La gestión de tareas en TeamGantt te permite definir alguno de sus aspectos clave directamente en el diagrama. Te explico cómo puedes hacerlo.
Gestión de tareas en TeamGantt. La planificación
De nada sirve un diagrama de Gantt si no puedes definir cuándo se debe ejecutar una tarea. El sistema que te ofrece TeamGantt es deliciosamente sencillo de manejar.
Para las tareas que aún no tienen planificación sólo tienes que acercar el cursor del ratón a las fechas en las que quieres que se ejecuten. Pincha sobre la fecha de inicio y arrastra hasta la de finalización en la fila de la tarea. Al hacerlo, se dibujará una barra de color a lo largo de ese periodo.
Ya tienes representada tu tarea en el diagrama. Si le acercas el puntero del ratón verás que aparecen un buen número de iconos a su alrededor. Algunos ya los conoces. El de los tres puntos despliega el menú que te permite añadir elementos, duplicarlo o eliminarlo. El que tiene forma de lápiz te da acceso a la edición del elemento. Otros ya los veremos más adelante.
Ahora quiero que te fijes en cómo cambia de forma el puntero dependiendo de dónde lo sitúes. Dentro de la barra de color el puntero adopta la forma de cuatro flechas. En este estado, si pinchas sobre la tarea puedes desplazarla a derecha o izquierda modificando las fechas de inicio y fin pero manteniendo la duración.
Si acercas el puntero a uno de los extremos de la barra de la tarea éste cambia de forma. Ahora presenta dos flechas que apuntan a lados opuestos. Si pinchas y arrastras podrás modificar la fecha correspondiente. Así, aumentarás o disminuirás la duración de la tarea.
Si recuerdas, en la pantalla de edición de tareas había una serie de campos destinados a la planificación. Esos campos y la representación en el diagrama son un reflejo. Si modificas un dato en esa pantalla se actualizará el diagrama y viceversa.
Dependencias en la gestión de tareas en TeamGantt
Un aspecto fundamental en la planificación de un proyecto es la relación de dependencia entre tareas. Es decir, en qué medida una tarea está condicionada por otra para llevarse a cabo.
Lamento decir que la gestión de dependencias en TeamGantt es bastante pobre. La única opción que contempla es que una tarea depende de que su predecesora haya concluido para poder iniciarse. Es decir, el modelo «Fin a Inicio»; la tarea B no puede comenzar hasta que la A haya finalizado. Además, no se puede establecer un margen de tiempo entre una y otra.
Herramientas como Smartsheet, MS Project o GanttProject ofrecen una funcionalidad mucho más completa para la gestión de dependencias.
En cualquier caso, en TeamGantt el sistema es muy sencillo. Basta con que te sitúes en uno de los puntos situados delante o detrás de una de las tareas y arrastres hasta el punto correspondiente de otra. Recuerda que siempre se debe cumplir el modelo «Fin a inicio».
En el diagrama se dibujará una línea que enlaza el final de la tarea anterior con el inicio de la posterior.
Debes tener en cuenta varios aspectos:
- Pueden existir dependencias múltiples. Es decir, tanto el inicio como el final de una tarea pueden estar enlazados con más de una tarea.
- Si al realizar el enlace, o posteriormente, porque alguna tarea cambie de fechas, se incumple ese modelo del que te hablaba, la línea de dependencia pasa a mostrarse de color rojo.
- Y, finalmente, si quieres eliminar una dependencia debes pinchar en el punto de inicio o finalización. Al hacerlo se abre una ventana en la que se indican las relaciones de entrada o salida de la tarea. Puedes borrar esa dependencia pinchado sobre su enlace.
Otras opciones de la gestión de tareas en TeamGantt
El color de las tareas te permite organizarlas por tipologías según tus necesidades. Otro de los iconos que aparecen a la derecha de la barra de la tarea muestra un cuadro del color de la tarea. Si pinchas sobre él se despliega un selector de colores para que elijas el que quieres asignarle. Esto mismo lo puedes hacer desde la ventana de edición de tareas, pero así es más rápido.
Ocurre lo mismo con el registro del progreso. Puedes hacerlo en la edición, pero seguro que te resulta más cómodo indicar el porcentaje de avance en la tabla situada en la zona izquierda. Verás que a medida que el porcentaje de progreso de una tarea aumenta, su barra de color adquiere un tono más oscuro desde la izquierda proporcionalmente con el porcentaje. Lo mismo ocurre en la ventana de edición. La franja superior de color se va oscureciendo desde la izquierda.
Muchas veces necesitas aplicar cambios a más de una tarea a la vez. TeamGantt te permite seleccionar varios elementos pulsando Ctrl y pinchando sobre ellos. También puedes pulsar Mayúsculas y pinchar sobre el primero y el último para seleccionar todos los incluidos en ese rango. Una vez hecho eso, puedes efectuar la modificación que quieras para que les afecte a todos.
TeamGantt te permite de manera muy sencilla reordenar elementos. Si sitúas el cursor del ratón sobre un elemento verás que a la izquierda de su nombre se muestra un icono con dos triángulos uno apuntando hacia arriba y otro hacia abajo. Sólo tienes que pinchar sobre él y arrastrar para desplazar el elemento hasta la posición deseada.
Lo que la gestión de tareas en TeamGantt no puede hacer
No puedes crear tareas que presenten espacios libres. Es decir, una tarea debe tener una fecha de inicio y otra de fin sin huecos entre medias. Un caso similar es el de las tareas recurrentes. No puedes definir una tarea que se repite, por ejemplo, cinco lunes. Deberías crear cinco tareas diferentes que se ejecuten en cada uno de esos lunes.
Conclusiones
En gran medida, la gestión de tareas en TeamGantt es muy sencilla e intuitiva y permite acciones rápidas. Sin embargo, tiene dos aspectos claramente mejorables. Uno es el de las dependencias y otro el de las tareas recurrentes.
«La soledad es el imperio de la conciencia».
Gustavo Adolfo Bécquer