No te sorprendas, hoy voy a hablarte de Google Keep. ¿Qué tiene que ver con gestión de proyectos? Bueno, directamente no podemos decir que es una aplicación creada para esto, pero podrás sacarle mucha utilidad.
¿En qué consiste Google Keep?
Como habrás notado, se trata de una aplicación de Google. Por lo tanto, habrás deducido varias cosas:
Primero, es gratis, casi todas las aplicaciones de Google lo son.
Segundo, para utilizarla sólo necesitas tener una cuenta en Google.
Tercero, trabaja en la nube, es decir, puedes acceder a ella desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Cuarto, te proporciona una total facilidad para compartir el contenido.
Sí, ¿pero qué es Google Keep?
Básicamente es una aplicación para hacer listas, notas y recordatorios. Vale, reconozco que no parece muy espectacular. De hecho no lo es. Sin embargo, puede resultar muy útil.
He dedicado bastantes posts a hablar sobre otras herramientas de gestión de proyectos mucho más específicas para este tema. Hasta ahora hemos visto Trello, Smartsheet y Gantter. Todas infinitamente más completas y complejas de Google Keep. Y si utilizas cualquiera de ellas, ¿por qué ibas a utilizar esta? Seguramente no lo harás. Si necesitas una lista de tareas cualquiera de las otras ofrece muchas más opciones y ventajas.
Pero, ¿y si no las utilizas? ¿y si tu proyecto funciona sin estas herramientas? Google Keep te proporciona de una manera sencilla, cómoda y funcional la solución a muchos pequeños problemas.
La conectividad de Google Keep
De nuevo, se trata de una aplicación de Google. Eso significa que se trata de una página web a la que puedes acceder desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Pero no sólo eso, tienes una extensión de Chrome que puedes instalar en tu navegador. Además tienes la opción de instalarla como una aplicación de Chrome. Estas tres opciones vienen a ser más o menos lo mismo. Pero es que además, tienes la app que puedes instalar en tu Tablet, en tu smartphone, incluso vincularla con tu smartwatch.
En definitiva, la tienes disponible en cualquier lugar y a cualquier hora. Sólo tienes que utilizar el dispositivo que tengas más a mano.
Compartir listas, notas y recordatorios
Exacto, todo esto que puedes hacer con la aplicación lo puedes compartir con otros usuarios. Recuerdas, hace tiempo cuando comenzamos a hablar de las aplicaciones que se utilizaban para la gestión de proyectos, te comenté que había aplicaciones propias de gestión. También te dije que otras, que no son específicas de gestión de proyectos resultan de gran utilidad. En un post te hablé de las aplicaciones de comunicación, y aunque entonces no mencioné Google Keep, creo que se merece un reconocimiento.
Te pongo ejemplos. Gracias a esta herramienta puedes compartir con los miembros del equipo que corresponda la lista de tareas de su departamento. Puedes crear recordatorios para que aquellos implicados recuerden una reunión y conozcan los puntos a tratar. Simplemente tienes que acceder a tu aplicación en el teléfono y añadir un elemento a una lista. Automáticamente esa lista se actualizará en las aplicaciones de aquellos con quienes la compartes. Puedes darle infinidad de usos, está en tus manos y en tu imaginación exprimir al máximo sus posibilidades.
Conclusión
Google Keep te proporciona de una manera sencilla, gratuita y manejable la posibilidad de compartir información con tu equipo. El uso que le des a las listas, o cómo gestiones los recordatorios depende de ti. Pero no dudes que si no tienes otra herramienta ésta puede ser tu salvación.
“El amor no tiene cura, pero es la única medicina para todos los males”.
Leonard Cohen