La gestión de tareas te permite realizar el mantenimiento de tus «TO-DOS» de manera que tengas todo organizado. Hoy te explico sus secretos.
La gestión de tareas con Google Tasks
Una organización adecuada de tus tareas es algo obligatorio si quieres optimizar tu productividad. En este sentido, las listas de Google Tasks te ayudarán a distribuir cada una de ellas en el contexto correspondiente. Depende de ti y de tus necesidades crear la estructura de listas adecuada.
Orden en la gestión tareas
Las tareas dentro de las listas se muestran en una columna. A medida que añadas tareas a una lista, éstas se agregarán al final. Probablemente este orden no sea el más adecuado. Tasks te permite reordenar las tareas según tus preferencias.
El menú de opciones se encuentra situado a la derecha del botón para añadir tareas. Sólo tienes que pinchar en el icono con tres puntos para desplegarlo.
El primer bloque de opciones te permite definir el orden de las tareas. Por defecto, el sistema tiene predefinido «Mi orden» como ajuste de organización. Es decir, según hayas creado las tareas se visualizarán en la lista, salvo que decidas moverlas. La alternativa es por «Fecha». En este caso, el sistema agrupa las tareas en bloques por cada día.
Debes tener en cuenta dos cosas. Si una tarea, a su vez, incluye varias subtareas la opción «Mi orden» mantiene las subtareas como parte de ella. En cambio, si ordenas por «Fecha» cada subtarea se situará en el bloque de tareas de la fecha para la cual está planificada.
Por otra parte, la organización de tareas es una característica propia de cada lista. De esta manera, puedes asignar el método de ordenación que prefieras para cada lista, y no estás obligado a un sistema único para todas.
Mover tareas
Cabe la posibilidad de que el orden en que se muestran las tareas en una lista no sea el que te resulta más apropiado para tus necesidades, pero tampoco te resulta útil un orden por «Fecha». En este caso, puedes alterar el orden inicial de las tareas dentro de una lista. Para ello, con la opción «Mi orden» seleccionada, basta con que pinches y arrastres cada tarea a la posición que consideres adecuada.
Debes recordar que las subtareas de una tarea se muestran debajo de estas y tabuladas hacia la derecha. En ese caso, si mueves una tarea a una posición situada entre varias subtareas de otra convertirás esa tarea en una subtarea de la segunda.
Quizá, lo que necesites es mover una tarea de una lista a otra. Para ello, en la edición de la tarea cuentas con el desplegable de la lista en la que quieres que se ubique. No tienes más que seleccionar otra para que desaparezca de la actual y la encontrarás en la nueva.
También debes tener en consideración varias cosas. Si mueves una tarea con subtareas entre dos listas, las subtareas acompañarán a su tarea madre a la nueva lista. Sin embargo, si mueves una subtarea de una lista a otra sólo se mueve ella. Pero, además, adquiere nivel de tarea. Si devuelves esa tarea a su lista original no se incorpora como subtarea de la que fue su tarea madre. Continúa teniendo nivel de tarea.
Gestión de tareas completadas
Tanto las tareas como las subtareas presentan a la izquierda de su nombre un círculo sobre el que debes pinchar cuando des por finalizada una tarea. Esto tiene dos efectos simultáneos.
La tarea desaparece de la vista y se posiciona en el apartado de «Completadas», que está situado en la zona inferior de la barra de Google Tasks. Entre paréntesis verás la referencia de las tareas incluidas entre las completadas. Y el desplegable te permitirá visualizar cuáles son.
Sobre una tarea completada puedes realizar dos acciones. Si pinchas sobre el tic ubicado a su derecha harás que deje de estar completada y volverá al apartado de pendientes. Si haces clic en el icono del cubo de basura situado a su derecha la eliminas definitivamente. Tienes la posibilidad de eliminar todas las tareas completadas de la lista a través del menú de opciones.
El otro efecto de marcar una tarea como completada es que en Google Calendar se visualizará su tarjeta con un tono menos intenso que las pendientes y el texto quedará tachado.
Gestión de listas
Las opciones con las listas son muy limitadas. En el menú de opciones tienes la posibilidad de modificar el nombre de la lista en que te encuentras. Otra funcionalidad es la de eliminar una lista. Eso sí, ten presente que al eliminar una lista borrarás todo su contenido, es decir, las tareas que contenga.
Convertir recordatorios en tareas
Muchas veces resulta preferible trabajar con tareas que con recordatorios. Aunque en ambos elementos tiene su reflejo en Calendar, la gestión de tareas es más funcional que la de los recordatorios.
Esto lo consigues con la última funcionalidad del menú de opciones: «Copiar los recordatorios a Tasks». En la zona inferior del área de trabajo de Tasks se muestra un apartado en el que puedes elegir la lista en la que quieres volcar los recordatorios. Además, tienes la posibilidad de eliminarlos tras haberlos copiado. Así evitas que se duplique el elemento, una vez como recordatorio y otra como tarea.
De nuevo, debes tener en cuenta un par de aspectos. Por un lado, si mueves recordatorios a tareas los mueves todos. No puedes seleccionar cuáles mueves y cuáles no. Por otro lado, no puedes distribuirlo por varias listas. Todos se ubicarán en la misma lista.
Conclusiones
Dentro de ciertas limitaciones, la gestión de tareas con Google Tasks te permite llevar una organización que te ayuda a ser más productivo y eficiente.
«El tiempo no es sino el espacio entre nuestros recuerdos».
Enrique Federico Amiel