Al hacer Crashing en tus proyectos hay detalles que debes tener presentes en todo momento para evitar problemas. Te explico cuáles son.
Hacer Crasing en tus proyectos
A modo de resumen del post anterior te recuerdo lo que es el Crashing.
Ésta es una técnica que se utiliza para reducir el plazo de ejecución de los proyectos. Consiste en aplicar una mayor cantidad de recursos a ciertas tareas para que al acortar su duración reduzcan la del proyecto.
El proceso consiste en determinar qué recursos son necesarios incrementar para cada tarea, su coste y cuánto será el ahorro de tiempo. A partir de este punto sólo tienes que elegir sobre qué tareas vas a aplicar esos recursos extra.
En definitiva, se trata de actuar sobre el triángulo coste-tiempo-calidad. De las tres variables: el tiempo, el coste y la calidad, esta técnica actúa directamente sobre dos de ellas.
Hasta aquí todo parece bastante sencillo. Sin embargo, hay una serie de factores clave que tienes que considerar antes de tomar tu decisión.
1. Análisis coste-tiempo
El proceso de hacer crashing te dirige a realizar un estudio de la reducción del tiempo frente al coste que supone conseguirlo en cada caso. Es decir, para cada tarea.
Ese análisis te indicará cuál es la tarea que ofrece una mejor relación. De manera que optarás por la que te permita alcanzar la mayor reducción de tiempo con el mínimo coste. En otras palabras, la que te permita minimizar la duración del proyecto en relación con el gasto asumible.
En mi opinión, puede ser preferible incurrir en un coste que no sea eficiente pero acelerar el proyecto lo máximo posible. ¿Y qué consigues con esto? Ser el primero en una campaña estacional, llegar el antes que la competencia a los clientes en un proceso de venta, causar una gran imagen al cliente para el que desarrollas el proyecto.
2. Actúa sobre la ruta crítica
Para entender eso puedes ver el ejemplo de la imagen.
Como ya sabes, la ruta crítica es la secuencia de tareas de mayor extensión que determina el plazo de ejecución de un proyecto. De poco sirve que reduzcas el tiempo de ejecución de tareas que están fuera de la ruta crítica. Éstas no tienen influencia en la duración del proyecto.
Puedes hacer Crashing sobre la tarea C. Reducirás en una semana su plazo de ejecución con un coste de 30. Sin embargo, el proyecto mantendrá su extensión temporal.
3. Los efectos sobre las tareas
Es muy importante que tengas en cuenta cómo afecta el proceso de hacer Crashing a las tareas de tu proyecto.
El resultado puede ser que alguna tarea se salga de la ruta crítica al reducir su duración. Pero es especialmente importante que tengas en cuenta que otra que no estaba inicialmente entre. Esto puede crear alteraciones en la ruta crítica que alarguen la duración del proyecto, o al menos no se reduzca en la medida que tenías previsto.
Es el caso de las tareas A y B. Puedes actuar sobre la tarea A recortando su duración en una semana. Sin embargo, el efecto que se habrá producido es que la tarea A sale de la ruta crítica y entra la B. Además, la duración del proyecto no se habrá minorado en una semana si no tan solo en tres días.
4. La ley de Brooks
Al hacer Crashing debes tener en cuenta la ley de Brooks en relación con la incorporación de recursos. Según esta ley no siempre agregar recursos a una tarea permite acortar su duración. Puede ser que incluso se produzca un retraso mayor aún.
Es fácil de entender. Al incorporar un miembro de tu equipo a la realización de una tarea estarás acortando su duración. Esto es debido a que su colaboración ayuda a acelerar el trabajo. Puedes asignar otro y ocurrirá lo mismo. Sin embargo, llegará un momento en el que un nuevo miembro, más que ayudar, lo que hará es estorbar y atrasar la ejecución de la tarea.
5. La dificultad de hacer Crashing
A medida que aplicas esta técnica en un proyecto se integran cada vez más tareas a la ruta crítica. Esto provoca que crezca la dificultad y el coste de reducir la duración del proyecto.
Bonus: ayuda al hacer Crashing
No todo son problemas. Afortunadamente, a día de hoy cuentas con herramientas que te facilitan el trabajo. Puedes utilizar aplicaciones que te mostrarán los efectos de las distintas opciones a la hora de hacer Crashing en la planificación de tus proyectos. La toma de decisiones será más sencilla y tú más eficiente.
Conclusiones
Hacer Crashing en tus proyectos es algo que más que habitual se vuelve, en muchas ocasiones, obligatorio. El proceso de aplicar esta técnica es relativamente sencillo, pero debes tener en cuenta ciertas consideraciones para evitar errores graves.
«Entre el Gobierno que hace el mal y el pueblo que lo consiente, hay cierta solidaridad vergonzosa».
Victor Hugo