Las integraciones de Zapier son la esencia de la potencia que despliega esta herramienta. Gracias a ellas puedes interconectar lo que necesites.
Te recuerdo qué es lo que hace Zapier y sus cuatro elementos. Un zap es una programación que enlaza dos aplicaciones, de manera que, cuando ocurre un evento en la primera (trigger), se realiza una tarea en la segunda.
Lo realmente te interesa es:
- Cuáles son esas dos aplicaciones
- Qué acciones pueden ejecutar conjuntamente
Si te estás planteando crear una cuenta en Zapier es porque eres consciente que hay acciones que puedes automatizar para mejorar tu productividad. Sólo necesitas saber si entre las integraciones de Zapier existe esa que tú buscas.
Debes saber que constantemente están añadiendo nuevas aplicaciones a su catálogo y ampliando las posibles acciones entre ellas.
Las aplicaciones de Zapier
En el apartado de aplicaciones dentro de su página web dispones de la relación completa de apps disponibles. Encontrarás un buscador para localizar la que te interesa y varias opciones de filtros. Con ellos puedes segmentar las aplicaciones por tipologías o características.
Una vez que has seleccionado una app concreta accederás a su ficha donde encontrarás todo lo relacionado con ella. En concreto dispones de cinco pestañas:
- Overview. Se trata de una presentación de la herramienta. En principio si se trata de una con la que ya estás trabajando no te va a aportar nada nuevo.
- Integrations. Este apartado es verdaderamente relevante. En él vas a descubrir si existen integraciones en Zapier entre esa aplicación y otras que te interesen. En seguida profundizamos en esta opción.
- Tutorials. La plataforma te facilita vídeos explicativos sobre cómo configurar zaps utilizando esa app en concreto.
- Alternatives. Hoy en día disponemos de múltiples herramientas con funcionalidades similares. Zapier te propone alternativas. Esto puede ser útil si no está operativa la integración que buscas, tal vez lo esté con otra herramienta similar.
- Help. Similar a los tutoriales. Tienes una guía de uso para utilizar Zapier con tu aplicación.
Integraciones de Zapier
Volvamos a la segunda pestaña. Como te decía es la principal y, de hecho, es a la que accedes por defecto al seleccionar una aplicación.
En términos generales, y teniendo en cuenta que puede haber cambios en el diseño de la página aquí vas a encontrar estas funcionalidades.
- Un buscador que te permitirá localizar la aplicación con la que quieres conectar la principal.
- Propuestas de aplicaciones que comúnmente se utilizan para conectar con la de la ficha en la que te encuentras. Normalmente verás que cada aplicación muestra el número de integraciones de Zapier disponibles.
- Sugerencias concretas de uso. La plataforma te hace proposiciones de automatizaciones posibles que puedes aprovechar para mejorar tu productividad.
Supongamos que ya has elegido las dos herramientas que quieres conectar. De nuevo, la plataforma te ofrece las integraciones más habituales entre ellas. Sin embargo, lo interesante es utilizar los desplegables que te permitirán seleccionar el disparador (trigger) y la acción a ejecutar.
Es en ese momento en el que tienes que determinar cómo quieres exprimir a Zapier para sacarle todo el jugo posible. Deberás haber identificado tus necesidades y las tareas que te interesa automatizar.
Se trata de hacer un planteamiento de este tipo:
Si ocurre «X en la aplicación A», entonces, en la «aplicación B debe realizarse la acción Y».
Sólo te queda localizar en el desplegable de los «triggers» lo que has identificado como «X en la aplicación A». Y, a continuación, en el desplegable de acciones tendrás que encontrar lo que llamaste «Y en la aplicación B».
Conclusión
Las integraciones de Zapier se fundamentan en la lógica de las acciones. Una pega que puede que encuentres en muchas ocasiones es que no hagan lo que tú esperas. Ten en cuenta que a pesar de que Zapier ofrece una gran cantidad de combinaciones posibles de interrelación entre herramientas no deja de ser una «máquina».
Un ejemplo de esto. Necesitas que cuando se reciba un determinado correo, Zapier copie el contenido de ese correo en la tarea correspondiente de MeisterTask. ¿Cómo sabe el sistema qué correo es del que debe copiar el contenido y cómo sabe en qué tarea y de qué proyecto se trata?
Tú siempre podrás tener el criterio para hacerlo, pero ¿puedes esperar lo mismo de un sistema de automatización? En ocasiones dependes de pasos intermedios que aporten ese dato a la herramienta para continuar con solvencia en proceso.
Aun así, Zapier es una opción increíblemente poderosa para ayudarte a ganar en eficiencia.
«El hombre es en realidad un animal gregario, puede que le guste pasear a solas, pero odia quedarse solo en sus opiniones».
Anónimo