El control de etapas en un proyecto pequeño en Prince2 te permite asegurar que el desarrollo del mismo es correcto. Vamos a ver sus actividades.
En cada una de las etapas que constituyen el proyecto que quieres llevar a cabo con Prince2 debes realizar un seguimiento. Esta tarea te permite disponer de una monitorización de la actividad diaria, algo importante aunque se trate de un proyecto pequeño.
Este proceso deberás realizarlo cíclicamente en cada una de las etapas. Primero justificando su puesta en marcha, a lo largo de su desarrollo y, finalmente, al concluirlas valorando su ejecución.
Control de etapas en un proyecto pequeño en Prince2
Autorizar el trabajo de la etapa
La autorización para la ejecución de una tarea es algo inherente a esta metodología. Y debe ser algo tenido en cuenta tanto si se trata de las etapas en un proyecto pequeño como si hablamos de las de uno grande. Sin embargo, esta autorización puede gestionarse de manera más informal en el primer caso.
Como jefe de proyecto deberás valorar la necesidad de crear un registro. En él puedes introducir la fecha de autorización, el plazo de ejecución, etc. Puede ser interesante como referencia del rendimiento de cada uno de los integrantes del equipo. Sin embargo, con equipos pequeños suele ser innecesario.
Recabar información sobre el progreso realizado
El proceso de evaluación del progreso de cada etapa no requiere un informe exhaustivo. Basta con comunicaciones verbales que te permitan conocer el estado de ejecución de cada tarea. Así podrás valorar si se está cumpliendo con la planificación establecida.
Vigilar los cambios
Incluso en pequeños proyectos pueden solicitarse modificaciones en los objetivos planteados. Es imprescindible realizar una gestión del control de cambios completa. Si bien, tal vez no sea necesario un procedimiento extremadamente ortodoxo, sí debes registrar la solicitud de cambio y analizar las repercusiones en la ejecución de la etapa y del proyecto en su conjunto.
Desarrollar la gestión de control de riesgos
A lo largo de la ejecución de un proyecto surgen, casi invariablemente, incidencias. Errores o fallos por parte de proveedores, retrasos, problemas de calidad, etc. Debes tener en cuenta todos ellos en el seguimiento de auditorías del proyecto. Incluso en proyectos de reducidas dimensiones tienes que registrar estas incidencias.
El segundo paso es analizarlas y valorar el impacto que pueden tener en el proyecto. A continuación, tu labor sería tomar la decisión de qué acción es la adecuada en función de la situación que se haya presentado.
En proyectos pequeños, como jefe de proyecto puedes combinar las labores de análisis y toma de decisiones. Tan pronto como se presenta el riesgo debes poder saber que acciones correctivas son las apropiadas. O, en su caso, elevar la incidencia a la junta de proyecto.
Revisar la situación de la etapa
Éste es un paso imprescindible independientemente del tamaño del proyecto. Eso sí, está en manos del jefe de proyecto determinar la profundidad de las revisiones y su frecuencia. Normalmente, la intensidad de la revisión está condicionada por el proyecto, su situación, el entorno y la etapa de que se trate.
Generar informes
Los informes son necesarios en cualquier caso. No obstante, a la junta del proyecto puede valerle que sean verbales en el caso de conocer el estado de etapas en un proyecto pequeño en Prince2.
Tomar decisiones ejecutivas
Las decisiones que se tomen a lo largo de la ejecución de un proyecto que se salgan de los planes deben quedar registradas. Cualquier cambio debe ser identificado y explicado. De esta manera, los interesados entenderán las repercusiones que han provocado en el producto final.
En el caso de proyectos de tamaño reducido, la justificación de la toma de decisiones puede hacerse de manera informal. Éstas se pueden explicar en el momento de la entrega del paquete de trabajo terminado en la etapa.
Conclusiones
Como en los casos anteriores, el proceso de control de etapas en un proyecto pequeño en Prince2 requiere una serie de pasos imprescindibles. Y, de nuevo, algunos de ellos pueden simplificarse, pero nunca excluirlos del proceso.
«En el amor es lo mismo que en la guerra; plaza que parlamenta está medio conquistada».
Margarita de Valois