Formularios web en Smartsheet

Hoy nos vamos a detener en los formularios web en Smartsheet. Forman parte de las herramientas que tenemos en las hojas pero por su versatilidad he querido dedicarles un artículo entero. Vas a ver lo útil que resultan

En qué consisten los formularios web en Smartsheet?

Podríamos decir que la operativa de los formularios web tiene el mismo origen que las solicitudes de actualización. Gracias a ellos darás acceso a usuarios a los que no has dado permiso para acceder a tu hoja a dejar datos en ella. Estos usuarios van a poder cumplimentar el formulario y su información se volcará en tu hoja pero ellos nunca verán el contenido de la misma.

Crear formularios web en Smartsheet

Haciendo clic en el botón correspondiente de la barra inferior se abrirá una ventana en la que podrás crear y configurar tus formularios.

Por defecto, el formulario se crea con los campos correspondientes a las columnas de tu hoja, los puedes ver a la izquierda de la ventana. Cada uno de estos campos está titulado con el nombre de la columna, pero esto lo puedes modificar. A la derecha de la ventana tienes las posibilidades de configuración que hayas seleccionado. Te permite modificar el título a todos los campos y añadirles una descripción o texto de ayuda que facilite su cumplimentación.

Dependiendo del tipo de columna los campos tendrán opciones de configuración distintas. Todas ellas resultan muy intuitivas y comprensibles. Te comento algunas, las más interesantes.

• Campo obligatorio: Esta es una de las opciones comunes. Ya sabes cómo funciona. Todos hemos tenido que rellenar formularios en los que no nos permite continuar si ciertos campos no se han cumplimentado.
• Campo oculto: Con esta opción evitas que el usuario vea el campo y le impides modificarlo. Así puedes asignarle un valor predeterminado.
• Tipo de visualización: Puedes hacer que los campos especiales como los desplegables, casillas de verificación o símbolos se visualicen de diferentes maneras. Además de "en desplegables" tienes la opción de mostrarlos como botones de opción en vertical o en horizontal.
• Altura del cuadro de texto: En los campos de texto te permite establecer la altura del cuadro. Esta altura marca el nº de renglones que dejas al usuario para cumplimentarlo.

Mejorando nuestro formulario

Hasta ahora has configurado tu formulario ajustando todos los campos tal y como los tienes en tu hoja. Sin embargo, podrías cambiar esto.

Si lo consideras necesario Smartsheet te permite alterar el orden de los campos. No tienes nada más que pinchar sobre ellos y arrastrarlos a la ubicación que consideres adecuada.

Pero es posible que quieras excluir campos del formulario web. En la zona superior izquierda del área de cada campo hay una pequeña X. Haciendo clic sobre ella puedes eliminar el campo en cuestión.

Agregar elementos

En la venta de configuración de formularios web en Smartsheet puedes ver, a la izquierda, un apartado llamado Agregar Campo. Al hacer clic sobre él se despliegan a la derecha las posibilidades que disponibles para agregar elementos.

La primera opción es para añadir archivos. Basta con que arrastres la casilla correspondiente a la izquierda, en la ubicación que te interese.

La siguiente posibilidad es crear campos nuevos. Crear un campo nuevo en tu formulario tiene el mismo efecto que añadir una columna en tu hoja. El proceso de creación es el mismo, puedes recordarlo en el post en que hablamos sobre la creación de una hoja en blanco en Smartsheet.

Cuentas con dos elementos más que puedes añadir. Uno es un bloque de texto en el que incluir explicaciones que ayuden a los usuarios. El otro es una línea horizontal que te permite estructurar el formulario.

Opciones del formulario

El último apartado en la configuración de los formularios web en Smartsheet es el de opciones. A la izquierda tienes las siguientes posibilidades:

• Confirmación: Cuando un usuario haya cumplimentado un formulario puedes confirmarle que lo ha hecho correctamente de tres maneras. Smartsheet te da a elegir entre mostrarle un mensaje en la pantalla, mostrarle un mensaje y permitirle volver a cumplimentar el formulario, o enviar al usuario a una url de nuestra elección.
• Correo de confirmación: Con esta opción el usuario que ha cumplimentado el formulario puede recibir un correo electrónico con una copia del formulario con sus respuestas. En esta opción tienes la posibilidad de incluir el mensaje que irá en el correo.

  

• Ubicación de los nuevos ingresos: Puedes hacer que los formularios que se vayan cumplimentando se incluyan en tu hoja de Smartsheet por arriba o por abajo.
• Estilo del formulario: Los formularios pueden tener un estilo “marcado” en el que verás el logotipo y los colores que estés utilizando en Smartsheet. Pero también pueden tener un estilo “simple”. Este estilo carece de todo tipo de diseño, sin embargo, son los adecuados para incrustarlos en una página web.
• Pueden acceder: Aquí tienes la posibilidad de restringir el acceso. Puedes permitir que cualquiera que acceda a la web en la que se encuentre el formulario lo cumplimente, o sólo a aquellos usuarios registrados en Smartsheet.
• En las opciones avanzadas dispones de la opción, en el caso de que seas cliente de planes Equipo y Enterprise, de evitar que aparezca un texto de patrocinio por Smartsheet en el formulario y en la página de confirmación.

Una vez creado el formulario web

Ya has creado tu formulario. El siguiente paso es guardarlo y comenzar a utilizarlo. Accediendo al botón de formularios web en tu hoja tendrás acceso a todos los formularios que hayas creado.

En cada uno tienes la siguiente información: el nº de registros cumplimentados, si el formulario está activo y la fecha de la última vez que se utilizó.

Además tienes acceso a la vista previa, a editarlo, a clonarlo, desactivarlo y eliminarlo.

Conclusión

Los formularios web en Smartsheet son una herramienta increíble. Lo digo porque de una manera sencillísima puedes crear registros en tus hojas. Las aplicaciones de esto son incontables. Puedes pensar en miles de proyectos que pueden sacar mucho partido de esto. Por ejemplo, para recopilar datos personales y currículums para una selección de personal, para recibir pedidos de clientes, para recopilar solicitudes de información de nuestros productos…

“Las novelas son la historia de los deseos humanos”.

Napoleón Bonaparte