No podía ser de otra manera. Si lo que necesitas son datos, los informes en MS Project son tremendamente completos. A estas alturas has dedicado una barbaridad de tiempo en desarrollar la planificación de tu proyecto. Has trasladado al programa esa planificación. Tras crear tu proyecto en MS Project, has configurado tus recursos y has programado las tareas.
Todo ello se traduce en datos, fechas, horas trabajadas, costes… Y, lógicamente, a lo largo de todo el proceso de ejecución del proyecto necesitarás extraer información. Elaborar un informe a partir de los datos que puedas sacar es, sin lugar a dudas, una locura. No te preocupes, el módulo de Informes en MS Project te soluciona la papeleta. Te explico cómo funciona.
Los informes en MS Project
Para acceder a los informes debes ir al menú Proyecto. A la derecha tienes el grupo de botones con el que puedes elaborar los informes que necesites.
Vas a encontrar dos tipos distintos de informes. Los informes básicos son tablas con datos obtenidos de tu proyecto. Además, dispones de informes visuales que son gráficos elaborados a través de tablas dinámicas en Excel y otros creados en Microsoft Visio.
Entre ambos tipos de informes tienes a tu disposición más de treinta modelos predefinidos. Sin embargo, tienes la posibilidad de, partiendo de una de esas plantillas, hacer las modificaciones que necesites para adaptarla a tus necesidades. Y no sólo eso, también puedes crear tus propias plantillas totalmente personalizadas.
Informes básicos
Los informes en MS Project se agrupan, por su contenido, en cinco bloques.
- Generales: Estos informes te dan datos sobre tareas y recursos en un determinado periodo de tiempo.
- Actividades actuales: Te ofrece información de tareas según su estado en la fecha actual.
- Costos: Obtendrás datos económicos del proyecto.
- Asignaciones: Informes que relacionan los recursos y su asignación a sus tareas.
- Carga de trabajo: Son los informes de uso de tareas y de recursos.
Como te decía antes puedes crear tus propios informes. Para esto tienes la opción de Personalizados. Ahí tienes la opción de elegir una de las plantillas ya creadas y hacer las modificaciones que te permitan obtener los datos que necesitas. Otra opción es partir de cero. En este caso eliges de qué área vas a hacer el informe y entras en la pantalla de configuración.
Esta ventana es la misma a la que accederías si deseas modificar un informe ya creado, si quieres crear uno desde una plantilla o si quieres crear uno partiendo de cero. Sí, al final vas al mismo sitio. En las tres pestañas de esta pantalla eliges las opciones que se ajusten mejor para elaborar el informe a tu gusto.
Informes visuales
Como supondrás, los informes visuales tienen una carga más estética que los básicos. Se centran más en un contenido gráfico que en los datos. Para su elaboración se utilizan recursos de Excel y de Visio. Al acceder a estos informes tienes una ventana en la que puedes filtrar los modelos disponibles por su contenido o por el programa en que se apoyan. Y como en el caso anterior puedes adaptar una plantilla ya creada o elaborar la tuya propia.
En el caso de que quieras crear tu propia plantilla accederás a una pantalla en la que deberás elegir el programa de apoyo y el área en la que se centrará el informe. Después sólo te faltará seleccionar los campos que quieres incluir en tu informe. Como en los informes básicos, la pantalla de selección de campos es la misma a la que accederás si sólo quieres editar una plantilla existente.
Si conoces el funcionamiento de las tablas dinámicas en Excel comprenderás lo flexibles que pueden ser los informes visuales. Una vez que has elegido con el que quieres trabajar se abrirá Excel y podrás configurar la estructura del informe seleccionando los campos que quieres tener visibles y ubicándolos en las áreas que te interesen. Ten en cuenta que en el documento que se ha abierto tienes dos hojas. En la primera verás el gráfico, y en la segunda tienes una tabla con los datos correspondientes.
Problemas con los informes visuales
Pero no todo es perfecto. Te cuento un problema con el que me he encontrado. Pese a que se pueda entender que hay una compatibilidad total entre estos dos programas de Microsoft no siempre es así. Ya sea por tener versiones distintas, porque en proyectos grandes se mueven demasiados datos o por otra razón, en ocasiones falla el proceso de la elaboración de estos informes en MS Project.
Otro inconveniente a tener en cuenta es el siguiente. En el nivel de uso de datos puedes elegir desde datos diarios a anuales. Esto crea una base de datos que es la que se traslada al documento de Excel. Lógicamente si el nivel es diario la cantidad de datos es mucho mayor que si se hace una agrupación a nivel anual. En un proyecto más o menos grande aunque elijas un nivel de datos diario o semanal el informe te los agrupará a nivel trimestral o anual.
Además, si estás trabajando en la tabla dinámica y pasas de un nivel a otro de mayor agrupación, no podrás volver al anterior. Por ejemplo, si tienes un informe de datos semanales y pruebas a una agrupación trimestral, no podrás volver a la semanal. La base de datos se ha reestructurado a ese nivel mayor y no se puede desagrupar. La única solución es rehacer el informe.
Conclusión
A pesar de estos inconvenientes, los informes en MS Project son una ayuda que te facilitará la actualización de la información a todos los niveles en tu proyecto.
“El saber y la razón hablan, la ignorancia y el error gritan”.
Arturo Graf