En este post vamos a aprender utilizar una hoja de proyecto en Smartsheet. Verás que este tipo de hojas representa un avance en relación con las hojas en blanco que ya conoces. La ventaja de la hoja de proyecto en Smartsheet es que ya incluye la representación del diagrama de Gantt. Te dejo este enlace para recordar en qué consiste y cómo utilizar el Diagrama de Gantt en Gestión de Proyectos.
Trabajar con una hoja de proyecto en Smartsheet
La forma de trabajo es similar a lo que conoces en relación con las hojas en blanco. La particularidad que te ofrece la tabla de una hoja de proyecto en Smartsheet es que ya vienen predefinidas una serie de columnas. Estas columnas son necesarias para la estructura del diagrama de Gantt. Veamos cuáles son y cómo funcionan.
Duración, Inicio, Finalizar
Estas tres columnas representan el tiempo que planificamos para tu tarea y están relacionadas entre sí. Duración es una columna especial en la que deberás introducir el tiempo que se dedicará a cada tarea. Inicio y Finalizar son columnas tipo fecha.
En la columna Duración puedes indicar el dato en diferentes formatos, aunque por defecto toma como unidad los días. Pero si introduces 3sem, Smartsheet entiende que la duración es de tres semanas. Para indicar que son seis horas basta con poner 6h. Cincuenta minutos son 50m. Incluso interpreta 300s, como trescientos segundos. También te permite combinar varias unidades, 3h 30m son tres horas y media.
Si introduces el dato de duración y de inicio Smartsheet calcula la fecha de finalización. Si introduces las fechas de inicio y fin, Smartsheet calcula la duración. Y sí, tiene en cuenta los fines de semana. En la configuración de la cuenta puedes establecer los días laborables a nivel general. En la configuración del proyecto tienes la posibilidad de hacerlo a nivel de un proyecto en concreto.
Predecesoras
Esta es una columna clave en el desarrollo de un diagrama de Gantt. Con ella establecerás la relación que pueda existir entre tareas. Es decir, hasta que la tarea A no finalice no se puede comenzar con la B. Esta explicación es muy simple, Smartsheet nos da más opciones. Te explico.
Al pinchar sobre una celda de esta columna veras a la derecha el icono de un lápiz, pinchando en él entras en una venta para gestionar la relación entre tareas. Aquí tienes que introducir tres datos. El nombre o número de la fila de la tarea de la que depende aquella en la que nos encontramos. Puedes introducir el número y Smartsheet localiza el nombre, o hacerlo al revés. Después está la relación de dependencia. Aquí tienes cuatro opciones: que la tarea comience cuando finalice la predecesora, que finalice cuando empiece la predecesora, que se inicien al mismo tiempo o que finalicen a la vez. Por último tienes el retraso, es decir, el desfase en días entre una y otra. Es interesante que Smartsheet nos permita fijar tantas predecesoras como necesites. Te dejo un pantallazo y te lo explico.
Un ejemplo
Supón que tienes tres tareas y quieres establecer las predecesoras de la nº dos. En este caso la relación con la nº uno es en función del final de ésta para que comience la dos. Y fíjate, he establecido un desfase negativo de menos diez días. Es decir, la tarea dos puede empezar a ejecutarse diez días antes de que finalice la tarea uno. Sin embargo, no es la única dependencia. La tarea nº 2 también está relacionada con la nº tres. En este caso la relación es que el inicio de la tarea dos depende del inicio de la tres y tiene que hacerlo con dos días de retraso.
Como puedes ver el retraso de ambas predecesoras no coincide con una fecha de inicio para la tarea dos. Smartsheet establece que la más restrictiva, en este caso la nº tres, fuerza la fecha de inicio de la dos.
Ten en cuenta que esta estructura de predecesoras que condicionan tareas es lo que crea la estructura temporal del diagrama de Gantt y, por tanto, de tu proyecto. Imagina lo complicado que resulta ajustar todos estos cambios de fechas de manera manual.
% Completo
Con esta columna podrás establecer la evolución de la tarea. Se trata de una columna de uso manual pero con efectos en la representación gráfica en el diagrama de Gantt. Al añadir un dato en una tarea verás en la barra horizontal del cronograma una marca de otro color proporcional al porcentaje introducido. Esto te servirá de referencia para conocer el avance del trabajo.
Otras columnas
El resto de columnas de la hoja de proyecto en Smartsheet ya las conoces. Por un lado tienes el Nombre de tarea, se trata de la columna primaria (ya te expliqué sus particularidades en el post sobre la hoja en blanco). Otra columna es Asignado a que te recuerdo que se utiliza para la gestión de recursos. Después puedes ver el Estado con un desplegable de tres opciones: Sin iniciar, En proceso y Completo. La última columna es una columna de Comentarios.
Pero esto no tiene por qué ser el final… No tienes más que repasar lo que puedes hacer en una hoja en blanco. Aquí tienes la posibilidad de aplicar todo aquello. Smartsheet te permite añadir las columnas que requiera el proyecto y utilizar todas las funcionalidades que vimos en los artículos sobre el cuadro de botones de una hoja en Smartsheet, las herramientas o los formularios.
El diagrama de Gantt en una hoja de proyecto en Smartsheet
Ya has visto que en la zona derecha tienes la representación gráfica de lo que has ido plasmando en la hoja del proyecto. Aunque por esto no debes pensar que no puedes interactuar con el diagrama. Te cuento qué tienes aquí.
Modificaciones en el diagrama
Antes que nada te aviso, cuidado con esto. Puedes modificar la gráfica arrastrando los bordes de las barras de las tareas. De esta manera atrasarás o adelantarás las fechas de inicio o fin de una tarea. El problema es que haciendo esto puede que estés rompiendo las condiciones de dependencia con sus predecesoras.
Editar la configuración del proyecto
Se trata del botón con forma de rueda dentada que puedes observar en la zona superior izquierda del diagrama. Ya te he contado algo de esta ventana. Tienes tres apartados:
- Configuración de dependencia: Aquí estableces las columnas clave en el proyecto: las fechas de inicio y fin, la duración, la de predecesoras y la de porcentaje de completado. También puedes fijar los días laborables específicos para este proyecto.
- Visualización de la escala de tiempo: Te permite indicar una serie de aspectos relativos a la estructura del calendario de nuestro diagrama.
- Administración de recursos: Ya lo vimos en el post sobre los recursos en Smartsheet. Aquí podrás indicar la columna que representa la dedicación de un usuario a una tarea.
A continuación de este botón verás dos que tienen la función de zoom, para alejar y acercar la vista del diagrama. El siguiente botón te lleva directamente a una vista de recursos del proyecto.
Mostrar ruta clave
Con este botón puedes identificar la ruta clave de tu proyecto. Marcará en rojo las tareas importantes de la ruta clave.
En un proyecto complejo podrás ver que hay ciertas tareas que por su relevancia son las que marcan la trayectoria temporal del proyecto. Esto viene establecido, además, por la dependencia de unas con sus predecesoras. En paralelo a estas tareas puede haber otras de menor importancia que quedan fuera de la ruta clave.
Smartsheet identifica estas tareas que forman la ruta clave y es en las que debes prestar una mayor atención en su ejecución.
Conclusión
Una hoja de proyecto en Smartsheet es una herramienta sensacional para controlar las tareas en una ubicación temporal y las dependencias de unas con otras. Resulta ser un sistema de lo más eficaz para ayudarte a establecer los plazos de ejecución en la planificación de un proyecto.
“Obrar es fácil, pensar es difícil, obrar según se piensa aún es más difícil”.
Johann Wolfgang von Goethe