Cuando hablamos del alcance del proyecto nos referimos al producto o servicio establecido como objetivo a alcanzar en el proyecto. En consecuencia, se trata de algo que debemos tener presente a lo largo de todas las etapas del proyecto.
El alcance del proyecto en los procesos
El alcance del proyecto queda definido en los procesos de iniciación. En ese momento los responsables de la empresa desarrollan el Acta de Constitución y definen el alcance. El siguiente paso ocurre en los procesos de planificación. Es cuando se elabora un plan con el objetivo marcado por el Enunciado de Alcance del Proyecto. En los procesos de ejecución se tratan de alcanzar productos intermedios definidos en la EDT (luego vemos qué es). A lo largo de todo el proyecto los procesos de seguimiento verifican que la ejecución va acorde con lo planificado. Y finalmente los procesos de cierre certifican que se ha logrado alcanzar el objetivo previsto.
La Estructura de Desglose de Trabajo
Antes de seguir con este tema vamos a ver qué es esto. Para poder hacer un control de la evolución de la ejecución del proyecto resulta más sencillo establecer objetivos intermedios. La consecución de estos pasos debe garantizar que al finalizar el proyecto se alcanzará el objetivo global.
Veamos un ejemplo. Si tenemos un proyecto para implantar una red telefónica en una oficina nos planteamos una EDT con varios subproductos. Por un lado, tendremos que tender un cableado por el edificio desde el centro de comunicaciones hasta cada puesto de trabajo. Por otro, habrá que instalar la centralita y los terminales en cada puesto. Un tercer objetivo intermedio es la programación de la centralita de acuerdo con las necesidades de la oficina. Y por último, queda formar a los usuarios. Alcanzar cada uno de estos subproductos asegura alcanzar el objetivo del proyecto.
Gestión del alcance del proyecto
Como hemos visto esta gestión abarca todo el ciclo de vida del proyecto.
En un primer momento se debe crear un plan de alcance del proyecto. Este plan será en el que los responsables se basan para llevar a cabo la gestión del alcance del proyecto. Consta de cuatro apartados fundamentales.
- Definición: Lógicamente, un primer paso es desarrollar el enunciado. Conviene detallar lo más posible las características que debe tener el producto o servicio final.
- Crear EDT: Ya sabemos lo que es la estructura de desglose de trabajo. Como hemos visto, resulta útil subdividir el objetivo en diferentes subproductos para facilitar el manejo del proyecto.
- Verificación: A lo largo de la ejecución del proyecto los responsables de la empresa verificarán el cumplimiento de las expectativas de cada fase.
- Control: Como parte del control de cambios en el proyecto. Los responsables deben estar preparados para ejecutar cambios en el alcance del proyecto.
Resulta esencial que la gestión del alcance del proyecto se integre perfectamente en los distintos procesos del proyecto.
“La ciencia es el gran antídoto contra el veneno del entusiasmo y la superstición”.
Adam Smith