En el artículo de hoy vamos a tratar la gestión de calidad. Una vez que hemos llevado a cabo el diseño de la planificación de calidad tenemos que ejecutar dichas acciones. Para eso hemos elaborado un Plan de gestión de calidad.
La gestión de calidad es un factor de productividad
Existe una vinculación inherente entre la gestión de calidad y avances en la productividad. La búsqueda constante de mejoras permite encontrar actividades improductivas. Así se consigue optimizar los procesos o, al menos, aumentar los niveles de eficacia y eficiencia.
Auditorías de Calidad
Se trata de las revisiones de las actividades y de los productos resultantes en la ejecución de un proyecto. Su objetivo es identificar las políticas, procesos o protocolos ineficientes. En estos casos, el esfuerzo de corregir estos procedimientos se traducirá siempre en una reducción del coste de calidad y en una mejora del producto final.
Las auditorías pueden llevarlas a cabo agentes externos o internos. Y las ejecutan tanto de manera planificada o “por sorpresa”.
Solicitudes de Cambio
Las solicitudes de cambio se producirán cuando se detectan problemas de eficiencia en los procesos. Si el análisis nos demuestra que es razonable la implantación del cambio hay que tomar las medidas correspondientes. Valoraremos económicamente los cambios y los trasladaremos al presupuesto. Igualmente plasmaremos los efectos de los cambios al diagrama de Gantt.
Un ejemplo real
Seguro que muchos nos hemos encontrado situaciones en las que podemos mejorar procesos para aumentar la productividad. Os pongo un ejemplo real que me encontré hace no demasiado.
Planteamiento
Una empresa envía a determinados clientes un material impreso en función del servicio adquirido. Pongamos que hay unos cien documentos distintos en pdf. Estos documentos sufren modificaciones de vez en cuando y son bastante pesados. Cada diez o quince días, la persona encargada se ocupaba de enviar a la imprenta los pedidos de materiales impresos. La imprenta, a su vez, imprimía los documentos y los remitía a los clientes. Esta persona tenía que enviar un correo por cada tipo de material indicando el número de impresiones y los datos de los destinatarios. Por lo cual, esos días tenía que enviar treinta o cuarenta mails.
El principal problema es que al tratarse de documentos de gran tamaño surgían problemas con los correos. Tardan en salir del gestor de correo y algunos no llegan porque se satura el servidor de correo. En definitiva, dedicaba más o menos dos días de trabajo para hacer los envíos y confirmar que se habían recibido correctamente.
Solución
Era evidente que había que realizar un análisis de calidad. La solución fue muy sencilla. Subimos la documentación a Dropbox y dimos acceso a la imprenta. Desde ese momento, cuando los materiales se modifican o corrigen se sincronizan con lo que hay en Dropbox, con lo cual nos aseguramos de que todos los documentos siempre están actualizados. De esta manera, no hay que enviar los documentos a la imprenta por mail. El día de los envíos la persona encargada envía por mail un único Excel a la imprenta con los datos de los clientes y la referencia de la documentación correspondiente. Así la imprenta puede acceder a cada documento actualizado evitando los problemas con el correo.
El resultado fue que la persona que se encarga de los envíos pasó de tardar dos días a hacerlo en menos de una hora. El esfuerzo y dedicación para realizar esta gestión de calidad no fue nada comparado con las mejoras en la productividad y la calidad del servicio.
El último escalón en los procesos de calidad del proyecto es su control.
«Jamás se hace el mal tan plena y alegremente como cuando se hace por un falso principio de conciencia».
Blaise Pascal