La ejecución del proyecto es el desarrollo de las actividades que permiten alcanzar los objetivos previstos en el Acta de Constitución del proceso. En otras palabras se trata de realizar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos esperados por los responsables de la empresa y que han descrito en los procesos de iniciación.
La gestión de la ejecución es la labor fundamental del responsable del proyecto y consiste en llevar a la práctica lo que ha proyectado en el Plan de Gestión del Proyecto.
¿Qué acciones se incluyen en la gestión de la ejecución del proyecto?
Lógicamente dependerá del proyecto. Las acciones específicas estarán en función de la complejidad, del sector, del tipo de proyecto, incluso del tipo de gestión.
Un responsable de proyectos tendrá de formar los grupos de trabajo y proveerlos de los recursos necesarios. Si nos encontramos en un caso de gestión mixta, parte de estos recursos se destinarán a subcontratar servicios. En esta situación el responsable deberá seleccionar las empresas proveedoras. Se encargará de negociar con ellas y, tras alcanzar un acuerdo, firmará los contratos correspondientes.
Tendrá la obligación de controlar los resultados obtenidos en cada fase del proyecto, validando los productos intermedios de acuerdo con las especificaciones solicitadas. En el supuesto de que el resultado de una fase no cumpla con lo exigible, el responsable deberá aplicar las acciones correctivas necesarias para que se alcancen los requisitos esperados. En algún caso puede requerir una mayor provisión de fondos para esa fase, o la implantación de una tecnología adecuada, quizá sea necesaria la sustitución del personal destinado a ese grupo de trabajo, o ampliar el plazo de entrega. En cualquier caso estas acciones correctivas dependerán del proyecto y del criterio del gestor.
Control de riesgos en la gestión del proyecto
Una de las acciones en la gestión de proyectos a la que no se le suele prestar atención y, en mi opinión, es esencial es el control de riesgos. Las acciones preventivas que evitan consecuencias negativas suelen acarrear un coste, en dinero o tiempo. Estas acciones sólo se valoran de una manera positiva cuando se echan en falta.
Estoy hablando de un número inmenso de posibles acciones y, decidir cuáles son necesarias dependerá mucho del tipo de proyecto. Las más evidentes son las medidas de seguridad, que es obligatorio tomar a todos los niveles: seguridad en el trabajo, con el medio ambiente… Pero también podemos incurrir en otro tipo de riesgos. Por ejemplo, a nivel económico hay riesgos financieros que tener en cuenta. En el caso de negocios con otros países fuera de nuestro entorno, hay riesgo de tipo de cambio. En caso de gestión externa o mixta, existe el riesgo de incumplimiento de contrato por parte de terceros. Podemos enfrentarnos al riesgo de obsolescencia tecnológica.
Conclusión
La gestión de la ejecución del proyecto engloba las acciones que debe llevar a cabo el responsable para la puesta en práctica del Plan de Gestión del proyecto. Debe asegurarse del cumplimiento en cada fase de los objetivos previstos y de establecer las acciones preventivas necesarias para evitas efectos negativos en el proyecto.
“Si los hombres han nacido con dos ojos, dos orejas y una sola lengua es porque se debe escuchar y mirar dos veces antes de hablar”.
Madame de Sevigné