Las funciones que relacionan la PMO con la dirección de la empresa se centran en la planificación estratégica. En este post te hablo de ellas.
Las funciones de una Oficina de Gestión de Proyectos se orientan hacia tres puntos de referencia. Por una parte, como apoyo la dirección de la organización, de lo que te voy a hablar hoy. Por otra parte, es una referencia para los directores de proyectos. Y, por último, actúan sobre el resto de la organización, incluyendo aquí a los miembros de los equipos de trabajo.
Es importante que tengas en cuenta que pueden asignarse a una PMO otras labores que yo no he contemplado. Y, sin embargo, es difícil que una Oficina cubra absolutamente todas estas funciones.
Funciones de la PMO con la dirección
Las tareas que relacionan a la PMO con la dirección de una empresa se pueden estructurar en varios niveles.
Enfoque estratégico
La responsabilidad de la definición de la estrategia de la compañía debe recaer exclusivamente en la directiva. No obstante, la Oficina de Gestión de Proyectos puede resultar un apoyo inestimable a la hora de aportar información de cara a la toma de decisiones de la gerencia.
En relación con lo anterior, y en lo que sí tiene un papel fundamental es en alinear los proyectos y los objetivos estratégicos. No tiene sentido ponerse a ejecutar proyectos a lo loco. La relación entre la PMO y la dirección debe permitir la priorización de proyectos acordes con la línea estratégica de la organización.
La Oficina de Gestión de Proyectos tendrá, entonces, suficiente criterio para realizar una valoración coherente de propuestas de proyectos. Su conocimiento de la orientación definida por la gerencia y de los proyectos aprobados le aportará capacidad para intervenir en la toma de decisión en el proceso de aprobación o rechazo de esas propuestas.
Enfoque de definición del proyecto
Otros aspectos en los que puede colaborar la PMO con la dirección de la compañía son los relacionados con la definición del proyecto.
Conoce a los directores de proyectos y puede proponer el que sea más adecuado para un proyecto concreto. Conoce las necesidades de la empresa y tiene criterio para sugerir la cantidad de recursos apropiado para llevar a cabo cada proyecto.
Dependiendo de la estructura organizacional de la compañía pueden surgir roces entre departamentos. Aquí puede tener un papel de intermediación importante.
Cuando se trabaje con programas, la Oficina de Gestión de Proyectos debe actuar como nexo entre los distintos proyectos. Es fundamental que la gerencia sea consciente de que existe un organismo que vela porque los proyectos se coordinen a la perfección.
Enfoque de seguimiento
En el seguimiento de los proyectos, una PMO debe poder disponer de los indicadores de los distintos proyectos que se estén ejecutando. Así, puede haber un flujo de reportes de KPIs de la Oficina a la gerencia que permita una monitorización completa.
La PMO ha de convertir este seguimiento individual de los distintos proyectos en un control global. De esta manera se puede llevar a cabo una valoración del avance de la compañía hacia los objetivos estratégicos establecidos. Un cuadro de mando debe permitir alcanzar esa visión global.
En los casos de programas, cuando hay interrelación entre los distintos proyectos que los conforman, estos indicadores tienen especial importancia. Su estudio en conjunto es clave para realizar un control coordinado de los proyectos que forman parte de un programa.
Conclusiones
Las funciones que relacionan la PMO con la dirección de la organización se pueden resumir en tres puntos:
- Asesoramiento estratégico.
- Apoyo en la puesta en marcha de proyectos.
- Aporte de distintos indicadores de seguimiento.
«El día que se sospeche o se compruebe que el valor no es una consecuencia de una convicción, sino del estado de nervios, estará uno perdido».
Pio Baroja