La estructura orientada a proyectos es el sistema de organización empresarial enfocado a la gestión de proyectos. Hoy te explico sus matices.
Estructura orientada a proyectos
Se podría decir que la estructura orientada a proyectos es el contrapunto a la estructura funcional. En esta estructura cuelgan de la dirección de la empresa los directores de proyecto con sus equipos. Sin embargo, también existen áreas funcionales dentro de la empresa. Por ejemplo, puede existir un departamento de personal, de compras, etc. No obstante, éstos no tienen capacidad para intervenir en la gestión de los proyectos.
En estas organizaciones el director de cada proyecto tiene la máxima autoridad en relación con la ejecución de su proyecto. Esto implica la total capacidad para gestionar el presupuesto, la planificación del proyecto y la dirección del equipo.
Los miembros del equipo dependen del director de proyecto, y no de un área funcional, mientras dure la ejecución del proyecto. Una vez concluya, los miembros del equipo son liberados de éste y destinados a otro proyecto.
Las organizaciones que habitualmente adoptan este tipo de estructura organizacional son empresas cuya actividad se fundamenta en la ejecución de proyectos. De cada uno de ellos se espera una ganancia y representan la base del desarrollo de la compañía. Suelen dedicarse a la gestión de proyectos tanto propios como externos. Se trata de consultoras, despachos de arquitectos o empresas de construcción, entre otras.
Ventajas de la estructura orientada a proyectos
- La estructura jerárquica de la organización facilita la existencia de una línea de autoridad evidente. Lo que facilita una toma de decisiones rápida y eficaz.
- La comunicación dentro del equipo de un proyecto es muy fluida.
- Los miembros de los equipos ganan en experiencia al participar en diferentes modalidades de proyectos.
- La eficiencia en la ejecución de los proyectos es muy elevada.
- El nivel de compromiso y motivación se eleva sustancialmente. Cada miembro de un equipo se vuelca en el proyecto que esté desarrollando.
- Se trata de una estructura flexible. Dependiendo de las necesidades y de los proyectos en ejecución los equipos tienen la posibilidad de adaptarse. Equipos grandes pueden desglosarse en varios pequeños. Los pequeños pueden agruparse en uno grande.
Desventajas de la estructura orientada a proyectos
- El aislamiento entre los proyectos dificulta la transferencia de conocimientos entre los equipos.
- Hay que superar las rivalidades entre equipos de gestión de proyectos.
- Lo anterior se refleja en que los equipos, o mejor dicho, los directores de proyecto competirán para acaparar más y mejores recursos.
- Y, también, en que los directores pugnarán por acceder a los proyectos de mayor repercusión.
- La independencia entre los equipos genera problemas de ineficiencia. En ocasiones se produce la duplicidad de roles. Esto ocurre cuando miembros de distintos equipos realizan la misma tarea.
- Hay casos en los que los empleados participan en varios proyectos. En estas situaciones se producen efectos negativos. Se pueden ver sometidos a mucha presión. Además, es habitual la existencia de problemas de comunicación entre los distintos integrantes al dificultarse la coordinación de tareas entre los distintos proyectos en los que participe cada uno.
La estructura orientada a proyectos en la gestión de proyectos
En principio, y por lógica la estructura orientada a proyectos es la adecuada para las empresas que enfoquen su actividad a la gestión de proyectos. Sin embargo, no es una estructura exenta de dificultades.
No obstante, algunas de ellas se pueden paliar en cierto modo siguiendo unas pautas o procedimientos de gestión adecuados.
El aislamiento entre equipos, que provoca la dificultad de intercambio de conocimientos entre los integrantes de cada uno, se puede minimizar con un sistema de comunicación optimizado. Hoy en día existen herramientas de comunicación e interconexión entre equipos muy eficaces. Esto mismo se puede aplicar a la situación de descoordinación de empleados que participan en proyectos simultáneos.
Una herramienta muy utilizada empresas con una estructura orientada a proyectos es la Oficina de Gestión de Proyectos. Se trata de un equipo que aporta una visión estratégica global de la cartera de proyectos. Permite alcanzar una coordinación lo más optimizada posible entre los distintos equipos, una gestión de recursos equilibrada y hace un seguimiento de la rentabilidad de los proyectos.
Conclusiones
Si tu empresa se va a dedicar a la gestión de proyectos, probablemente, la estructura orientada a proyectos es la más conveniente. Sus ventajas son muy relevantes, pero no debes olvidar que no es oro todo lo que reluce. Existen inconvenientes y debes estar preparado para afrontarlos.
Sin embargo, la estructura funcional y la orientada a proyectos no son las únicas. En el próximo post te explicaré en qué consiste la estructura matricial.
"El pensamiento es la principal facultad del hombre, y el arte de expresar los pensamientos es la primera de las artes".
Condillac