El éxito en un proyecto es el objetivo que buscamos los responsables de proyectos. En este post te hablo sobre cómo valorar ese éxito.
El éxito en un proyecto según la estructura tiempo-coste-calidad
Siempre te he estado recordando que los tres pilares que definen el éxito en un proyecto son coste, tiempo y calidad. Es decir, que el desarrollo del proyecto se ajuste a la planificación temporal que se ha establecido. Que económicamente no existan desviaciones respecto al presupuesto aprobado. Y que el resultado obtenido se alinee con los criterios de calidad solicitados.
Esa estructura la puedes gestionar con el triángulo coste-tiempo-calidad cuando se produzcan desviaciones.
Sin embargo, hay otros criterios para valorar el logro de un proyecto.
Otra forma de alcanzar el éxito en un proyecto
En los últimos tiempos se está empezando a establecer una manera alternativa de considerar exitoso un proyecto. Se trata de alcanzar unos objetivos. Estos objetivos no tienen por qué ser, necesariamente, el tiempo, el coste y la calidad.
Deben ser los interesados en el proyecto, responsables de la empresa, stakeholders o, en su caso, clientes quienes determinen cuáles son esos objetivos.
Estos requerimientos se deben definir antes de comenzar el proyecto. La idea es que a medida que el proyecto avance se pueda valorar si se están cumpliendo los requisitos de éxito. En caso de que no sea así, lo correcto sería cancelar el proyecto, ya que éste no acabará siendo exitoso.
Las tres cuestiones que se deben plantear
Los responsables deben poder dar respuesta a tres preguntas.
- ¿Cómo se define el éxito del proyecto?
- ¿Cómo se va a medir el cumplimiento de esos objetivos?
- ¿Qué factores pueden influir para lograr ese éxito?
Como te decía antes, las respuestas a estas preguntas se deben contestar antes de que el proyecto se ponga en marcha. Además, deben ser conocidas, al menos, por el responsable del proyecto y otros interesados. Tal vez, incluso sea necesario documentarlas. Puede ser conveniente incluir esta información en el acta de constitución del proyecto.
¿Cómo se define el éxito en un proyecto?
Se trata de establecer los criterios asociados a la estrategia de la empresa que se pretenden alcanzar.
Pueden ser criterios económicos asociados a términos financieros, como la tasa interna de retorno (TIR) o el índice de rentabilidad (IR). Pero también, es posible que existan criterios organizacionales como la reestructuración de una empresa, una auditoría de calidad interna.
Por ejemplo, el objetivo de realizar una auditoría de calidad interna no tiene porqué cumplir con la estructura coste-tiempo-calidad. No se define un coste, puede que no se estipule un plazo para su cumplimiento, y no se establece ningún nivel de calidad. La auditoría debe revisar procesos del funcionamiento interno de la organización para proponer mejoras. El éxito reside en encontrar los posibles defectos en los procesos y plantear alternativas.
En definitiva, son criterios que cuando se consiguen se puede considerar que el resultado del proyecto es el adecuado independientemente de la clásica estructura de los tres factores.
¿Cómo se va a medir el cumplimiento de esos objetivos?
Es importante que el equipo de ejecución del proyecto pueda medir a tiempo real si se están cumpliendo esos objetivos. Por ello, se deben concretar las formas de validar el desarrollo del proyecto.
Si el proyecto se desvía de acuerdo con esas medidas previamente definidas se pueden tomar dos caminos. O bien reconducirlo hacia los parámetros adecuados que estén alineados con las expectativas iniciales. O cancelarlo antes de que vaya a más.
Lógicamente, las maneras de medir el cumplimiento dependen del tipo de proyecto. En consecuencia, no se puede establecer un método único de valoración.
¿Qué factores pueden influir para lograr ese éxito?
Un proyecto puede ser exitoso desde el punto de vista de la estructura coste-tiempo-calidad. Es decir, se alcanza el objetivo marcado por esos parámetros. Se cumple el plazo previsto, no se supera el presupuesto y el resultado se encuentra en los niveles de calidad definidos. Y, sin embargo, en términos reales el proyecto ha fracasado.
Esto puede ocurrir cuando por cambios en el entorno. Ya sea porque a nivel interno de la organización, o a nivel del mercado, hay alteraciones que influyen en ese resultado.
Supón un proyecto para poner en marcha un negocio a todas luces lucrativo. Estás cumpliendo con los términos de tiempo, de coste y de calidad. No obstante, un competidor se adelanta y abre su propio negocio acaparando el mercado. Tu proyecto, realmente no puede considerarse exitoso.
Ese factor, externo al proyecto, ha condicionado absolutamente la valoración que se puede hacer del mismo. Es esencial definir qué factores pueden afectar al proyecto tanto como para limitar el éxito en un proyecto.
Conclusiones
De un modo tremendamente resumido puedes hablar de éxito en un proyecto cuando los interesados están satisfechos con el resultado obtenido.
«Los romanos nunca habrían tenido tiempo de conquistar el mundo si antes hubiesen tenido que aprender latín».
Heinrich Heine