Como colofón a la serie de post sobre riesgos en la gestión de proyectos quiero comentar el papel del responsable en la gestión de riesgos en proyectos. El director del proyecto, desde las fases iniciales hasta la finalización del proyecto, se va a enfrentar constantemente a situaciones con determinado grado de incertidumbre. Su labor en cada uno de estos casos será saber cómo actuar.
La gestión de riesgos del responsable del proyecto
En muchas ocasiones la mejor manera de reducir el riesgo es realizar una buena gestión del proyecto. Una planificación competente minimiza la incertidumbre en relación con los plazos de ejecución y los resultados. Una comunicación apropiada con los miembros de su equipo proporciona implicación por parte de estos y evita conflictos internos. La contratación de empresas externas con acuerdos adecuados a las necesidades traslada el riesgo a esas empresas.
Ante los riesgos que son inevitables, una identificación rápida aumenta el tiempo disponible para actuar sobre el riesgo. Cuanto más tiempo haya para actuar contra el riesgo las medidas que se tomen serán más eficaces.
El siguiente paso del responsable del proyecto en la gestión de riesgos es medir y analizar el efecto que puede tener una situación en caso de que se produzca. Debe tener en cuenta las posibilidades que hay de que un riesgo existente se traduzca en una situación perjudicial para el proyecto. Y en caso de que ocurra cuál es el grado de perjuicio. Valorando estos aspectos el responsable del proyecto debe tomar decisiones.
Actuación ante los riesgos
Ante riesgos con una probabilidad de que sucedan insignificante y un impacto en el proyecto mínimo, generalmente no merece la pena actuar. Simplemente se acepta el riesgo.
Sin embargo, ante riesgos con una probabilidad de que ocurran elevada pero un impacto mínimo la situación cambia. El responsable del proyecto debe comparar costes. Por un lado, valorará el coste en caso de que suceda la situación de riesgo y por otro el coste de paliar dichos efectos. Valiéndose de esta comparativa el responsable decidirá si merece la pena actuar o no.
Por otro lado, puede encontrarse con riesgos con una probabilidad de que ocurran elevada y el impacto en el proyecto también es elevado. En este caso el responsable debe actuar para eliminar o minimizar la situación de riesgos.
Y por último, el riesgo puede tener una probabilidad de que suceda baja pero un impacto en el proyecto elevado. El responsable se enfrenta a una situación peligrosa. Resulta tentador no hacer nada, asumir que lo más posible es que no se produzca y no dedicar recursos a eliminarlo. Sin embargo, en el caso de que ocurra la repercusión sobre el proyecto puede ser muy perjudicial. Desde mi punto de vista, lo más adecuado es hacer un seguimiento permanente. Eso implica analizar continuamente las dos variables, probabilidad de que ocurra e impacto. En paralelo, debemos tener previsto un plan de acción rápido para actuar en caso de que suceda para minimizar el efecto en nuestro proyecto.
Variabilidad de los riesgos
Hay que tener en cuenta siempre que los riesgos evolucionan. Con esto quiero decir que, a lo largo del tiempo estas dos variables, probabilidad e impacto, pueden modificarse. Tanto una como otra pueden aumentar o disminuir según cambien las condiciones que rodean al proyecto.
“La fama es un efluvio; la popularidad, un accidente; las riquezas efímeras. Sólo una cosa perdura: el carácter”.
Horace Greely