Los filtros en Gmail son una utilidad magnífica para para automatizar procesos. Te harán ganar tiempo y eliminar errores. Aprende a usarlos.
El uso de los filtros en Gmail simplificará tu trabajo. Con ellos podrás programar determinadas acciones para que se realicen automáticamente. Así conseguirás reducir tu dedicación a la gestión del correo electrónico.
Los filtros en Gmail
En este artículo te voy a explicar cómo diseñar filtros, pero debes tener en cuenta que el potencial está en ti. Sacarles más o menos partido a los filtros en Gmail depende de tus necesidades y de tu capacidad para programar esos procesos.
Cuando te hablé del escritorio de Gmail te mencioné que desde el apartado buscador podías crear filtros. El resultado será el mismo y puedes utilizar ese camino. Sin embargo, la manera de acceso habitual es a través del apartado de Configuración. Desde el botón desplegable con el icono de una rueda dentada que está situado en la zona superior derecha. Ahí tienes una pestaña llamada Filtros y direcciones bloqueadas.
En esta pestaña puedes gestionar los filtros que crees y las direcciones que hayas bloqueado.
Crear filtros en Gmail
Básicamente crear un filtro consiste en establecer unos parámetros. Es decir, unas condiciones que diferencien unos mensajes de otros. Después programarás unas acciones. Cuando un mensaje cumpla esas condiciones se le aplicarán las acciones programadas.
Al pinchar en el enlace “Crear un filtro nuevo” se abrirá una ventana en la que podrás establecer esas condiciones. Como te decía esta ventana es como la del buscador.
Simplemente tendrás que introducir el contenido de referencia en el campo que te interese. Puedes utilizar tantos campos como necesites. Lógicamente cuantos más utilices más restrictivo será el filtro. Tras indicar las condiciones deberás pinchar en el enlace de la esquina inferior derecha: “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”.
En la siguiente pantalla tendrás que definir qué acciones quieres que se apliquen a los correos que cumplan las condiciones establecidas. Incluso puedes hacer que estas acciones tengan carácter retroactivo y se apliquen a los elementos ya existentes. Ya sólo queda aceptar y el filtro está creado.
Ejemplos de filtros
Como te decía antes debes ser tú quien defina qué filtros son los que necesita. Seguramente, es el paso del tiempo y el uso, en definitiva, tu experiencia quien que guíe para diseñar los filtros que te pueden ser de mayor utilidad. De todas maneras te quiero dar unas ideas.
Supón que estás desarrollando varios proyectos. Operativamente puede resultar útil que en el asunto o en el contenido de los correos se incluya el nombre de cada proyecto. Puedes crearte filtros para que se etiquete cada mensaje de acuerdo con el nombre del proyecto.
Esto mismo lo puedes hacer con las direcciones de las personas implicadas en cada proyecto. Es decir, los mails con la dirección de un cliente o proveedor se etiquetarán según el proyecto en el que participen.
Quizá tienes un asistente que gestiona determinados correos. Puedes crear un filtro que haga que los correos que deba tratar esa persona sean reenviados a su cuenta. Además puedes hacer que se marquen como leídos, se etiqueten y archiven. Así, tu no los pierdes pero no se acumulan en tu bandeja de entrada.
Gestión de filtros en Gmail
Los filtros que hayas creado estarán disponibles aquí. A la derecha de cada uno de ellos tienes dos enlaces que te permiten editarlos y eliminarlos de manera individual.
Sin embargo, bajo ellos hay una opción bastante más útil. Tienes la posibilidad de seleccionar todos de golpe, desmarcar los que no te interese o desmarcarlos todos, algo muy útil si manejas un gran número de filtros. Lo realmente interesante es la posibilidad de exportar e importar filtros. Si tu equipo de trabajo trabaja siguiendo unas pautas puedes crear una serie de filtros estándar válidos para todos. Después puedes exportarlos. Se crea un fichero con extensión “.xml” que puedes importar en los gmails de cada uno de ellos.
Direcciones bloqueadas
Esta es la otra opción que puedes encontrar en esta pestaña de Configuración.
Si detectas que entran en tu bandeja de entrada mensajes no deseados por ti puedes bloquear la dirección de correo que te lo envía. A partir de ese momento cualquier comunicación procedente de esa dirección irá directamente a la bandeja de Spam.
Esta acción la puedes realizar con el botón desplegable de gestión de mensajes. Ya lo trataremos en un próximo post.
En este apartado puedes ver qué direcciones has marcado como bloqueadas y, si lo consideras conveniente, puedes desbloquearlas.
Conclusión
Hacer uso de los filtros en Gmail te puede hacer ganar mucho tiempo. Lo importante no es aprender a manejar la aplicación, que como puedes ver resulta muy intuitiva. Lo realmente esencial es diseñar esas condiciones y las acciones correspondientes que te hagan ganar en eficiencia en el uso del correo.
“¿Quieres ser rico? Pues no te afanes en aumentar tus bienes, sino en disminuir tu codicia”.
Diógenes