El menú de gestión de proyectos en MeisterTask es la forma de gestionar las opciones para administrarlos. En este post te cuento lo que puedes hacer.
Como cualquier software de gestión de proyectos, MeisterTask dispone de opciones para realizar la administración de tus proyectos.
Gestión de proyectos en MeisterTask
En el panel de tus proyectos, junto a su nombre verás el icono (i), para su gestión, te lo mencioné en el artículo sobre la creación de proyectos. Si pinchas sobre él se despliega el menú de gestión.
Puede resultar confuso que en el escritorio de MeisterTask, encontrarás el mismo icono junto a su nombre. Sin embargo, ese se corresponde con la primera opción de este menú, que abre la ventana de Propiedades de proyectos en MeisterTask.
Otras opciones de gestión de proyectos en MeisterTask
El apartado Cambiar el fondo funciona igual que el del escritorio. Dispones de colores, imágenes ofrecidas por el sistema y la posibilidad de utilizar tus fotos.
Si necesitas invitar a personas al proyecto, puedes hacerlo desde el siguiente enlace. Su funcionamiento es el mismo que te encontraste al crear el proyecto. En el siguiente post te hablaré de los roles en el proyecto.
Las dos siguientes opciones te permiten acceder a tareas archivadas y eliminadas. Al pinchar sobre cualquiera de esos enlaces se abre una ventana con un funcionamiento muy similar al de la búsqueda de tareas del panel Kanban del proyecto. Además de poder buscar por el nombre puedes aplicar una serie de filtros:
- Alcance. Por defecto, aparece seleccionada la opción correspondiente al tipo de tarea correspondiente al enlace que hayas utilizado (archivadas o eliminadas). No obstante, lo puedes modificar, tienes la opción de elegir cualquiera de esos dos tipos de tareas, que estén activas, o no discriminar e incluir todas las tareas en la búsqueda.
- Proyecto. Verás que está seleccionado el proyecto en el que te encuentras, pero puedes modificarlo para la que búsqueda incluya a otros proyectos.
- Asignado a. Te permite filtrar por las tareas asignadas a una persona.
- Fecha límite. Puedes elegir entre varias opciones para filtrar los resultados, de acuerdo con la fecha prevista de finalización.
- Etiqueta. El último filtro te permite mostrar sólo las tareas que contengan la etiqueta que hayas seleccionado.
Más opciones de gestión de proyectos en MeisterTask
El último apartado del menú de gestión es «…Más«. A través de él llegas a un submenú con varias opciones, probablemente de uso menos frecuente, pero sí muy importantes.
Duplicar
En muchas ocasiones diriges proyectos similares. Esta opción te permite reutilizar, a modo de plantilla, el contenido de algún proyecto previo. Cuando pinchas sobre este enlace se abre una nueva ventana. En ella puedes determinar qué aspectos de ese caso anterior quieres trasladar al nuevo.
En primer lugar puedes indicar el nombre del nuevo proyecto y su descripción.
El segundo bloque de opciones se refiere a la estructura del proyecto. Tienes la posibilidad de replicar la apariencia, las etiquetas, las tareas, las listas, los archivos y los campos personalizados. Más delante te hablaré de cómo funciona cada uno de estos elementos.
Si se repiten los miembros que participan en el proyecto, puedes evitar la gestión de invitarlos manualmente gracias al siguiente bloque. Ahí definirás qué partícipes de acuerdo con sus roles quieres incluir en el nuevo proyecto.
Incluso, puedes replicar las automatizaciones del proyecto anterior (otro tema del que te hablaré en otro artículo).
Archivar
Este es el paso habitual que darás cuando un proyecto se haya concluido. Esta acción no elimina el proyecto, simplemente lo oculta. Se trata de que una vez finalizado deje de estar visible para que te puedas centrar en los proyectos activos.
Puedes acceder a los proyectos archivados desde el apartado Proyectos de la barra lateral del escritorio de MeisterTask.
Imprimir
El sistema te permite imprimir tus proyectos. Al pinchar en este enlace se abrirá una ventana en la que podrás ver una vista previa de la impresión y donde tienes la posibilidad de definir las opciones de impresión habituales.
Exportar como CSV
Igual que puedes importar proyectos los puedes exportar. MeisterTask genera un archivo CSV (separado por comas) con el contenido de tu proyecto. Al acceder a esta opción se despliega una ventana en la que puedes excluir, o no, cierto contenido alternativo (etiquetas, campos, listas de control y comentarios). Además, puedes incluir las tareas que hayas archivado.
Tras pinchar en el botón Exportar, recibirás una notificación indicando que se está preparando el archivo. Tras lo cual, te llegará otra notificación en la que verás un botón sobre el que tienes que hacer clic para indicar dónde deseas guardarlo.
Ten en cuenta que el estado de las tareas viene referenciado con un código: 1 para las activas, 2 para las completadas y 18 para las archivadas.
Exportar registro del tiempo
Ésta es otra funcionalidad de la que te hablaré más adelante. La idea es que un usuario puede registrar el tiempo que dedica a cada tarea. Todos esos datos también se pueden exportar. Dispones de dos opciones: en formato Harvest y toda la información. En ambos casos el resultado es un archivo CSV, pero Harvest es menos completo.
Conclusiones
La gestión de proyectos en MeisterTask te permite realizar una serie de acciones administrativas sobre tus proyectos. Conocer estas funcionalidades es fundamental para un manejo adecuado de la herramienta.
«Habla con reposo, pero no de manera que parezca que te escuchas a ti mismo; que toda afectación es mala».
Miguel de Cervantes Saavedra