La Gestión Mixta de Proyectos es, obviamente, una mezcla entre las Gestiones Interna y Externa. Podemos decir que disfruta de lo mejor de ambos mundos.
La adaptabilidad de la Gestión Mixta de Proyectos
Mientras que las gestiones interna y externa que se basan en grupos de trabajo para el proyecto pertenecientes a la organización, la primera, y totalmente ajenos a ella, la segunda, la gestión mixta utiliza tanto personal interno como externo para el desarrollo del proyecto.
Este escenario nos da una flexibilidad absoluta. Nos permite recurrir a aquellos servicios externos en ámbitos en los que, por inexperiencia o desconocimiento, la empresa no se ve capacitada para intervenir. Aprovecha los recursos propios en áreas en las que sí está especializada.
Reducción de las interferencias con los departamentos de la empresa
Las injerencias por parte del equipo de gestión del proyecto en los departamentos de la empresa se reducirán. La empresa puede externalizar los servicios que no puedan ser atendidos por personal interno. Esto mejora la relación entre los responsables de departamentos y el jefe del proyecto.
Imaginemos una cadena de restaurante que quiere poner en marcha un servicio de entrega en domicilio. Prepara una página web en la que los clientes efectúan sus pedidos. Sería ilógico que personal del departamento de sala o de cocina se encarguen de preparar la página. Lo normal es que si no tienen personal cualificado externalicen este servicio para que una empresa informática cree su web. Sin embargo el departamento de cocina sí tiene el personal adecuado para la preparación de los productos que se van a vender a domicilio. La empresa se puede plantar externalizar el reparto a través de una empresa de mensajería, contratar nuevo personal para esas funciones o utilizar personal interno. Dependerá de la disponibilidad de personal adecuado y la capacidad económica que tenga la empresa.
Contratación ajustada a las necesidades
En relación con lo anterior, los contratos que se van a llevar a cabo con los agentes externos se limitarán a las áreas que lo requieran. Mientras que en la gestión externa se firmaba un único contrato con el equipo gestor, ahora habrá distintos contratos específicos. En ambos casos es esencial realizar una gestión de adquisiciones adecuada.
Siguiendo con el ejemplo, habrá que firmar un contrato con la empresa de mensajería estableciendo las condiciones de entrega y conservación del producto.
Mejoras en la comunicación y en la búsqueda de objetivos
Ya lo he dicho antes: la Gestión Mixta de Proyectos ofrece lo mejor de los dos mundos. Un jefe de proyecto interno puede coordinar la comunicación de manera que la interlocución tanto con los servicios externos como con los distintos departamentos de la empresa sea fluida.
La búsqueda de objetivos comunes es mucho más factible en estos casos. Ya he comentado la falta de interferencias con los departamentos de la empresa, por lo que los responsables de estos estarán más abiertos a colaborar con la consecución de estos objetivos. Por otra parte, el jefe del proyecto puede dirigir a los servicios externos hacia el propósito del proyecto. Algo más difícil de conseguir si la gestión es totalmente externa.
“El secreto de la felicidad no está en hacer siempre lo que se quiere, sino en querer siempre lo que se hace”.
León Tolstói