Existe incertidumbre en la Cadena Crítica como en cualquier otra metodología de gestión de proyectos. No puedes hacer que desaparezca. Sin embargo, sí es posible hacer una gestión adecuada de la incertidumbre. Si quieres saber cómo hacer que ésta beneficie al proyecto continúa leyendo.
Lo que no es incertidumbre en la Cadena Crítica
La Cadena Crítica trata de evitar que la gestión de proyectos se convierta en una apuesta a ciegas. Para ello, el primer paso para manejar el desconocimiento de los datos es poder identificar qué es y que no es. En muchas ocasiones se consideran erróneamente determinadas variables como incertidumbre.
Es habitual asociar este concepto a la falta de previsión. La gestión de proyectos debe ir acompañada de un análisis de todas las variables que pueden afectar a la ejecución. Es importante, en concreto, una apropiada gestión riesgos.
Algo parecido ocurre con los errores de planificación. Realizar la planificación de un proyecto requiere un estudio pormenorizado. El resultado de un buen trabajo en los procesos de planificación se traduce en una ejecución consecuente con lo estimado.
No se debe asumir que existe desconocimiento de las tareas del proyecto. Aunque la función del responsable del proyecto no es la ejecución propiamente dicha de las tareas, sí es conocerlas. Y en el caso de no disponer de ese conocimiento debe informarse al respecto de cara a realizar la planificación.
Cuando se producen ineficiencias en la ejecución se identifican con la incertidumbre, lo que es, de nuevo, otro gran error. Mientras que ésta se debe a situaciones inesperadas e inesperables, aquellas se producen por equivocaciones. La naturaleza de éstos puede ser muy variada, pero no dejan de ser fallos en la ejecución.
La razón por la que se relacionan todos estos factores con la incertidumbre es que los efectos son similares. Causan incrementos en los costes, retrasos en los plazos de ejecución o descensos en la eficiencia del equipo de trabajo.
Efectos de la incertidumbre en la Cadena Crítica
Como te comenté en el post sobre los amortiguadores tendemos a añadir un tiempo extra a modo de colchón en cada una de las tareas. Para bien o para mal este margen en pocas ocasiones se consume por completo. El efecto de esta situación repercute en tu proyecto de manera negativa.
Por una parte, la suma de todos estos colchones de tiempo supone un extra de tiempo desproporcionado. El resultado en el global del proyecto implica que se alarga excesivamente el plazo final de entrega.
Por otra parte, estarás aplicando una distribución de recursos que se aleja mucho de la eficiencia. Tendrás recursos destinados en tareas que, por lo general, habrán concluido antes de la fecha estimada. El resultado es que esos recursos estarán infrautilizados.
La gestión de la incertidumbre en la Cadena Crítica
Evidentemente la incertidumbre existe. Nunca vas a poder controlar todas las variables de tu proyecto. Aunque realices una previsión muy ajustada. A pesar de que evites errores en la planificación. Incluso si conoces a fondo los procesos y las tareas del proyecto. Y, en el caso de que, consiguieras evitar cualquier ineficiencia en la ejecución. Siempre hay espacio para los imprevistos.
Lo importante es que hagas una gestión apropiada de tu proyecto. Te propongo que tengas en cuenta estos conceptos.
- Elimina esos extras de tiempo en cada tarea. Ajusta la duración de las actividades a lo estrictamente real. No las alargues más de su tiempo de ejecución apropiado.
- Aplica amortiguadores. Utiliza protecciones a nivel global tanto en la cadena crítica como en las tareas situadas fuera de la cadena crítica. Son los buffers de proyecto y los de alimentación de los que te hablé en el post de los amortiguadores en la Cadena Crítica. Recuerda que el tamaño del total de los amortiguadores viene a ser la mitad que la suma de todas las holguras previas de las tareas.
- Gestiona las tareas de la cadena crítica. Estas actividades son de especial importancia en la ejecución del proyecto y debes prestarla especial atención.
- Gestiona los amortiguadores. Lleva un control de éstos para asegurarte que el consumo que se va haciendo de estos es coherente con la evolución del proyecto. Si se está abusando de su uso hay algo que se está gestionando de forma incorrecta.
Conclusión
No es posible hacer desaparecer la incertidumbre en la Cadena Crítica. Sin embargo, sí que puedes hacer una gestión de ésta que minimice sus efectos en la ejecución de tu proyecto.
“Los científicos se esfuerzan por hacer posible lo imposible. Los políticos, por hacer lo posible imposible”.
Bertrand Russell