A lo largo de la ejecución del proyecto, tú como responsable del mismo tienes que gestionar el equipo. En estos últimos posts hemos tratado los procesos relacionados con el equipo del proyecto. Todo lo anterior sirve para establecer las bases de la estructura y funcionamiento del grupo de trabajo en la ejecución del proyecto. Ahora te toca llevar todo eso a la práctica.
Como director del proyecto tú eres el capitán del equipo y tienes la responsabilidad de actuar como tal. Y te aseguro que no es fácil. Vamos a ver a qué te vas a enfrentar.
Gestionar el equipo es una labor diaria
Cada día a lo largo del ciclo de vida del proyecto vas a tener que gestionar el equipo. Hacerlo bien o mal puede suponer el éxito o el fracaso en la consecución del objetivo del proyecto.
En esa gestión debes realizar un control del rendimiento de los miembros del equipo. A través de ese control podrás valorar si cumplen las expectativas puestas en ellos. De este seguimiento obtendrás la información suficiente para tomar decisiones importantes.
Supón que observas que un miembro del grupo no acaba a tiempo una tarea que tiene encomendada. Tal vez, se haya planteado mal la planificación de esa tarea y se requiere una reestructuración de la asignación de tareas. Quizá ese trabajador no esté cualificado para llevar a cabo su labor y necesita una formación específica (o, debe ser sustituido). Puede que hayan surgido imprevistos. En definitiva, tu función en esta situación es tomar las medidas adecuadas.
Desgraciadamente, pueden surgir roces y polémicas entre distintos miembros del equipo. Gestionar el equipo implica mediar en estos casos y resolver los problemas antes de que vayan a más.
La comunicación con el equipo forma parte de esa gestión. Mantener al equipo informado de la evolución del proyecto, siempre en la medida que corresponda a cada uno, ayuda a la cohesión del grupo.
La gestión del equipo en varios niveles
Siempre hablo de que la responsabilidad de la gestión del equipo recae en el director del proyecto. En un proyecto formado por un grupo reducido esto se debe llevar al pie de la letra. Sin embargo, en un proyecto en el que participan quinientas personas es inviable que el responsable controle a cada uno de los miembros del equipo.
En estas circunstancias se establecen varios niveles. Aunque el director sigue siendo el máximo responsable, el trato con los subordinados y el control de estos recae de manera jerárquica en los jefes de departamento. En este sentido es esencial que tú, como director del proyecto, tengas plena confianza en los responsables de cada área.
Tú guía para llevar a cabo la gestión
En los procesos previos a la gestión del equipo has estado realizando esa labor que ahora es tu guía.
Al hacer el plan de RRHH elaboraste una serie de documentos que sirven para la organización de tu equipo. A través del organigrama y de la asignación de roles cada miembro del equipo está situado en la estructura del proyecto. Ahora tienes que comprobar que se está cumpliendo ese plan. Pero no olvides que tal vez, al ponerlo en práctica puedes ver carencias y, lo oportuno, puede ser que lo modifiques.
En el momento de realizar la selección del equipo tenías unas expectativas que pueden no haberse cumplido. Si a lo largo de la ejecución del proyecto necesitas sustituir a algún miembro debes adaptar esa búsqueda de la persona adecuada a las necesidades reales.
Conviene realizar periódicamente informes de rendimiento de los miembros del equipo. Todas las decisiones que tomes en este sentido deben estar bien fundadas. Con estos informes podrás identificar la productividad, dedicación, efectividad… de cada uno.
Los informes que elabores, deberán adaptarse a la naturaleza del proyecto. No es equiparable un informe en el que se supervise el trabajo de un programador con otro que analice la productividad de un electricista. Eso sí, en cualquiera de los casos debes tener en cuenta todos los elementos posibles que pueden haber afectado al resultado. Si un programador no ha acabado la programación de un módulo a tiempo porque el cliente, un día antes de terminar, ha cambiado las especificaciones, debes poder incluirlo en el informe.
Conclusión
Gestionar el equipo del proyecto es la función que tendrás que realizar día a día a lo largo de la ejecución del proyecto. Esa labor implica una supervisión para comprobar si se cumple o no la planificación. Lo siguiente es actuar en consecuencia, tomando las medidas oportunas y/o haciendo los cambios adecuados en la planificación.
Y ya sabes, tú eres el capitán del equipo, actúa como un verdadero capitán.
“La constancia es la virtud por la que todas las obras dan su fruto”.
Arturo Graf