A lo largo de los últimos post te he hablado de la importancia de informar a los interesados en el proyecto. Gestionar a los interesados implica realizar la comunicación adecuada a cada uno de los interesados en el momento oportuno y de la manera correcta.
Realizar esta gestión es bastante más complicado de lo que parece. Hoy te quiero ofrecer una ayuda que te facilite esta labor.
Qué implica gestionar a los interesados
Sé que desde que comencé a hablarte de la comunicación en tu proyecto he repetido que debes hacer llegar a cada interesado la información que le corresponde. Muchas veces interpretamos que tenemos que informar a cada uno sólo de aquello que le atañe. Y nada más que de eso. Gran error.
Integración
Generalmente, los interesados tienen expectativas de conocimiento del proyecto en el que trabajan que van más allá de su ámbito de acción. En otras palabras, todos queremos saber más de lo que teóricamente nos corresponde.
La comunicación en la gestión de proyectos debe ser una aliada para hacer que el equipo de trabajo esté unido. Si repartes la información con cuentagotas. Si sólo transmites a cada uno lo que le afecta, estarás generando un grupo de individuos aislados. De esta manera conseguirás que tu equipo pierda esa fuerza que le da la unidad.
Eficacia
Por otra parte, el hecho de que todos los miembros del equipo conozcan la situación del proyecto ayuda a mejorar la gestión. Se evitan malos entendidos, duplicidad de tareas, descoordinación entre los integrantes del equipo…
Mi sugerencia es que compartas toda la información relevante con todos los miembros del equipo. Ya vimos que en la metodología Scrum se apuesta por la transparencia. Se trata de un ejemplo de la eficacia que se obtiene gracias a la comunicación.
Coherencia
No me malinterpretes, no digo que lo cuentes todo a todos. Hay información técnica que no sirve de nada que la transmitas a miembros del equipo que no la van a comprender. Otra información puede ser confidencial y no deberás compartirla con quien no esté autorizado a conocerla. Obviamente no vas a dar explicaciones de la forma de trabajar a externos al equipo de trabajo.
Y sé que está mal decirlo. Pero, no vas a hablar a tu cliente de los problemas que hayan podido surgir en la ejecución del proyecto.
En definitiva, debes gestionar a los interesados de manera que con la comunicación se sientan integrados en el equipo y a la vez suficientemente informados para alcanzar un máximo de eficacia.
Gestionar a los interesados, y también la comunicación
Ya conoces todos los medios de comunicación que hoy en día tenemos disponibles. En términos generales, no se puede decir que haya uno mejor que otro. Lo importante es utilizar aquel medio de comunicación adecuado en cada momento.
Si envías un informe semanal a los interesados en el proyecto puedes hacerlo por mail. No creo que sea necesario organizar una reunión cada viernes para explicar el informe. Sin embargo, si se requiere introducir algún cambio en el proyecto sí que puede ser necesaria esa reunión con los interesados. Entablar una discusión entre 4 o 5 personas por mail suele resultar interminable y poco productiva.
Si tus clientes fijan una entrevista contigo lo más probable es que se trate de una reunión formal. En cambio, si cada día hablas con tu equipo sobre el desarrollo del proyecto seguramente lo puedes hacer mientras tomáis un café.
Conclusión
Como parte del proceso de comunicación, gestionar a los interesados es algo fundamental. Hacerlo bien te permitirá mejorar la sinergia entre los miembros del equipo y favorecerá la eficacia en el trabajo.
“Daría con gusto una mitad de la ciencia que me sobra por adquirir una pequeña parte de la experiencia que me falta”.
Juan de Flores