En este post vamos a ver cómo funciona una hoja Kanban en Smartsheet. Antes que nada te explico de qué se trata. Si recuerdas la serie de artículos sobre Trello verás que es el mismo sistema de trabajo. Se trata de asociar tareas a tarjetas. Esas tarjetas contienen la información relativa a esa tarea.
Conviene tener en cuenta que ahora veremos cómo crear una hoja Kanban y trabajar con ella. Sin embargo, puedes acceder a esta vista desde otras hojas de Smartsheet o importar datos de Excel, de Hojas de Google, de Microsoft Project o de Trello. Smartsheet interpreta estos contenidos perfectamente.
Veamos cómo funciona una hoja Kanban en Smartsheet
Ya sabes cómo crear una hoja, si tienes dudas consulta el post de Inicio en Smartsheet. Al acceder a una hoja Kanban nueva verás el área de trabajo que ya conoces pero con ciertas diferencias.
En el bloque de botones en la zona izquierda puedes apreciar que el número de opciones se ha reducido bastante. Obviamente tienes disponibles aquellos que son aplicables al tipo de hoja con el que estás trabajando en este momento. Fundamentalmente han desaparecido los botones de formato.
Sin embargo, es en la zona principal donde verás la diferencia más importante. En lugar de encontrarnos con esa especie de hoja de cálculo de las hojas en blanco y de proyecto tienes un panel dividido en varias columnas.
Los carriles de una hoja Kanban en Smartsheet
Smartsheet llama a estas columnas carriles y representan los distintos estados en los que pueden encontrarse las distintas tareas. Por defecto te muestra cinco posibilidades, pero te da la posibilidad de añadir más si lo necesitas, hasta cincuenta. Esto te da margen para organizar tu hoja según las necesidades que requiera tu proyecto.
La idea es que las tarjetas que crees vayan pasando de un carril a otro a medida que evoluciona su estado. Por otra parte, siempre puedes utilizar un criterio distinto para darle un uso alternativo a este tipo de hojas. Podrías establecer un carril por departamento y dejar en cada carril las tareas de ese departamento. O crear una tarjeta por cada producto de nuestra tienda y asociar cada carril a una sección de tu catálogo. Estos son unos ejemplos, cada uno puede darle el uso más apropiado a sus necesidades.
El manejo de los carriles es muy sencillo. En la zona superior verás el nombre del carril junto a un número entre paréntesis que te indica la cantidad de tarjetas que contiene ese carril. El nombre del carril se puede modificar haciendo doble clic sobre él. Bajo el nombre tenemos un enlace para añadir las tarjetas. Y en la zona superior derecha, si pasas el puntero del ratón por encima, verás una flecha. Con ella puedes encoger o ampliar el carril para visualizar mejor el área de trabajo. En la zona derecha tienes el acceso para añadir más carriles. Lo último relevante es que puedes pinchar en la zona superior de un carril y arrastrarlo para cambiar su ubicación.
Las tarjetas en una hoja Kanban
Ya has visto que añadir una tarjeta es tan sencillo como hacer clic en el enlace del carril.
Los campos en las tarjetas
Al abrirse una tarjeta, ya sea porque la has creado o porque vas a editarla, verás una ventana con los campos que contiene y que tenemos que cumplimentar.
No voy a explicar cada campo porque resultan muy evidentes, pero sí quiero explicarte un par de cosas bastante interesantes.
Si te fijas en la zona superior derecha, fuera de la zona de los carriles, hay un botón llamado Campos. Si pinchas en él accederás a una ventana en la que podrás indicar qué campos quieres que se muestren en la vista de las tarjetas. Pero eso no es lo mejor. Haciendo clic en Añadir Nuevo tienes la posibilidad de crear los campos que necesites incorporar a nuestras tarjetas. Funciona exactamente igual que añadir una columna a una hoja en blanco. Selecciona el tipo de campo con la posibilidad de incluir desplegables, casillas de verificación, símbolos… Es decir puedes adaptar las tarjetas a nuestras necesidades.
Para el segundo tema que quería comentarte de los campos antes tengo que explicarte otra cosa muy sencilla. Puedes mover una tarjeta de un carril a otro. Para hacerlo simplemente tienes que pichar en la tarjeta y arrastrar hasta el carril en el que la quieras situar. Hasta ahí está bastante claro. Pues verás, hay un campo, Estado, que se corresponde con el nombre del carril en el que se encuentra la tarjeta. Mover una tarjeta de carril implica que automáticamente se modifica el contenido de este campo con el nombre del nuevo carril.
Detalles de las tarjetas
Te quiero comentar varios detalles que conviene tener en cuenta de las tarjetas.
Junto al nombre de cada campo encontrarás un botón desplegable. Este botón te permite insertar archivos o enlaces. También puedes adjuntar archivos a la tarjeta con el enlace situado en la zona inferior. Junto a este enlace tienes la opción de crear comentarios. Como ves se tratan de unas opciones muy similares a las que tienes en una hoja en blanco o de proyecto.
Para distinguir de manera visual y rápida entre tipos de tarjetas puedes asociarlas un color. Cada tarjeta tiene a la izquierda una franja coloreada. Tú puedes cambiar el color de las que desees diferenciar con sólo hacer clic con el botón derecho y seleccionar otro color.
En la esquina superior derecha de la zona de trabajo encontrarás dos botones. Con ellos consigues ampliar o encoger las tarjetas. Según tus necesidades, puedes dejar que se vea el contenido de las tarjetas, o mostrar sólo el título, con lo que consigues dar espacio para mayor número de ellas.
Conclusión
Con la hoja Kanban en Smartsheet consigues tener una visión diferente de nuestros proyectos. Sin embargo, no perdemos ninguna de las posibilidades que Smartsheet nos ofrece.
“Hay mucha gente que no sabe perder el tiempo sola, es al azote de las personas ocupadas”.
Luis De Bonald