Los procesos de planificación son aquellos que permiten al responsable del proyecto organizar el desarrollo del mismo y le facilitan alcanzar los objetivos previstos. Éstos forman parte de los procesos de dirección.
El plan de gestión del proyecto
El director del proyecto debe elaborar un plan de gestión del proyecto. En él estarán identificados y definidos los objetivos a alcanzar, se especificarán los recursos con los que cuenta y en él quedará constancia de la planificación de las actividades que llevarán a la consecución del proyecto. Para confeccionarlo debe recabar información de multitud de fuentes.
A partir de lo que le hayan transmitido los responsables de la empresa debe identificar las necesidades que han llevado a considerar la necesidad de poner en marcha el proyecto y qué objetivos se persiguen.
De acuerdo con los medios con los que cuente debe involucrar a todos aquellos que puedan tener influencia en la realización del proyecto. Éstos tienen conocimientos y experiencia que son importantes para la elaboración del plan de gestión del proyecto. Una buena coordinación de todos los responsables de equipos permitirá un diseño del diagrama de Gantt eficaz y una elaboración del presupuesto del proyecto realista.
Te explico el proceso. Pongamos como ejemplo una empresa de fabricación de automóviles. El equipo de planificación estratégica decide el desarrollo de un coche que cubra un segmento determinado. Comienza con los Procesos de Iniciación hasta dejar el proyecto en manos del director del proyecto. Éste obtiene de los primeros la información que le orienta al tipo de coche de que se trata, del coste asumible por la empresa y de los recursos con los que cuenta. Hecho esto se organiza con todos los responsables de departamento implicados para desarrollar una acción coordinada. El resultado de esto es el diagrama de Gantt en el que se especifican todas las acciones de cada grupo de trabajo y los plazos de las mismas.
El resultado debe estar en línea con las expectativas de los responsables de la empresa.
Bucles de los procesos de planificación
A lo largo del ciclo de vida del proyecto se recaba información por multitud de vías tanto internas como externas.
Ya sea por la supervisión del propio responsable del proyecto o por las acciones de evaluación que a lo largo de la ejecución del proyecto llevan a cabo los responsables estratégicos de la empresa, se pueden producir situaciones en las que se requieran revisiones de la planificación.
A nivel externo pueden surgir factores que lleven al replanteamiento de los objetivos o necesidades del proyecto.
En cualquiera de estos casos los procesos de planificación se deben actualizar para ajustarse con más precisión de acuerdo con esos replanteamientos.
Volvemos al ejemplo anterior. A lo largo del proceso de diseño del vehículo el responsable del proyecto no está conforme con alguno de los subproductos de alguno de los grupos de trabajo. Digamos que la calidad de la suspensión no está a la altura del coche. El responsable del proyecto ordena un rediseño de la suspensión ajustándose a unos niveles mínimos. Esta situación exige volver a estudiar la planificación ya que los plazos de entrega de esa pieza afecta a los diseñadores del chasis.
A nivel externo puede ocurrir algo parecido. Si la competencia saca un vehículo similar con un equipo de sonido más avanzado, los responsables de planificación pueden exigir modificar la planificación para incorporar un equipo de audio similar al de la competencia.
En ambos casos se producen reiteraciones de los procesos de planificación a raíz de nueva información.
“La lectura es una conversación con los hombres más ilustres de los siglos pasados”.
René Descartes