Si necesitas reducir el tiempo de ejecución de tu proyecto, la técnica Fast-tracking puede ser tu aliada. Te explico en qué consiste y cómo aplicarla.
Fast-tracking
Igual que el Crashing, del que ya te he hablado, el Fast-tracking es una técnica para acortar la duración de tus proyectos. La idea es intervenir en la estructura coste-tiempo-calidad. De nuevo, se busca encontrar una forma para reducir la extensión del cronograma.
Básicamente, esta técnica consiste en reprogramar la planificación de las tareas. La forma de hacerlo es reconfigurando tareas que están pensadas para ejecutarse de manera secuencial, para que pasen a desarrollarse en paralelo.
Como es natural, las tareas sobre las que debes centrar tu atención son las que estén incluidas en la ruta crítica. En definitiva, son las que definen el plazo de ejecución del proceso.
El desarrollo implica necesariamente una modificación de la relación de dependencias que afectan a esas actividades. A modo de resumen muy esquemático, sería este planteamiento:
- Situación inicial. La tarea C comienza cuando concluya la tarea B. Y la tarea B se inicia al finalizar la tarea A.
- Aplicando Fast-tracking. Las tareas B y C comienzan cuando se haya terminado la tarea A.
Aparentemente parece algo muy sencillo.
Proceso de Fast-tracking
Para emplear esta técnica debes seguir tres pasos:
- Análisis de la ruta crítica. Lógicamente debes haber elaborado el cronograma de tu proyecto y tener definida su ruta crítica. Es en las tareas que intervienen en ella sobre las que vas a poder actuar.
- Seleccionar qué restricciones se pueden levantar. Al elaborar tu diagrama de Gantt habrás definido relaciones de dependencia entre tareas. Debes valorar cuáles tienen un carácter inflexible y cuáles puedes eliminar.
- Decidir qué tareas se pueden subdividir. Una manera de llevar a cabo este proceso es restructurando tareas grandes. Es decir, una tarea de gran volumen se puede dividir en otras más pequeñas, algunas de las cuales se pueden solapar. De esta manera se reduce el tiempo de ejecución de la tarea y, por consiguiente, del proyecto.
Ejemplo de Fast-tracking
La mejor manera de entender todo esto es con un ejemplo. Fíjate en la imagen. No lo consideres un proyecto, si no las distintas posibilidades de aplicar esta técnica o no hacerlo.
Las tareas A, B y C están planificadas de forma secuencial, de forma que cuando acaba una comienza la siguiente. Al aplicar esta técnica la relación de dependencia cambia, se modifican las restricciones y las tareas E y F se pueden ejecutar en paralelo al concluir la tarea D. Puedes ver una sensible disminución de la duración comparando la fecha de finalización de la tarea C y de las tareas E y F.
El otro caso es el de la tarea G, que tiene una duración determinada. La tarea H que, en principio, tiene la misma duración, se divide en tres subtareas, dos de las cuales se pueden solapar. El resultado es, de nuevo una disminución del tiempo de ejecución.
Como imaginarás, esto no es algo que se pueda llevar a cabo sin pensar. Debes tener claro sobre qué tareas y qué dependencias tienes posibilidades de actuar. Nunca es fácil. En algunas ocasiones, resulta complicado. En otras, es imposible. Además, debes tener en cuenta las implicaciones que presenta para tu proyecto.
Implicaciones del Fast-tracking
Antes de poner en práctica esta técnica debes tener en consideración dos factores esenciales que entran en esta ecuación.
- Aumento del coste. Sin entrar en particularidades, forzar una reducción del tiempo conlleva, casi obligatoriamente, un incremento de los costes. Ya sea por un aumento de los recursos materiales, humanos o por una externalización se producirá un mayor gasto.
- Aumento del riesgo. En el caso de que se produzca un problema con una tarea puede ser necesario parar todas las tareas en proceso. Esto implica que debe haber un seguimiento y control constante. Mucho mayor que si no se hubiera aplicado está técnica.
Como responsable del proyecto debes valorar si la reducción del tiempo compensa el aumento de coste y de riesgos. El tiempo es, en muchas ocasiones, el elemento de la estructura coste-tiempo-calidad más importante. Si concluir un proyecto en una fecha más cercana supone una gran diferencia esta técnica puede ser la solución. Sin embargo, al aplicarla ten en cuenta estos condicionantes.
Conclusión
La técnica Fast-tracking es un recurso que debes tener en cuenta a la hora de diseñar la planificación de tus proyectos. Tiene sus pegas, no lo discuto. Sin embargo, dependiendo de las necesidades que tengas puede ser una solución más que aceptable.
«La naturaleza es grande en las grandes cosas, pero es grandísima en las pequeñas».
Jacques Henri Bernardin de Saint-Pierre