Obtener informes en GanttProject es imposible, al menos directamente. Como en el caso de las comunicaciones, éste es un punto débil de esta herramienta. Y como en ese caso puedes solventarlo. En este post te explico el procedimiento que debes seguir para obtener esos informes que GanttProject no te da.
Supera la falta de informes en GanttProject
Previo al manejo de informes se requiere que haya una información asociada al proyecto. En cierto modo, esto sí lo puede hacer esta aplicación. Te hablé de la posibilidad de incluir columnas personalizadas. Esto es algo que puedes hacer tanto en la pestaña de recursos como en la de tareas (contenido de las tareas).
La idea es que puedes crear todos los campos que necesites para que toda la información que te sea necesaria esté incluida en la tarea. Al realizar el seguimiento del proyecto tendrás que cumplimentar esas columnas para aportar todo el contenido relevante.
El déficit de GanttProyect que te mencioné en relación a esto es que, quizá, las opciones de tipos de columnas son limitadas. En concreto, yo echo de menos la posibilidad de introducir fórmulas y funciones lógicas.
La manera de superar esta deficiencia es utilizar una hoja de cálculo. Ahí puedes realizar tablas con todos los cálculos que necesites, los gráficos necesarios y preparar informes a tu medida.
Entiendo que pienses que eso supone mucho esfuerzo. Es cierto. Sin embargo, puedes tratar de gestionarlo de manera efectiva. Basta con que te crees plantillas de las tablas de cálculos, gráficos e informes.
El proceso pasa por que exportes el proyecto desde GanttProject y lo importes en tu hoja de cálculo. Una vez ahí, la propia plantilla debe ser capaz de realizar los procesos de cálculo, obtener los informes y generar los gráficos con los datos importados. Todo ello sin que tú debas manipular en exceso el archivo. No obtendrás informes en GanttProject directamente pero ésta puede ser una solución.
Importar tu proyecto fuera de GanttProject
Quiero explicarte cómo realizar correctamente esta importación. Aunque dediqué un post a la importación y exportación en GanttProject, creo que te puede venir bien recorrer el proceso paso a paso y que conozcas algún truco.
Lo primero que debes hacer es tener lista la plantilla, pongamos que en Excel. Ahí habrás creado hojas con la estructura de los cálculos, los informes y los gráficos. Esas hojas deberán tomar los datos de una que, de momento, estará vacía, y será en la que vuelques tu proyecto. Ten en cuenta que la estructura de filas y columnas de esa hoja es muy importante, pues su contenido proviene de GanttProject.
Lo siguiente es exportar tu proyecto. Hazlo en un “archivo de valores separados por comas”.
Ahora viene el truco: sigue este proceso. Cambia la extensión del archivo de csv a txt. Abre Excel y en el menú Archivo accede a Abrir. Tienes que localizar el fichero, ten en cuenta que al tener una extensión que no es propia de Excel debes seleccionar “Todos los archivos (*.*)”. Despliega la opción “Abrir” y selecciona “Abrir en Vista protegida”. Insiste en que sí quieres abrir. Finalmente aparecerá un asistente para importar texto. Es importante que indiques que el archivo contiene datos “Delimitados”. En el siguiente paso marca la opción que indica que la separación es con “Coma”. Observarás que la “Vista previa de datos” coge forma de tabla. Las columnas y las filas deberían coincidir con la hoja en blanco de tu plantilla, así te evitarás tener que reordenar los datos. El último paso del asistente es asignar la tipología de los datos a cada columna.
El resultado
Al finalizar habrás conseguido una hoja de origen de tus datos. La idea es que la plantilla que has preparado tome los datos de esta hoja para representar los informes y gráficos de tu proyecto. Tal vez, te veas obligado a realizar ciertos ajustes. Prueba varias veces para identificar qué datos necesitas. Ajusta las hojas de Excel para que coja los datos correctos. Y complica todo lo que necesites los cálculos y los informes.
A partir de ahí, cada vez que necesites informes, cálculos, gráficos… podrás hacerlo en pocos segundos.
Conclusión
Carecer de un módulo para obtener informes en GanttProject no debe ser un obstáculo insalvable. La ventaja de este software es que es gratuito y su sistema de planificación funciona muy bien. Si te manejas con soltura con hojas de cálculo, puedes hacer que éstas se conviertan en tu gestor de informes.
“El cerebro humano es como una máquina de acuñar monedas. Si echas en ella material impuro, obtendrás escoria; si echas oro, obtendrás moneda de ley”.
Santiago Ramón y Cajal