Cuando hablamos de las etapas del ciclo de vida del proyecto nos referimos a los bloques que determinan la evolución del proyecto. No debemos confundirlas con las fases, que explicamos en los posts sobre el Ciclo de Vida del Proyecto y Características del Ciclo de Vida del Proyecto.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida del proyecto?
Estas etapas son: la selección del proyecto, la planificación, la ejecución, el control, la evaluación y la finalización. Hoy voy a comentaros brevemente cada una de ellas y más adelante las desarrollaré más a fondo.
Selección del proyecto
Estamos ante una necesidad. Como forma de mejorar, solucionar un problema o evolucionar, tenemos que poner en marcha un proyecto. Lógicamente carecemos de recursos ilimitados, por lo que debemos elegir un proyecto entre todas las posibilidades que se nos plantean.
Es fundamental hacer una selección que optimice los recursos disponibles para alcanzar las metas propuestas. Valoraremos las opciones y seleccionaremos aquella que se ajusta más a la situación de la empresa.
Planificación del proyecto
La planificación es, entre las etapas del ciclo de vida del proyecto, aquella en la que le damos forma. Partimos de un boceto del plan inicial que vamos puliendo poco a poco hasta que queda definido de manera definitiva.
Resulta complicado pretender hacer el plan partiendo de cero. Lo normal es que a medida que se van conociendo detalles se adapta la idea inicial hasta ajustarla a un proceso verosímil y cercano a la realidad. Es normal que en el proceso de planificación las tareas, la interdependencia entre grupos de trabajo, o cualquier otro aspecto, obliguen a alterar el plan inicial.
En esta etapa desarrollaremos el diagrama de Gantt, organizaremos la asignación de recursos y prepararemos el presupuesto del proyecto.
Ejecución del proyecto
La ejecución es el desarrollo de proyecto. Es la etapa en la que se va a poner en práctica lo expuesto en la planificación del proyecto. Los distintos grupos de trabajo realizan su actividad con el objetivo de alcanzar las metas previstas ajustándose al plan.
Control
La etapa de control se desarrolla en paralelo con la ejecución del proyecto. El control es la supervisión por parte del responsable del proyecto de que se está cumpliendo el plan. Es decir, que la ejecución del proyecto se ajusta a la planificación del mismo.
Para llevar a cabo el control es necesario obtener datos continuamente y analizarlos. El jefe del proyecto debe actuar en consecuencia ante desviaciones de la ejecución respecto de la planificación.
Evaluación
Periódicamente los responsables de la empresa deben recibir información de la evolución del proyecto. No se trata de concentrarse en los detalles sino en una visión global. Os recuerdo el posts de la comunicación en la gestión de proyectos.
El fin de la evaluación es realizar una valoración del estado del proyecto y actuar, en caso de que se identifiquen errores.
Finalización del proyecto
Una vez que las fases operativas del proyecto han concluido se procede a la finalización del mismo. Se trata ésta de una etapa en la que el responsable del proyecto prepara los informes finales, saca conclusiones de la evolución, desarrollo del proyecto y de la obtención de resultados.
“Las que conducen y arrastran al mundo no son las máquinas, sino las ideas”.
Víctor Hugo