La gestión de riesgos en Prince2 es el mecanismo para evitar o reducir múltiples efectos negativos en tu proyecto. No lo dudes, este proceso es vital. En este post te explico cómo es el proceso que debes realizar para llevar a cabo una gestión de riesgos adecuada.
A la hora de enfrentarte a riesgos en Prince2 tendrás que pasar por dos fases: el análisis y la gestión de los riesgos. Aunque determinados conceptos son habituales en cualquier metodología, hay aspectos en la gestión que son propios de Prince2.
Análisis en la gestión de riesgos en Prince2
Identificación de los riesgos
El primer paso del proceso de análisis es la identificación de los riesgos. Debes incluir en el registro de riesgos aquellos riesgos potenciales que hayas detectado. No se trata de que valores la probabilidad de que se produzcan, eso te podría llevar a descartar anticipadamente alguno.
Evaluación de los riesgos
A continuación sí es el momento de realizar la evaluación de esos riesgos. Analiza la probabilidad de que ocurra cada uno de ellos y el impacto que tendrían en el proyecto. Tienes que valorar qué efecto tendrían en relación con el tiempo, la calidad y los costes.
En algunos casos, por ejemplo los riesgos con impacto económico, se pueden evaluar de forma numérica. Sin embargo, otros sólo se pueden evaluar de forma subjetiva. Por esta razón se aplica una valoración de alto, medio o bajo.
También debes estudiar el momento en el que se pueden producir esos riesgos. Esto te permitirá decidir cuál es el momento de tomar medidas.
Toda la información resultante de la evaluación también ha de incluirse en el registro de riesgos.
Valoración de respuestas ante los riesgos
Con todos los datos obtenidos hasta ahora tienes que valorar las posibles respuestas frente a cada riesgo. Estas son las opciones que debes considerar. Y ten en cuenta que puedes aplicar más de una a cada riesgo.
- Prevención. Toma medidas para eliminar el riesgo o su impacto en el proyecto.
- Reducción. Aplica medidas de control que minimicen la probabilidad de que se produzca la amenaza o su impacto.
- Transferencia. Utiliza cláusulas para desplazar el efecto del riesgo. Es el caso de pólizas de seguro o cláusulas en contratos.
- Aceptación. Puedes tolerar el riesgo si no hay posibilidad de evitarlo a un coste razonable.
- Contingencia: Son las acciones que se deben tomar en caso de que ocurra el riesgo.
Selección de opciones para tratar los riesgos
Finalmente selecciona las acciones e implementa la gestión de riesgos. Ten en cuenta que las medidas a tomar deben ser consecuentes con la dimensión del riesgo. No tiene sentido actuar contra un riesgo leve con medidas que conlleven un elevado gasto económico, en tiempo o dedicación.
Gestión de riesgos en Prince2
Planificación y asignación de recursos
La implementación de la gestión de riesgos en Prince2, como en cualquier otra metodología, implica la dedicación de ciertos recursos. Además, debes realizar una planificación de las tareas asociadas a dicha gestión. En concreto debes tener en cuenta estos puntos.
- Identifica qué tipo y cantidad de recursos son requeridos para llevar a cabo la gestión.
- Desarrolla un plan de acción para la gestión de los riesgos.
- Obtén la aprobación por parte de los equipos de gestión de la puesta en marcha del proceso de gestión de riesgos.
Todo esto implica una modificación de los parámetros del proyecto. En concreto, por suponer una alteración en la planificación y una dedicación de recursos extra para la gestión.
Monitorización y generación de informes
Es imprescindible que haya una supervisión de las amenazas que puedan afectar al proyecto. Para lo cual, es conveniente que realices con cierta frecuencia determinadas acciones.
- Verifica que la ejecución de las acciones planificadas están obteniendo los resultados deseados.
- Busca cualquier signo temprano de alarma que indique que se está desarrollando un nuevo riesgo. Cualquier nuevo riesgo se debe incluir en el proceso.
- Analiza las tendencias. La idea es que gracias al conocimiento del entorno obtengas la capacidad para predecir riesgos u oportunidades potenciales.
- Verifica que la gestión de riesgos, se está aplicando efectivamente.
Proceso de gestión de riesgos en Prince2
Para realizar la gestión de riesgos en Prince2 debes aplicar todos estos pasos teniendo en cuenta el proceso cíclico propio de esta metodología. En resumen, en el cambio de una etapa a otra del proyecto se debe realizar un control de los riesgos.
Puede bastar con trasladar todo el conocimiento de dichos riesgos. Sin embargo, en otras ocasiones en el análisis pueden aparecer cambios. Algunos riesgos pueden variar en su valoración, pueden aparecer riesgos nuevos y otros anularse.
La planificación, debido a lo anterior, puede verse afectada y el presupuesto alterado.
Conclusión
La gestión de riesgos en Prince2 establece unas pautas no muy alejadas de las que debes llevar en otras metodologías. No obstante, éstas deben estar adaptadas al ritmo de trabajo y a la organización de tu proyecto en Prince2.
“La maldad de los hombres ha sido siempre más ingeniosa que previsora la sabiduría de los legisladores”.
Madame de Verzure