La Gestión Externa de Proyectos es la alternativa a la gestión interna, de la que ya hemos hablado. Próximamente veremos la posibilidad de una gestión mixta.
Externalización por inexperiencia
Es habitual el uso de gestores externos en los casos que por inexperiencia de los miembros de la empresa no se atrevan con la puesta en marcha de los proyectos. En estos casos se busca un agente que se encargue de llevar a cabo toda la gestión. Se trata de consultoras especializadas en la Gestión Externa de Proyectos, ya sean de carácter general o específicas de determinados sectores. Es lógico que para un proyecto industrial de un nivel de complejidad elevado se busque un equipo de gestión especializado en ese sector.
Relación contractual
La vinculación entre la empresa y el gestor del proyecto se concreta con un contrato. En función de ese contrato tanto el gestor como los demás miembros del equipo de gestión acuerdan actuar en nombre y representación de la empresa. Por la naturaleza de este contrato el proceso de gestión externa del proyecto debe llevarse a cabo con el objetivo de cumplir las metas propuestas en el proyecto.
Flexibilidad y no interferencias
El uso de gestión externa implica que no se produce una intromisión en los distintos departamentos de la empresa. El equipo de gestión trabaja al margen del personal de la empresa con lo que no interfiere en el trabajo rutinario de cada departamento. Cuando hablamos de los retos de la gestión os expliqué esos problemas que surgen en los departamentos cuando tienen que dedicar personal a otros proyectos. De esta manera se evitan estos inconvenientes.
Además, esta relación externa ofrece a la empresa la flexibilidad de contratación que no da la interna. En función de sus necesidades y de sus posibilidades la empresa puede contratar esta gestión. De esta manera no tendrá personal en plantilla dedicado a estas funciones.
Problemas de comunicación en la Gestión Externa de Proyectos
La gestión externa de proyectos es, por definición, un sistema de gestión que arrastra dificultad de comunicación entre la empresa y el equipo gestor. Al tratarse de dos entidades distintas la comunicación y el entendimiento son problemáticos. Por esta razón se requiere un trabajo extra para que ambas partes se puedan transmitir de manera correcta sus necesidades, requerimientos, dificultades, etc.
Búsqueda de distintos objetivos
El objetivo final del gestor del proyecto no es que el proyecto alcance su objetivo. Seamos claros, que el proyecto llegue a buen fin es un medio para que la consultora cobre sus honorarios. Este es, realmente, el verdadero objetivo del gestor. Podemos decir que, ya sea por lealtad o por interés profesional, siempre, un gestor interno buscará el mismo objetivo que la organización. Mientras que uno externo tiende a desviarse hacia el objetivo económico de la consultora. Esto lo quiero dejar claro, no estoy diciendo que actúe contra la empresa, sino que los objetivos difieren un poco.
“La función esencial de la adulación es alabar a las personas por las cualidades que no tienen”.
Gilbert Keith Chesterton