Aplicar GTD en la gestión de proyectos es hacer uso de una metodología que busca la eficacia. En este post te explico cómo aprovechar sus ventajas.
Es primordial que quede clara la diferencia entre los proyectos en GTD, que describe David Allen, y esos con los que puedes trabajar en gestión de proyectos. Hoy me refiero a estos últimos. Porque sí, no debes desaprovechar la oportunidad de utilizar GTD en la gestión de proyectos.
GTD en la gestión de proyectos. ¿Uso profesional o personal?
A estas alturas ya sabes que Getting Things Done es una metodología para liberar tu mente de estrés. Trata de extraer todo aquello que satura tu cabeza y lo vuelca en un sistema de gestión. De esta manera, te facilita el control de todos los elementos a los que debes prestar atención.
Según esto, ¿qué debes tipo de elementos debes depositar en ese sistema? ¿aquello que tenga carácter personal o lo profesional? La respuesta es obvia, desde mi punto de vista: todo aquello que puedas trasladar al sistema te supondrá un alivio y te hará ganar en eficacia. Por consiguiente, tanto si se trata de tareas personales, como de cuestiones profesionales, inclúyelas en tu sistema.
La siguiente cuestión sería: ¿debes juntar todo en un solo sistema o es preferible utilizar dos? En mi opinión, de nuevo sólo hay una opción posible. Utiliza un único sistema para todo, ya sea profesional o personal. Sería bastante confuso manejar dos métodos de control de tareas. Prácticamente implicaría duplicar el trabajo.
¿Hacerlo así no resultaría más confuso aún? No. Si no utilizas un sistema como GTD, el único espacio en el que conservarías registro de todas tus tareas sería tu cabeza y sólo tienes una. En consecuencia, utiliza un solo sistema. Esto no quiere decir que no mantengas un orden. Las herramientas de que dispones cuentan con carpetas, etiquetas, contextos, etc. Aprovecha cada una de las opciones de clasificación que tengas a mano para mantener ordenadas todas tus acciones.
De esta manera podrás gestionar tus proyectos, personales y profesionales, desde un mismo lugar. Pero, a la vez, podrás filtrar cuáles son de un tipo y cuáles de otro.
GTD en la gestión de proyectos en equipo
Getting Things Done es un sistema de productividad personal. Como tal no se aplica a equipos de trabajo. Sin embargo, hay conceptos de esta metodología que resultan altamente beneficiosos al adaptarlos a tu equipo de trabajo.
Una gran ventaja que aportan las herramientas de gestión es que puedes compartir determinada información con tu equipo. La posibilidad de que todo el equipo implicado en un proyecto tenga accesibilidad al proyecto en tu herramienta sólo genera ventajas.
En primer lugar, el hecho de implantar una metodología como esta genera sensación de mayor pertenencia al equipo. Todos conocen sus tareas y las de los demás y se interesan por ellas. De esta manera, son conscientes de la implicación de su trabajo en el resultado final. Así, se busca cumplir con el trabajo diario con el objetivo de alcanzar el éxito en el proyecto.
Estas herramientas facilitan la comunicación de forma perfecta. El flujo de trabajo es más eficaz cuando puedes trasladar la información apropiada en el momento adecuado. Un fallo de gestión consiste en utilizar medios de comunicación alternativos en los que incluir la información y la documentación pertinente. Los programas de gestión facilitan este mecanismo con sus sistemas de mensajería y de asociación de documentación a las tareas.
Utilizar GTD en la gestión de proyectos se materializa en la planificación. Realizar una planificación de las tareas del proyecto no deja de ser el proceso de organizar en GTD los elementos recopilados. Evidentemente se traslada a un nivel superior ya que afecta al equipo. No obstante, se trata de agendar de manera correcta las tareas, ubicarlas en listas y en contextos.
¿Recuerdas Smartsheet, Asana o Workep? Son sólo algunos ejemplos de herramientas que te permiten realizar todas estas acciones.
La perspectiva de GTD en la gestión de proyectos
Es evidente que a nivel profesional aplicar los seis niveles de la perspectiva en GTD es fundamental. La estrategia que quieras seguir para tu empresa o para ti, como profesional, debe subir al avión de David Allen.
- Acciones. Pista de aterrizaje. Son las tareas diarias en tu trabajo o en la gestión de la empresa.
- Proyectos. 3.000 metros. Son los elementos compuestos por varias acciones. También situados en el corto plazo.
- Áreas de enfoque y responsabilidad. 6.000 metros. De nuevo a corto plazo. Incluye proyectos a completar en el año actual.
La perspectiva de GTD en la gestión de proyectos - Metas y objetivos. 9.000 metros. Entras en el largo plazo. Aquí debes plantearte la estrategia empresarial para un periodo hasta tres años. Es importante que estas metas y objetivos se alineen con tu visión.
- Visión. 12.000 metros. La estrategia tiene más peso aún. Te hablo de hasta cinco años. Debes plantearte no sólo los proyectos, también los programas y el portafolio de la empresa.
- Propósito y principios. 15.000 metros o más. Delimitan los valores que definen la empresa y que la filosofía que la mueve.
Matices del GTD en la gestión de proyectos
En mi opinión, no hay duda. Debes aplicar GTD tanto a nivel personal como profesional. Sin embargo, no siempre puedes hacerlo de una manera totalmente ortodoxa. Adapta el sistema a tus necesidades.
El uso de GTD en la gestión de proyectos es viable, y recomendable, gracias a esas herramientas que facilitan la gestión. Lo ideal sería que utilizaras una única herramienta para tus cuestiones personales y profesionales. Sin embargo, no siempre se puede. En ocasiones, la empresa para la que trabajas utiliza un software determinado que no se adapta a tus necesidades personales. En este caso, trata de vincular ambos sistemas para que puedas realizar una gestión lo más sencilla posible.
Sea como sea, lo que no debes hacer es prescindir de una metodología como esta que lleva la eficiencia a un nivel superior.
“El nacionalismo es una enfermedad infantil. Es el sarampión de la humanidad”.
Albert Einstein