En tu labor de comunicación tienes que informar del estado del proyecto a todos los interesados. Una vez que has elaborado un plan de comunicaciones y tras organizar la distribución de la información debes ejecutar ese proceso de información. Se trata de que obtengas la información relevante para cada caso y la traslades a cada interesado. Si no sabes por dónde empezar, no te preocupes.
Informar del estado del proyecto, sí pero sobre qué
Cuando a lo largo de la ejecución de un proyecto te planteas qué información debes comunicar a los participantes en el mismo debes guiarte por aquellas herramientas que manejas en la gestión. En cada caso utilizarás una u otras, pero, en general deberías tener en cuenta unos conceptos similares.
Tiempo
El cronograma te debería indicar la evolución temporal del desarrollo del proceso. Todos los interesados deben ser conscientes de si sus tareas están cumpliendo la planificación. Esto, de alguna manera, es una prueba de su rendimiento en el trabajo. Debes hacerles ver, también, cómo afectan los posibles retrasos en la ejecución de otras tareas dependientes.
Costes
Las variaciones de costes que se reflejan en el presupuesto del proyecto deben ser conocidas por aquellos que tengan relación con los aspectos financieros. Conviene que analices los excesos en los costes, identifiques las causas y busques soluciones. Y esto debes trasladarlo a quien corresponda.
Calidad
Los controles de calidad deben dar unos resultados que tienes que compartir con los distintos departamentos que intervienen. Desde los proveedores de los materiales, hasta el departamento de producción, diseño o cualquier otro departamento cuya acción interfiera en la calidad solicitada.
Seguro que te has dado cuenta, por el momento tenemos los tres factores que conforman el triángulo coste-tiempo-calidad. Ya te hablé de él hace tiempo, es la estructura que califica un proyecto como exitoso o no.
Además de estos datos al informar del estado del proyecto puedes tener en cuenta varios aspectos más.
Cambios
Las solicitudes de cambio aprobadas van a provocar cambios en el proyecto. Los interesados deben conocer si se ha alterado la definición del alcance del proyecto, los plazos, los costes…
Riesgos
En caso de detectar riesgos que puedan afectar al desarrollo del proyecto deberás trasladar a los departamentos afectados la información correspondiente. Siguiendo el plan de riesgos podrás indicarles cómo actuar y enfrentarse a ellos.
Los informes
Elaborar los informes no es fácil. Debes ser capaz de extraer la información relevante para cada interesado y actualizarla continuamente. Actualmente con las herramientas informáticas que tenemos a nuestro alcance podemos acceder a montones de datos. Consejo: no hagas informes complejos, con tanta información que resulten incompresibles. Cuanto más concreto y sencillo sea el informe mejor. No digo que los informes sean minimalistas. Un informe debe contener la información necesaria, ni más ni menos.
Como ya sabes, una fuente de información muy valiosa para informar del estado del proyecto es el diagrama de Gantt.
También tienes otra guía que te puede ser muy útil: la línea base. Esa representación temporal de los costes que te permite comparar las planificaciones con la realidad de tu proyecto.
Puedes servirte también del cálculo del valor ganado. Hace tiempo te expliqué cómo podías comparar el trabajo planificado frente al realmente realizado.
No dejes de incluir los cambios aprobados y las acciones correctivas que se deban aplicar. Todo esto trastocará la proyección inicial del proyecto creando nuevas proyecciones.
Informar ¿cómo, cuándo?
Te lo voy a resumir en tres opciones, las que yo creo que son las más operativas.
- Informes enviados por correo electrónico. Con cierta regularidad deberás informar del estado del proyecto. Pongamos que semanalmente envías a los distintos interesados los informes correspondientes. Esta debería ser una norma que cumplirás con regularidad.
- Reuniones con tu equipo. Prácticamente a diario puedes reunirte con tu equipo para comentar el desarrollo del proyecto. Debe ser una reunión distendida, de 5 a 10 minutos, que permita a todos disponer de una visión global del proyecto.
- Reuniones especiales. Se trata de reuniones formales que sólo se producirán cuando se den circunstancias inesperadas que afectan a la ejecución del proyecto. Tendrás que reunirte con aquellos interesados que se vean afectados para buscar una solución.
Obviamente, tú puedes planificar un proceso de información a tu gusto totalmente distinto. Es más, cualquiera de nosotros podemos vernos forzados a realizar este proceso de una manera totalmente diferente si nuestro cliente o el responsable de la empresa nos lo exige. Pero ya sabes que pienso que las reuniones improductivas son una pérdida de la eficacia en la gestión.
Conclusión
A la hora de informar del estado del proyecto debes elaborar informes concretos para cada miembro. Estos informes deben ser específicos para que la información que reciben sea justo la que necesitan. En ellos debes incluir aquellos aspectos fundamentales, los relativos al tiempo, los costes y la calidad. Además, si fuera necesario no dejes de comunicar los cambios y posibles riesgos que afecten al proyecto.
“No podemos evitar el cometer errores, pero sí podemos poner constantemente atención para tratar de evitarlos”.
Epicteto