Descubre de manera fácil, clara y rápida cómo funcionan las etiquetas en Gmail. Aquí te explico cómo organizar tu correo.
Cuando te describí el escritorio de Gmail mencioné que en el lateral izquierdo tienes las etiquetas que te permiten clasificar tus correos. Se trata un sistema muy práctico para que tengas controlados todos los emails.
Entender la organización con etiquetas en Gmail
Para que puedas organizar bien tus correos lo primero que debes hacer es comprender cómo funcionan las etiquetas en Gmail.
Aunque parezca obvio piensa que las etiquetas son precisamente eso, etiquetas. Es una marca que le pones a un correo y te permite diferenciarlo de los demás. Este sería el primer paso. Con esa etiqueta estás calificando a un correo. Es decir, le estás asignando una característica.
Una ventaja con la que cuentas es que a un mismo correo puedes asignarle tantas etiquetas como consideres conveniente. Esto es porque un mismo correo puede presentar varias características.
Vamos a pensar que hablamos de coches. Puedes tener un coche que etiquetes como “Rojo”, pero a ese coche también le puedes poner la etiqueta “Deportivo”, y la etiqueta “Gasolina”. Otro coche puede tener las etiquetas “Verde”, “Todo terreno” y “Gasolina”.
Del mismo modo los correos pueden tener distintas etiquetas que pueden o no coincidir con las de otros correos. Serás tú quien decida qué etiquetas utilizas y cómo las asignas a tus correos.
La operativa con etiquetas en Gmail
Asignar una etiqueta a un correo es muy sencillo. Una opción es abrir un correo. La otra es marcándolo con la casilla de verificación que tiene a la izquierda. En este segundo caso podrás marcar varios correos y etiquetarlos a la vez.
Una vez hecho esto verás que en la zona superior aparecen nuevos botones. El segundo por la derecha es el que te permite aplicar etiquetas. Como puedes ver en la imagen el desplegable te permite seleccionar las etiquetas que necesites. Finalmente haz clic en “Aplicar”.
Gmail marca cada correo con las etiquetas que tú le hayas asignado. De esta manera, visualmente puedes identificar en cada correo su clasificación. Puedes ver en la imagen una etiqueta naranja llamada “Proveedores” que he asignado a un correo.
Pero eso no es todo. En el lateral izquierdo tienes acceso a todas las etiquetas. Gmail organiza los correos según sus etiquetas. En el momento en que entres en cualquiera de ellas verás todos aquellos correos marcados con la etiqueta correspondiente.
Ese mismo correo, en el momento en que le has asignado la etiqueta, está disponible desde el acceso de esa etiqueta.
Esto quiere decir que, si clasificas a correo con varias etiquetas estará disponible desde los accesos de todas esas etiquetas. Es importante que entiendas que no se está duplicando o triplicando el correo. Es un único correo que es accesible desde varios puntos. Esto te facilita organizar y encontrar los correos que necesites.
La organización de las etiquetas
Como ya sabes los accesos a las etiquetas se encuentran en la zona izquierda. En el post sobre el escritorio de Gmail te expliqué algo sobre ellas y hoy quiero profundizar en su funcionamiento.
Al comenzar a utilizar Gmail verás que ya dispones de una serie de etiquetas creadas. Además tienes las categorías, que funcionan como las etiquetas. Todas ellas, vienen por defecto y no las puedes eliminar.
Si despliegas el menú de etiquetas haciendo clic en el enlace “Más”, encontrarás al final la opción “Administrar etiquetas”. También puedes acceder a la pantalla de administración de etiquetas desde el botón de etiquetas de la zona superior. Incluso se puede acceder desde el apartado de configuración.
Por una parte están las etiquetas del sistema y, a continuación, las categorías. Más abajo tendrás acceso a tus etiquetas. Pero empecemos con las que trae Gmail. Como puedes ver hay varios casos distintos que te permiten diferentes opciones de configuración.
