La gestión de cuellos de botella en tus proyectos es una tarea fundamental para evitar retrasos inesperados. En este post te propongo unas ideas.
Como te comenté en el post anterior, un cuello de botella es una limitación en el progreso del proyecto. Es decir, se trata de una situación en la que determinadas circunstancias hacen que no se cumpla la planificación. Estos retrasos son, con mucha frecuencia, los causantes de graves desajustes en la estructura coste-tiempo-calidad.
Gestión de cuellos de botella. Monitorización de procesos
El punto de partida es hacer un seguimiento constante de los procesos que afectan a tus proyectos. Deberás prestar especial atención a los eslabones más débiles de la cadena, que es por donde siempre suele romperse. Esto está directamente relacionado con la teoría de las limitaciones.
En todas las organizaciones existen áreas menos flexibles. En ellas resulta complicado afrontar situaciones de bruscos aumentos de volumen de trabajo.
Del mismo modo, hay unos procesos menos ágiles que otros. En ellos las tareas se ralentizan y es difícil adaptarse a cambios o variaciones en el desarrollo de sus actividades. Deberás prestar especial atención a los procesos manuales. Éstos se ven afectados irremediablemente por errores humanos que con una frecuencia elevada causan retrasos.
Por supuesto, las partes más complejas del sistema son las más sensibles. En la estructura de cada organización o empresa existen puntos donde confluyen procesos de diferentes categorías, con características distintas, que deben encajar. Este engranaje es tremendamente delicado y cualquier desajuste hará de falle. Gran parte del trabajo de gestión de cuellos de botella reside en la supervisión de estos puntos clave.
Tampoco debes olvidar los elementos externos a la organización. Confiar en que tus proveedores van a cumplir es muy arriesgado. El retraso o los fallos provocados por el suministro inadecuado de productos o servicios pueden paralizar todo tu proyecto.
Medios de gestión de cuellos de botella
Es imposible garantizar que no te vas a encontrar con cuellos de botella en la ejecución de tus proyectos. Puedes trabajar para que se minimicen sus efectos. Puedes actuar para identificarlos y buscar soluciones con rapidez. Y, desde luego, puedes prepararte para que la productividad de tu equipo se vea afectada lo menos posible. Pero son ineludibles y se dejarán ver tarde o temprano en cualquier etapa del ciclo de vida de tus proyectos.
Como ya te he explicado, lo primero que debes hacer es identificar el origen. Esto implica determinar el punto en el que está produciéndose y la razón que lo ha provocado. En este punto debes realizar un profundo análisis del proceso y valorar métodos para robustecer los puntos débiles. A continuación adecúa el proceso para evitar que se replique el atasco.
Cuando no puedes eliminar el obstáculo deberás realizar una replanificación para adaptar el resto de tareas a la que causa el retraso. La idea es redistribuir los recursos de manera adecuada a la nueva situación. Sé que no es lo más eficiente, pero al menos no desperdicias tiempo y esfuerzo, y evitas que se acumulen tareas en espera.
La siguiente opción no podemos pasarla por alto, sin embargo requiere una explicación. Se trata de inyectar nuevos recursos. En ocasiones, mejor maquinaria, herramientas más actualizadas y un equipo más preparado son la solución adecuada para la gestión de cuellos de botella.
Pero es fundamental, antes de nada, identificar su origen, sus causas y analizar cómo enfrentarte a él. Pedir a la organización que haga un desembolso para adquirir nuevos activos, o para cambiar al equipo, puede no ser la solución y deberás ser capaz de justificarlo.
Gestión de cuellos de botella con Kanban
Hace tiempo dediqué un buen número de artículos a la metodología Kanban. Su sistema busca, por encima de todo, la eficiencia evitando los atascos. Para ello da especial importancia al equipo y su organización, así como a un flujo de trabajo bien organizado.
Si en tus proyectos te ves afectado por cuellos de botella te recomiendo que estudies la posibilidad de implantar esta metodología.
Conclusiones
La gestión de cuellos de botella en tus proyectos no es una opción, es una obligación. Lo más importante es identificarlos, prevenirlos, anticiparte a ellos y minimizar sus efectos. Lo que sí te aseguro es que aparecerán, en algún momento surgirán.
«Esperar una felicidad demasiado grande es un obstáculo para la felicidad».
Bernard le Bovier de Fontenelle