiales, económicos o humanos, para el desarrollo de un proyecto que no dirigen.
Y, como también te decía antes, la comunicación entre departamentos dificulta el desarrollo de este tipo de proyectos.
La gestión de proyectos en compañías con una estructura funcional exige ser capaz de solventar estos inconvenientes.
Conclusión
Es cierto que la estructura funcional es fácilmente aplicable a una empresa. Sin embargo, presenta problemas de cara a la gestión de proyectos. En empresas grandes, la falta de una visión global hace que éste sea un tipo de estructura organizacional ineficiente.
«Si la gente sólo hablara cuando tiene algo que decir, el ser humano perdería muy pronto el uso del lenguaje».
William Somerset Maugham