En el post anterior vimos la importancia que tienen los riesgos en la gestión de proyectos, y cómo se documentan los procedimientos de actuación en el plan de administración de riesgos. Hoy vamos a tratar cómo llevar a cabo la identificación de riesgos.
Advertir la existencia de riesgos lo antes posible es determinante para actuar contra ellos con rapidez. Para poder identificarlos los encargados de tomar medidas deben conocer a fondo el proyecto. De esta manera se tiene una visión global de todos los elementos de riesgo que vamos a encontrarnos.
Antecedentes históricos
Resulta útil revisar los antecedentes de proyectos similares. Como en cualquier ámbito de la vida, la experiencia es un grado, y conocer casos de proyectos anteriores nos ayudará a prever situaciones de riesgo. Si nuestra empresa realiza periódicamente proyectos de naturaleza similar sabremos a qué nos enfrentamos y podremos aplicar medidas que minimicen el entorno de incertidumbre habitual.
Para llevar a cabo este método de identificación de riesgos resulta útil seguir el método de listas de control. Basándonos en información histórica de otros proyectos parecidos podemos preparar una relación de las tareas que conocemos que conllevan un riesgo. De esta manera podemos estar preparados y actuar en consecuencia. Además, las nuevas situaciones de riesgo con las que nos encontremos servirán para actualizar la lista, perfeccionarla para proyectos posteriores.
Apoyo de expertos
Cuando desconocemos a qué nos enfrentamos hablar con entendidos en la materia resulta de gran utilidad. A falta de nuestra experiencia, contar con el conocimiento de expertos es esencial. Podemos entrevistar a especialistas en las áreas que afecten al proyecto, a clientes potenciales para que valoren el producto, interesados en la materia. En definitiva, hablar con cualquier persona que pueda darnos su opinión en relación con la ejecución del proyecto, el producto final, el entorno legal, económico o social que afecte al proyecto. Gracias a su opinión podemos identificar con más facilidad los riesgos a los que nos podemos engrentar.
Método Delphy
Está en la línea del sistema anterior. Os resumo este método. Se trata de elaborar cuestionarios para que los expertos los contesten individualmente. Se les dan a conocer los resultados del cuestionario y se prepara otro cuestionario. Este proceso se repite hasta alcanzar un consenso. La idea es alcanzar el resultado más fiable, en este caso en relación con los riesgos de un proyecto, basándonos en el conocimiento de expertos.
Análisis DAFO
Con este análisis, que creo que conoce todo el mundo, extraemos las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades del proyecto. De ahí podemos extraer los riesgos a los que nos podemos enfrentar. Se trata de realizar estudios con los responsables de las distintas actividades. Fundamentalmente tendemos a centrarnos en las debilidades y amenazas, para realizar la identificación de riesgos en el proyecto. Pero no debemos olvidar las fortalezas y oportunidades, muchos riesgos están ocultos entre ellas.
Conclusión de la Identificación de riesgos
Tras realizar el plan de administración de riesgos, el primer paso para paliar los efectos negativos de los riesgos en la gestión de proyectos es ser capaces de identificarlos lo antes posible. De esta manera podremos actuar contra ellos con más garantías de éxito.
“La mayor declaración de amor es la que no se hace; el hombre que siente mucho habla poco”.
Platón