La gestión de la configuración en Prince2 permite el control sobre el resultado de tu proyecto. Si te preocupa que el producto final sea acorde con las necesidades que fundamentan tu proyecto esto te interesa. En este post te explico en qué consiste la gestión de la configuración.
¿Qué es la gestión de la configuración en Prince2?
A lo largo de la ejecución de cualquier proyecto se obtienen, al finalizar cada fase, productos intermedios. Éstos, a su vez, al finalizar el proyecto se habrán convertido en el producto final. Dependiendo de que esos resultados parciales cumplan con unas especificaciones, el resultado final será acorde con el objetivo deseado.
El propósito de la gestión de la configuración en Prince2 es identificar, trazar y controlar los productos mientras se están desarrollando. Es decir, conseguir que el producto evolucione a lo largo de la ejecución siguiendo las especificaciones previstas.
En el proceso de gestión de la configuración en Prince2 debes gestionar las incidencias que afecten al producto. El control de cambios en Prince2 está íntimamente relacionado con este aspecto. Mencioné en ese post que los cambios deben registrarse en el archivo de configuración. Esto es debido a que tienes que poder controlar cualquier modificación aprobada sobre el producto final o cualquiera de los intermedios.
Así, dispondrás de un registro de las versiones por las que haya ido pasando tu producto.
En gran medida, este proceso también está estrechamente relacionado con la gestión de la calidad. Pues se busca obtener un producto que se ajuste a un estándar de calidad acorde con unas necesidades.
El proceso de gestión de la configuración en Prince2
En este proceso debes realizar una serie de tareas que permitan cubrir todos los aspectos técnicos, planes, detalles de la verificación de calidad y autorizaciones correspondientes.
- Registra los componentes que se necesitan para construir el producto.
- Almacena las descripciones de los productos.
- Aporta información sobre el estado de cada producto.
- Asegura que los productos intermedios se están desarrollando en la secuencia adecuada.
- Controla el acceso y los cambios de los componentes que ya se ha dado como finalizados.
- Identifica cada una de las versiones de los productos, tanto intermedios como final.
En definitiva, debes llevar un control de que el desarrollo de los productos intermedios se realiza tal y como se especifica. Te aseguras que se sigue un protocolo secuencial correcto. Y registras toda la información relacionada con las especificaciones y los cambios que puedan sufrir.
Problemas de la gestión de la configuración en Prince2
Desgraciadamente este proceso acarrea ciertas dificultades. En gran medida están relacionadas con la dimensión y tecnificación del proyecto y de la empresa.
Por una parte, el coste puede resultar relativamente elevado. Las personas a quienes encargues esta labor deben estar debidamente formadas. Además, puede ser necesario utilizar un software que facilite la labor, lo que también deriva en un gasto. La necesidad de este software se hace patente cuando las especificaciones técnicas son complejas.
En este sentido, otro problema proviene del nivel de definición de los productos. Si los productos se definen a muy bajo nivel, es decir con un alto grado de detalle, los responsables de la configuración se pueden ver desbordados. Es por esto por lo que un software se hace totalmente necesario.
En cambio, si el grado de detalle de la definición de los productos es bajo, la información puede ser muy imprecisa. La descripción a alto nivel de los productos puede ser la causa de que aparezcan alteraciones no esperadas.
Conclusión
La gestión de la configuración en Prince2 permite llevar un control del cumplimiento del nivel de calidad esperado en el producto. Además facilita la interpretación de los cambios aprobados. Tiene especial importancia cuando trabajas con productos en los que las especificaciones técnicas sean complejas.
“Vivir es sentir sin amargura todas las edades, hasta que llega la muerte”.
María Casares