Los procesos de iniciación están al margen del proyecto
Tendríamos que considerar que los procesos de iniciación están fuera del ámbito del proyecto en sí. Básicamente se trata de la organización y documentación formal que autoriza la puesta en marcha del proyecto y se engloba dentro de los procesos de dirección.
Serán los responsables de la organización, o los directores del portafolio o del programa del que vaya a ser dependiente el proyecto quienes pongan en práctica los procesos de iniciación. Serán ellos los que valoren la relevancia del desarrollo del proyecto dentro de la estrategia de gestión de la empresa.
Acta de Constitución del Proyecto
El Acta de Constitución del Proyecto se trata de un documento que da luz verde a la ejecución del proyecto. Los responsables estratégicos de la compañía analizan las necesidades que tiene la empresa. Esto les lleva a fijar unos objetivos que el proyecto debe alcanzar. Establecen unos plazos para alcanzar esos objetivos. Proveen al proyecto de unos recursos materiales, humanos y económicos para llevarlo a cabo. Y seleccionan y nombran al director del proyecto como máximo responsable.
Supongamos una compañía automovilística en la que los responsables del desarrollo estratégico consideran necesario cubrir un segmento del mercado. Se plantean poner en marcha un proyecto de fabricación de un tipo de coche determinado. Tras analizar el mercado estiman unos objetivos de ventas determinado para lo cual nombran a un responsable del proyecto, lo proveen de recursos y fijan un plazo para el cumplimiento del mismo.
Evaluación del Alcance del Proyecto
Basándose en el Acta de Constitución, el proceso de Evaluación de Alcance del Proyecto establece los requisitos para que se cumplan los objetivos preliminares. Analiza cada producto intermedio y valora si cumple con un mínimo aceptable para la calidad exigida y que se cumplan los plazos de entrega.
En el caso que estamos viendo, la evaluación del alcance del proyecto parte de la necesidad de cubrir un segmento del mercado con un modelo de vehículo. Pero establece unos estándares de calidad mínimos exigibles. El motor debe tener unas características de potencia y consumo acordes con el tipo de coche. Los acabados deben alcanzar una calidad determinada. Fija unas medidas de seguridad concretas… A lo largo de la ejecución del proyecto evalúa cada producto intermedio que formará parte del vehículo final y valora si está a la altura de lo esperado. Esta evaluación implicará la aprobación o no del resultado. Y en este caso la revisión del proceso correspondiente.
Procesos repetitivos a lo largo del proyecto
En proyectos complejos estos procesos iniciales se repiten regularmente validando el proyecto, reorientándolo o cancelándolo según se estén cumpliendo o no los parámetros esperados.
“Nunca debe el hombre lamentarse de los tiempos en que vive, pues esto no le servirá de nada. En cambio, en su poder está siempre mejorarlos”.
Thomas Carlyle