Sí, por fin, llegamos al último grupo de procesos. Son los Procesos de Cierre. Este grupo de procesos son los que se encargan de dar por finalizados los elementos de un proyecto.
Ya hemos visto cómo los anteriores grupos de procesos, incluidos en los procesos de dirección, se encargan de la previsión estratégica, de la planificación del proyecto, de su ejecución y de la supervisión. Estos cuatro grupos de procesos forman un bucle de trabajo de manera que se pueden repetir sucesivamente. Ya sea porque los responsables de la estrategia en la Evaluación del Alcance del Proyecto consideren que no cumple con las previsiones, o crean que estas deben variar. O porque el responsable del proyecto, en los procesos de supervisión y control, valore como no aceptable el resultado obtenido en un subproducto o en una fase del proyecto. En cualquiera de estos casos se debe replantear la planificación y la ejecución se verá afectada.
Ruptura del bucle por los Procesos de Cierre
Efectivamente, son los procesos de cierre los que rompen este ciclo. Y lo pueden hacer de dos maneras radicalmente diferentes.
Imaginemos el caso de un proyecto de desarrollo de software de gestión. Tenemos un grupo de trabajo que se encarga del diseño de la marca y de crear los estilos para trasladarlos a la aplicación y a la página web. A lo largo de la ejecución el responsable del proyecto comprueba la evolución y finalmente supervisa el producto final. Si el resultado del diseño supera la supervisión el jefe del proyecto valida ese proceso. Es decir, da por cerrada esa fase de la producción aprobando el resultado.
Pongamos un ejemplo absolutamente distinto. Una empresa química propone el desarrollo de un producto de limpieza para maquinaria industrial. A lo largo de la evolución del proyecto el Ministerio de Sanidad aprueba una normativa que prohíbe el uso de una sustancia química que forma parte esencial del producto. En este caso, los responsables estratégicos de la empresa ejecutan el cierre del proyecto por considerarlo inviable.
Digamos que un caso el cierre es “positivo” mientras que otro es “negativo”.
Tipos de procesos de cierre
Si nos fijamos en el momento o la relevancia del cierre, tenemos que tener claro que los procesos de cierre se efectúan no sólo para validar o cerrar un proyecto. También hay procesos de cierre por cada fase del proyecto, por cada subproducto terminado, por cada subproyecto, etc.
Si nos centramos en el tipo de gestión. Recordad cuando hablamos de la gestión interna, externa y mixta. Un cierre con un proveedor externo implica un cierre de un contrato de acuerdo con las condiciones de este. Esto puede afectar en gestión externa al proyecto en su totalidad o a una fase del mismo, si se trata de una gestión mixta. En el caso de que se trate de una fase realizada por un grupo de trabajo interno se establece formalmente la finalización de esa fase.
Conclusión
Los procesos de cierre permiten la validación de cada fase del proyecto, cada subproducto o incluso el proyecto en sí.
“Después de todo ¿qué es la moda? Desde el punto de vista artístico una forma de fealdad tan intolerable que nos vemos obligados a cambiarla cada seis meses”.
Oscar Wilde