- Recibidos: Esta etiqueta no te permite ningún cambio. Se trata de la bandeja de entrada y siempre estará visible, ya que es por donde entran todos los correos.
- Borradores y Spam: Estas dos etiquetas guardan correos que están en proceso de escritura (la primera) y que Gmail considera spam (la segunda). En este caso te permite mostrar el acceso, ocultarlo, o mostrarlo sólo si hay elementos sin leer.
- Resto de etiquetas: Sólo tienes la opción de mostrarlas u ocultarlas.
- Categorías: Además de las opciones de mostrar y ocultar tienes la posibilidad de hacer visible o no la etiqueta correspondiente en los mensajes.
La diferencia entre mostrar y ocultar etiquetas en Gmail es que se sitúen por encima o por debajo del desplegable del menú izquierdo. Todas estarán siempre accesibles, pero para localizar una que hayas ocultado tendrás que desplegar haciendo clic en “Más”.
Cómo crear tus etiquetas en Gmail
En este punto es donde debes plantearte cómo quieres organizar tu correo. Recuerda el ejemplo de los coches. Piensa en el sistema que mejor se adapta a tu estructura de trabajo o personal. Y según ese sistema crea tus etiquetas en Gmail.
Y ahora te tengo que contar algo genial de las etiquetas. Puedes organizar una estructura jerárquica de tus etiquetas. Es decir, Gmail te permite que una o varias etiquetas dependan de una superior. Por ejemplo, puedes tener una etiqueta “Personal” que asignes a los correos de carácter privado. En paralelo, puedes tener otra llamada “Trabajo” para los correos profesionales. Dentro de ésta puedes crear a su vez dos etiquetas denominadas “Proveedores” y “Clientes” para tener organizado todo mucho mejor. Veamos cómo hacerlo.
Junto al acceso para administrarlas tienes otro para crear tus propias etiquetas. Al acceder se abre una ventana. En ella debes indicar el nombre de la etiqueta. Cuando se trate de una de nivel inferior tendrás que marcar la casilla “Anidar etiqueta en” y seleccionar entre las tuyas la etiqueta jerárquicamente superior. Ya está creada.
Al crear tus etiquetas en Gmail verás que aparecen en el menú izquierdo entre las propias del sistema. Ten en cuenta que las etiquetas padre tendrán un pequeño icono de un triángulo a la izquierda que te permite mostrar u ocultar sus etiquetas hijo.
Configurar tus etiquetas
Como en el caso de las categorías, las etiquetas personales tienen a la derecha un pequeño desplegable que te permite configurarlas. A través de la pantalla de “Administrar etiquetas” puedes ajustar algunos aspectos pero este menú es más completo. Estas son las opciones que te ofrece.
- Color de etiqueta: Puedes asignar el color que te permita identificar los correos de este tipo.
- En la lista de etiquetas: Tienes las opciones de mostrar, ocultar o mostrar si hay elementos sin leer. Esta opción sólo está disponible para las etiquetas de jerarquía superior, las que dependan de ellas se verán arrastradas por la configuración de la superior.
- En la lista de mensajes: Puedes hacer que las etiquetas sean o no visibles en los mensajes.
- Modificar: Esta opción te lleva a la misma ventana de creación. Allí podrás cambiar su nombre y la estructura jerárquica.
- Eliminar etiqueta: Elimina la etiqueta, pero no los correos a los que hayas asignado esa etiqueta.
- Añadir subetiqueta: Crea una etiqueta dependiente de aquella en la que estés.
Conclusión
Las etiquetas en Gmail son la herramienta que te permite organizar tu correo. Una vez que tienes claro el sistema de clasificación, manejarlo resulta muy sencillo. Las etiquetas te permitirán llevar una gestión de tu correo totalmente eficaz.
“El mejor gobierno no es aquel que hace más felices a los hombres, sino aquel que hace felices al mayor número de personas”.
Jacques Duclos